Проведение Инкассации

Инкассация либо через Инкассаторов (приезжают ежедневно по установленному графику), либо через АДМ (вечером сдается выручка, чтобы ДС в ГК было менее 50% от лимита ДС В ГК на конец смены)

Инкассация проводится в ГК магазина, там же хранится ключ от сейфа по договоренности между УМ и ЗУМ, там же проводится инкассация

Действия ЗУМ при подготовке к инкассации:

1. Готовит денежные средства

2. Оформляет сопроводительную документацию. Оформляется в ИС Axapta: Препроводительная ведомость, Накладная к сумке, Квитанция к сумке, РКО

3. Упаковывает ДС в мешок

4. Проверяет документы инкассатора. У инкассатора должны быть документы: Удостоверение инкассатора, Явочная карточка, печать инкассатора, доверенность на получение ценностей

5. Передает ДС инкассатору

6. ЗУМ заполняет явочную карточку инкассатора

На всякий случай лучше заранее распечатать пустые бланки Сопроводительных документов для инкассации или сохранить файл на рабочем столе компьютера, освободив графы в Накладной: дата формирования сумки, номер сумки, сумма цифрами, сумма и сумма прописью. В Описи сдаваемых денег: количество сдаваемых денег покупюрно и сумма цифрами

ОТКАЗ ОТ ИНКАССАЦИИ ВОЗМОЖЕН ТОЛЬКО ПРИ ФОРС-МАЖОРНЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ!! (О чем нужно сообщить в банк за 2-3 часа до приезда инкассаторов)

Действия инкассатора при принятии ценностей:

1. Принимает сумку и проводит проверку

2. Заполняет Квитанцию к сумке

3. Несет материальную ответственность

В случае если обнаружены расхождения при инкассации. Обнаружено банком: сообщается в головной офис компании и через РГМ в магазин, если обнаружил ЗУМ, то самостоятельно связаться с банком (уточнить в банке факт расхождения и совместно с сотрудником бухгалтерии сформировать комплект документов для корректировки остатков ДС в ГК магазина)

При перевложениях или недовложениях (а также фальшивая купюра) в инкассацию составляется Акт ревизии наличных денежных средств в Главной Кассе, а также ПКО (недоволожении) или РКО (перевложении)

Раз в месяц в банк отправляется «Заявка на размен денежных средств».

1. График доставки (по электронной почте за день до доставки)

2. Подготовка денежных средств и документов (подготовить ДС на сумму размена, документы (Обменная опись и квитанция в 3-х экземплярах, упаковать ДС в сумку)

3. Проверка объёма полученных денежных средств

4. Расфасовка полученного размена осуществляется в течении трех рабочих дней после его получения. При выявлении расхождений составить АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДС В ГК (ИНВ – 15). Проинформировать Директора, менеджера ОПП, РГМ, Бухгалтерию. Сделать фотографии мешков

Проведение само инкассации:

1. Подготовить ДС

2. Внести ДС в терминал

3. Оформить само инкассацию в ИС Axapta

4. Оформить необходимую документацию (распечатать РКО и приложить квитанцию из АДМ)

Товародвижение. Заказ товара

Формирование заказов осуществляется согласно графика заказов (в папке идеальный магазин на корпоративном сайте в «график заказов» выбираем наш РЦ и наш магазин – ОК – распечатать)

- АВТОЗАКАЗ БЕЗ КОРРЕКТИРОВКИ – не откорректировать количество (можно либо дозаказать либо через заявку в Naumen «Управление товарного Запаса»)

- ПУШ – товар распределяется принудительно (Акционный, ТУК, ТНП, Выводимый, товар с истекающими сроками, промо – стеллажи и палеты)

- АВТОЗАКАЗ С КОРРЕКТИРОВКОЙ – (фреш до 11.30, все остальное – до 12.30)

- ДОЗАКАЗ

Формула расчета Заказа:

(Среднедневная продажа (из расчета за 7 дней) * кол-во дней до поставки) + (Среднедневная продажа (из расчета за 7 дней) * страховая часть до дня поставки (средние продажи * 1,5 (поставка каждый день), 2(поставка через день), 2,5 (поставка 2 дня и более) – остаток в магазине – товар в пути.

 

После корректировки заказа нажимаем кнопку «Оценить» и потом кнопку «Отправить»

 

Товародвижение: прием товара от внешнего поставщика

1.    Распечатать План поставок на день в GOLD

2.    Прием товара от поставщика

- Зарегистрировать прибывшую машину в плане поставок (время прибытия и убытия, номер машины, подпись поставщика, отсутствие поставки, поставка вне плана)

- Товаросопроводительные документы: ТОРГ – 12 (ТН или ТТН, Счет – фактура, качественные документы, транспортная накладная)

3.    Правила отправки и хранения приходных документов

- Три комплекта приходных документов: 1 – водителю поставщика, 2- в офис Дикси с ближайшей машиной с РЦ, 3- ксерокопия документов в магазине хранится в течении полугода, а затем для утилизации на РЦ

 

Прием товара с РЦ и подача рекламации

Брак товара, выявленный в процессе доставки товара, как по количеству, так и по качеству можно заявить обратно на РЦ в качестве рекламации, но для этого нужно подтверждение водителя РЦ, что брак не по вине магазина, что фиксируется в Акте нарушения доставки за подписью водителя РЦ.