Служебная записка, ее оформление

Служебная за­писка - это документ внутренней деловой переписки между струк­турными подразделениями организации или должностными ли­цами. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и составляется от руки или печатается. Реквизиты: адресат;должность, фамилия, имя и отчество автора за­писки;   наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления записки; подпись должностного лица, составившего за­писку.

Текст состоит из двух частей: первой части с изложением причи­ны, послужившей основанием для написания документа, и второй, содержащей предложения, просьбы и т.п.

Служебные письма. Их разновидности и реквизиты. Особенности оформления

Письмо - обобщенное название различных по содержанию до­кументов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письма подготавливаются по требованию вышестоящих от­раслевых и функциональных органов; по просьбе подведомствен­ных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан. Письмо должно быть посвяще­но одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в организацию по нескольким различным вопросам, то целесооб­разно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.

Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации и ее подведомственность; наименование структурного подразделения; справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылка на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях — печать; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса.

С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, ос­тавляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело. Письма изготавливаются в двух экземплярах.

Письма подписываются должностными лицами в соответст­вии с распределением обязанностей. Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (исполните­лем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях — и заместителем руководителя.

При необходимости письма согласуются со всеми заинтересо­ванными должностными лицами.

Содержание текста служебных писем излагается от первого лица множественного числа, от пер­вого лица единственного числа или от третьего лица единственного числа (институт считает:).

Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительнее формы первого лица един­ственного числа. Объем письма не должен превышать двух стра­ниц текста. Писать надо точно, просто. Предпочтение следует отдавать простым распространенным предложениям. При этом необходи­мо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум ин­формации. Для удобства чтения текст следует разбить на абзацы. Жела­тельно, чтобы каждая новая мысль выражалась в отдельном абза­це. Каждый абзац следует начинать с новой (красной) строки с не­большим отступом. Все данные и факты, о которых сообщается в документе, долж­ны быть проверены. Если у пишущего в какой-либо части есть со­мнения, а проверка затруднительна или невозможна, следует сде­лать оговорку. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты. Все служебные письма можно разделить на две большие группы: письма, требующие письменного ответа (просьбы, обращения, предложения, запрос, требование); письма, не требующие письменного ответа (напоминание, подтверждение, отказ, извещение, гарантийное, рекламное).

По содержанию и назначению письма подразделяются на сле­дующие группы:

• инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претен­зионные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма, в которых организация обращается к адресату);

• ответные (информационно-разъяснительные письма, запре­щения, разрешения).

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

В письмах-просьбах автор побуждает адресата совершить ка­кое-то определенное действие или прекратить его, но не предпо­лагает ответного письма.

В претензионных письмах автор обоснованно требует возмес­тить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.

Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные организации. Они чаще всего носят распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

Запрещения — письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос.

Разрешения — письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

Сопроводительные письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны.

Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сро­ков поставки или погашения кредита.

Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых то­варах и их ценах.