Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документов

Организация делопроизводства в учреждениях, задачи ДОУ.

Службой документационного обеспечения управления называется структурное подразделение, на которое возлагается делопроизводственные операции (регистрация, контроль пополнения, хранение, справочная работа по документам и др.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация и ведение делопроизводства;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• сокращение количества форм документов и числа документ

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

управление делами; управление делопроизводства; канцелярия; отдел ДОУ; секретариат; дирекция; инспекция при руководителе.

Преимущества создания единой службы ДОУ.

• проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства;

• создание нормативно-методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением;

• обучение персонала предприятия.

Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

 

Нормативно-методические основы делопроизводства. Инструкции по делопроизводству.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — со вокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;

• правила работы с документами;

• обеспечение сохранности документов;

• порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства |

•      работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

•   юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

 Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает право­вой режим создания, хранения, использования информации, по­рядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юриди­ческого значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне"

Гражданский кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

•     Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле
в Российской Федерации "— регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности.

Государственные стандарты: •

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов; совершенствование работы аппарата управления.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел новые реквизиты; изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Общероссийские классификаторы:

•Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

3. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: общие положения; порядок составления, оформления и согласования служебных документов; порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел; правила формирования дел; порядок обеспечения сохранности документов.

Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документов

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется, как правило, в одном экземпляре, который передается для сведения руководителю.

Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Ини­циативная докладная записка содержит предложения или замеча­ния от имени составителя. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенно­го процесса. В докладной записке отчетного характера сообщается о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, ука­заний, планов и т.д. С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки (адресуемые руководителю организации или подразделения, в котором работает составитель) и внешние (адресуемые ру­ководству вышестоящего органа). Текст как внешней, так и внутренней докладной записки со­стоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необ­ходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения. Формуляр докладной записки включает следующие реквизиты: адресат;должность, фамилия, имя и отчество автора докладной за­писки;   наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления докладной записки; подпись должностного лица, составившего докладную за­писку.