Организация безналичных расчетов с покупателями в аптечной организации

Схема расчетов чеками

Схема аккредитивной формы расчетов

Схема расчетов платежными требованиями

Схема расчета платежными поручениями

1. Между поставщиком и покупателем заключается договор.

2. Поставщик отгружает продукцию покупателю.

3. Покупатель передает платежное поручение о перечислении суммы средств со своего расчетного счета на счет получателя.

4. Банк передает покупателю выписку с расчетного счета о списании денежных средств.

5. Банк плательщика передает платежное поручение банку поставщика и перечисляет денежные средства на его расчетный счет.

6. Банк поставщика передает выписку из расчетного счета о зачислении суммы платежа.

С их помощью производятся предварительная оплата товаров и услуг, авансовые платежи, преобладающая часть нетоварных платежей, например, в бюджет. Расчеты поручениями ускоряют платежи. Но поставщики зачастую не заинтересованы в их применении, так как попадают в зависимость от покупателей, которые могут задерживать их выписку.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к долж­нику ('плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

1. Между поставщиком и покупателем заключается договор-соглашение с указанием формы расчетов платежными требованиями.

2. Поставщик отгружает продукцию покупателю.

3. Поставщик отсылает (вручает) плательщику предусмотренные дого­вором документы.

4. Поставщик отсылает в банк-эмитент платежное требование.

5. Платежное требование направляется в исполняющий банк.

6. Банк передает покупателю выписку с расчетного счета о списании денежных средств.

7. В случае отказа плательщика от оплаты платежного требования оформляется заявление об отказе от акцепта формы № 0401004.

8. Банк плательщика перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика.

9. Банк поставщика передает выписку из расчетного счета о зачислении суммы платежа.

Платежные требования наиболее целесообразны при расчетах за товары и услуги. Покупатель имеет возможность по документам контролировать соблюдение поставщиком договорных условий, отказаться от акцепта, если эти условия нарушены.

Акцепт бывает предварительный или последующий. При предварительном акцепте банк списывает средства со счета плательщика, не получив от него в установленный срок отказа от акцепта. Таким образом предотвращается неправомерное списание средств с бюджетных и некоторых других счетов, хотя при этом движение денег задерживается на несколько дней. При последующем акцепте банк списывает средства сразу, но затем восстанавливает их на счете, если плательщик в установленный срок заявит отказ от акцепта. Здесь списание средств, а значит движение их основной массы, ускоряется. Учитывая, что отказы от акцепта составляют всего несколько процентов от общего объема платежей, возврат средств и связанная с этим задержка их движения весьма невелики. Недостатками расчета платежными требованиями являются длительный документооборот и возможность возникновения неплатежей из-за отсутствия средств у плательщика.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платеж в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия дру­гому банку (исполняющий банк) произвести такие платежи.

Схема аккредитивной формы расчетов включает:

1. Заключение между продавцом и покупателем договора купли-продажи товара, предусматривающего платеж по документарному аккредитиву.

2.Покупатель направляет своему банку (банку-эмитенту) инструкцию об открытии документарного аккредитива в пользу продавца (бенефициара).

3. Банк-эмитент, в свою очередь, открывает документарный аккредитив и информирует исполняющий банк об открытии документарного аккредитива.

4. Исполняющий банк информирует продавца об условиях документарного аккредитива.

5. Продавец, получив документарный аккредитив, должен убедиться в том, что аккредитив соответствует условиям договора купли-продажи товара, а также в том, что сам продавец может выполнить условия и положения до­кументарного аккредитива. Только после этого продавец может дать разре­шение на отгрузку товара в адрес покупателя.

6. После отгрузки товара продавец посылает в банк (исполняющий банк) все необходимые для исполнения документарного аккредитива до­кументы.

7. Банк изучает документы на соответствие условиям документарного аккредитива. Если документы отвечают требованиям документарного аккредитива, то банк платит, акцептует или негоциирует (негоциация означает стоимостное определение документов) в зависимости от условий исполнения аккредитива. После этого исполняющий банк отсылает документы банку-эмитенту.

8. Банк-эмитент изучает документы, и если они соответствуют услови­ям аккредитива, то он заранее оговоренным способом переводит возмещение исполняющему банку, который произвел платеж, акцепт или негоциацию в соответствии с документарным аккредитивом.

9. После того как банк-эмитент изучил полученные документы и при­шел к мнению, что они соответствуют условиям документарного аккредити­ва, он передает эти документы покупателю. Одновременно с этим банк-эмитент получает от покупателя заранее оговоренным способом денежное возмещение.

Аккредитив применяется в иногородних расчетах за товары, главным образом при разовых поставках. К недостаткам аккредитивной формы расчетов относится задержка грузооборота: как видно из схемы, отгрузка товара производится только после получения аккредитива.

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распо­ряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чеко­держателю.

1. Для получения чековой книжки покупателем в банк представляются: заявление и платежное поручение о депонировании определенной суммы.

2. Банк выдает чековую книжку с депонированием суммы лимита.

3. Поставщик передает товар покупателю (отгружает продукцию, вы­полняет работы)

4. Покупатель передает чек поставщику в оплату товара или выполнен­ных работ.

5. Поставщик передает чек в банк для оплаты.

6. Банк поставщика пересылает банку покупателя документы на оплату.

7. Банк покупателя перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика.

С предприятиями, своевременно выполняющими обязательства перед банком и поставщиками, банк может заключить соглашение на выдачу чековых книжек без депонирования средств и гарантировать платежи по чекам в случае отсутствия средств у чекодателя за счет банка.

Расчетные чеки следует отличать от денежных чеков, по которым из банка выдаются наличные деньги; с них нельзя давать сдачу наличными деньгами. Оплата чеков обеспечивается банковским кредитом или из специально созданного депозита.

Такие гарантированные формы расчетов, как чеки и аккредитивы, выгодны поставщикам в расчетах с неаккуратными плательщиками или покупателями, платежеспособность которых им неизвестна. Что касается плательщиков, то депонирование собственных средств для выставления аккредитива или покупки чековой книжки на отдельных счетах задерживает оборот денег и может привести к временным финансовым затруднениям. Чтобы не допустить этого, целесообразно прибегать к получению краткосрочных кредитов на указанные цели.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производиться списание денежных средств со счетов плательщика в бесспорном порядке.

Электронные межбанковские расчеты бывают в основном двух видов: клиринговые и прямые.

Клиринговые расчеты осуществляются с использованием мощной вычислительной системы банка-посредника (клирингового банка) и корреспондентских счетов банков-участников расчетов в этом банке. Система основана на зачете взаимных требований и обязательств юридических лиц с последующим переводом сальдо.

Межбанковские клиринговые расчеты осуществляются через специальные клиринговые палаты, коммерческие банки, между отделениями и филиалами одного банка - через центральный офис. В ряде стран функции клиринговых палат выполняют центральные банки.

При прямых расчетах два банка осуществляют связь непосредственно между собой с помощью расчетов "лоро-ностро", возможно, при участии третьего лица, играющего организационную или вспомогательную роль.

К наиболее распространенному способу расчетов между аптекой и лечебно-профилактическим учреждениям относятся зачеты взаимных требований и плановые платежи. Зачеты могут носить постоянный и разовый характер, производиться между двумя предприятиями или их группой. Для проведения зачета каждому его участнику открывается отдельный счет, с которого совершаются платежи и на который зачисляются поступления. Если поступления превысят платежи, образуется сальдо, сумма которого зачисляется на расчетный счет. Сумма дебетового сальдо, образовавшегося в результате превышения платежей над поступлениями, оплачивается с расчетного счета или за счет банковского кредита.

Плановые платежи применяются в расчетах между предприятиями, имеющими постоянные и относительно равномерные отношения по поставкам продукции, каковыми являются аптеки и прикрепленные к ним на снабжение лечебно-профилактические учреждения.

Поступление денег на счет аптеки осуществляется в процессе расчетов лечебно-профилактических учреждений за приобретенные лекарственные средства и другие товары. Отпуск товаров из аптеки в лечебно-профилактические учреждения оформляется следующими документами:

1. Для обеспечения лечебно-диагностического процесса лечебно-профилактические учреждения получают лекарственные средства из аптечной организации согласно требованиям-накладным.

Требование должно иметь штамп, круглую печать ЛПУ, подпись его руководителя или его заместителя по лечебной части.

В требовании указывается наименования лекарственного средства на латинском языке, дозировка и форма изготовления (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.д.), общее количество и вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и пр.), способ применения: для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.д.

Требования на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований для каждой группы препаратов со штампом, круглой печатью лечебно-профилактического учреждения и подписью руководителя учреждения или его заместителя по лечебной части.

Требования структурного подразделения ЛПУ (кабинета или отделения) на лекарственные средства, направляемые в аптеку этого учреждения, оформляются за подписью руководителей соответствующих подразделений и штампом ЛПУ.

В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой или другое материально ответственное лицо, отпускающее товар, обязано при выполнении заказа дописать во всех экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления, согласовав эти данные с покупателем. Исправления должны быть оговорены и подписаны материально ответственными лицами.

Категорически запрещается исправление количества в сторону увеличения. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества. Дописывание лекарственных средств в накладной (требовании) запрещается. Пропущенные медикаменты должны выписываться в новой накладной (требовании).

На поступивших накладных (требованиях) заведующий аптекой проставляет количество и цены товаров по розничной стоимости, подлежащих отпуску, а затем их таксируют до полной копейки по каждому наименованию.

2. Оформленная накладная (требование), протаксированная и подсчитанная по розничным ценам, регистрируется заведующим или лицом, производившим отпуск товара, в Журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме № 22-АП. В этом журнале каждому покупателю, с которым аптека имеет постоянную связь, открывается отдельный лицевой счет.

3. На основании требований-накладных за определенный период (неделю, декаду, полмесяца), по которым были отпущены товары, аптека предъявляет ЛПУ счет с приложенными к нему копиями требований-накладных с указанием даты, номера и суммы каждой требовании-накладной, а также общей суммы по счету.

На основании счетов, выписанных лечебно-профилактическим учреждениям и другим покупателям, составляется Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) по отпущенным из аптеки товарам согласно форме № 18-АП.

4. Отпуск товара лечебно-профилактическим учреждениям производится при наличии авансов или соответствующей недоиспользованной суммы, а прочим покупателям - после предварительной оплаты счета. Предварительно оплаченные товары должны быть получены (вывезены) в течение трех дней после поступления предварительного платежа или сумма платежа полностью (частично) возвращается плательщику.

Ввиду того, что расчеты с лечебно-профилактическими учреждениями носят систематический характер, оплата стоимости полученных лекарственных средств может производиться на основе плановых платежей (авансов) с заключением договора (соглашения) на год.

5. Ежемесячно производится уточнение расчетов в Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № 23-АП. Не реже одного раза в квартал составляется Акт выверки взаимных расчетов. Недоплаченную сумму учреждение должно перечислить на счет аптеки или вышестоящей организации до наступления очередного месяца (квартала), но не позднее, чем за 3 дня до окончания месяца (квартала). В этот же срок излишне полученные суммы должны быть возвращены аптекой по требованию учреждения или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.

При этом дебиторская и кредиторская задолженность на начало следующего месяца в целом по аптеке не должна превышать суммы однодневной реализации.

6. Для получения заказанных товаров представитель лечебно-профилактического учреждения должен предъявить доверенность.

Доверенность на получение лекарственных средств, подлежащих ПКУ, действует в течение 15 дней и является однократной. Срок действия доверенности на все остальные средства составляет, как правило, 1 год.

Получение лекарственных средств подтверждается распиской на всех экземплярах требований - накладных. В случае расхождения данных об отпуске лекарственных средств по требованиям-накладным сразу же производится исправление количества по фактическому получению. Работник аптеки расписывается в выдаче товаров и правильности таксировки требований - накладных.

7. В аптечных организациях требования ЛПУ на отпуск лекарственных средств, подлежащих ПКУ, хранятся в течение 5 лет.

Требования на остальные группы лекарственных средств хранятся в течение одного календарного года. Все требования ЛПУ хранятся в томах в сброшюрованном виде и оформляются с указанием месяца и года.