Вопросы. 1. Как использовать режим «Помощь» при работе с типовой конфигурацией

Контрольные вопросы

1. Как использовать режим «Помощь» при работе с типовой конфигурацией

2. Как изменить рабочую дату

3. Что такое интервал видимости в журналах

4. Как организовано подведение итогов в системе «1С:Предприятие»

5. Режим «Управление бухгалтерскими итогами»

Лекция 9. Работа с документами. Отчеты системы «1C:Бухгалтерия»

1. Общие сведения о работе с документами

2. Форма ввода документа

3. Журналы документов

4. Ввод «на основании»

5. Стандартные отчеты

6. Период формирования отчетов

7. Расшифровки и обновление отчетов

Общие сведения о работе с документами

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии 7.7» позволяет автома­тизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используется широкий набор документов разных видов.

Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, на­пример, документы «Платежное поручение», «Счет», «Доверен­ность».

Другая часть документов, кроме ввода данных первичного до­кумента, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Поступление ОС», «Ввод в эксплуатацию ОС», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и другие.

Кроме того, в данной конфигурации существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.

Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при боль­шом количестве операций.

Ввод документов может производиться из меню «Документы» главного меню программы.

Форма ввода документа

Для ввода данных в документ используется форма ввода доку­мента. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты — номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но так­же может быть изменена. Номер и дата, и другие реквизиты — поля ввода, флажки и переключатели — об­разуют так называемую шапку документа.

Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «По­ступление материалов» содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена сумма и НДС. В документе «Начисление заработной платы» табличная часть содер­жит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и их оклады.

По данным, введенным в форму документа, формируется печат­ная форма документа и/или проводки документа.

Журналы документов

В программе имеется общий журнал документов, в котором реги­стрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав нуж­ный пункт меню «Журналы» главного меню программы.

В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также ин­формация, специфичная для документов конкретных видов (напри­мер, организация-контрагент).

Открыть уже введенный документ для редактирования или про­смотра можно из журнала операций, журнала проводок или из жур­нала документов, в котором располагаются документы нужного вида.

Ввод «на основании»

Ряд документов формируется в режиме ввода «на основании» другого, введенного ранее документа. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, записи в книгах продажи и некоторые другие. Ввод «на основании» предполагает копирование реквизитов существующего документа во вновь создаваемый документ.

Порядок работы в режиме ввода «на основании» следующий:

1. открыть журнал документов и установить курсор в строку с документом, на основании которого будет введен новый доку­мент;

2. из меню «Действия» выбрать пункт «Ввод на основании». Программа предложит список документов, которые можно ввести в заданном режиме;

3. после выбора требуемого документа открывается частично за­полненная форма выбранного документа, в которую следует ввести недостающие реквизиты.

Режим «ввода на основании» не устанавливает связь между документом-основанием и новым документом. Это только средство, ускоряющее ввод нового документа.

Стандартные отчеты

«1С:Бухгалтерия 7.7», каки все программы системы «1С:Предприятие», имеет единый механизм построения отчетов и работы с ними.

Состав отчетов и их назначение определяется в конфигурации.

В типовую конфигурацию 1C:Бухгалтерии включен набор стандартных отчетов, предназначенных для получения данных по бухгалтерским итогам и бухгалтерским проводкам в самых различных разрезах.

Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов (наличия субсчетов, настроек аналитического, количественного и валютного учета). Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т. д.

Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. Наиболее часто используемые отчеты могут также вызываться с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов.

При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет.

Период формирования отчетов

Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета.

Период задается вводом начальной и конечной даты в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета. Кроме того, наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) можно задавать в специальном диалоге, который вызывается нажатием кнопки рядом с реквизитами для ввода периода.

При открытии формы настройки параметров отчета по умолчанию устанавливается период, указанный на закладке «Бухгалтерские итоги» в режиме настройки параметров системы (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы).

Расшифровки и обновление отчетов

Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов «1С:Бухгалтерии» является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Детализация отчета вызывается при просмотре сформированного отчета двойным щелчком мыши на ячейке отчета, на которой курсор принимает форму лупы.

Стандартные отчеты в данной конфигурации «1C:Бухгалтерии» представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

В верхней части окна сформированного отчета располагаются два поля: «Обновить» и «Настройка». Это специальные области отчета, расшифровка которых позволяет сформировать отчет заново в том же окне.

При вызове расшифровки в поле «Обновить» выполняется формирование отчета с теми же параметрами, с которыми отчет был построен первоначально. Если в период после первоначального построения отчета в информационную базу введена новая информация, то это найдет свое отражение в обновленном отчете.

При вызове расшифровки в поле «Настройка» открывается диалог настройки параметров отчета, в котором можно изменить отдельные параметры и вновь сформировать отчет.

Контрольные вопросы

1. Виды документов, которые используются для ведения учета в «1С:Бухгалтерия».

2. Приведите примеры документов, которые используются в «1С:Бухгалтерия» только для ввода, хранятся и печати первичных документов.

3. Приведите примеры документов, которые используются и для автоматического формирования проводок.

4. Назовите документы, которые не содержат данные, а только автоматически формируют проводки.

5. Что входит в форму документа.

6. Какие обязательные реквизиты входят в каждый документ. Какие реквизиты образуют «шапку» документа?

7. Как построена табличная часть документа

8. Какую информацию о документе содержит специализированные журналы документов.

9. Когда используется режим «ввод на основании».

10. Как использовать режим «ввод на основании».

11. Расскажите о механизме стандартных отчетов

12. Как формируется период формирования отчетов

13. Как расшифровать (детализировать) отчет

14. Как использовать режим обновления

Тест «Основные настройки программы «1С: Бухгалтерия»

Тип 1 – единственно правильный ответ

Тип 2 – несколько правильных ответов

Тип 3 – установите последовательность действий

Тип 4 - соответствия