Основные принципы определения контрольных функций субъектов внутреннего контроля

Рис. 4.1.3 - Основные принципы и условия научной организации бухгалтерского контроля.

Важнейшими принципами, определяющими организационные предпосылки научной организации процесса контроля, являются специализация и кооперирование.

Известно, что специализация труда в аппарате управления, это закрепление за работниками, подразделениями, службами, органами управления определенных видов деятельности (работ, функций, объектов). Такое закрепление осуществляется с помощью различных регламентирующих документов-положений, должностных инструкций. Оно обусловлено разнообразием числа объектов, сложностью решаемых задач, применением различных способов накопления, обработки, изучения, передачи информации.

С целью предотвращения нарушения принципа специализации работников должно осуществляться разграничение служебных обязанностей, т.е. установление границ обязанностей, объем которых должен соответствовать величине и виду ответственности.

Исходными данными разграничения служебных обязанностей является перечень последних и штатное расписание. При этом необходимо учитывать, что каждая должность находится в трех типах связей и отношений с другими должностями, а именно: с руководителем, с подчиненными, с равными по рангу должностями. Эти связи проявляются в непосредственном участии в совместном выполнении работ, выработке определенных рекомендации, обеспечения согласованности своей собственной работы с работами, выполняемыми другими лицами.

На принципе специализации труда основывается принцип его кооперации, представляющий взаимный обмен промежуточными или конечными результатами деятельности между подразделениями и работниками. Кроме того, кооперация труда основывается на правильном подборе кадров и использовании технических средств управления, предполагая: четкое разграничение работ, определение времени, необходимого для выполнения последних и установление организационных связей между работниками и подразделениями.

В процессе бухгалтерского контроля соблюдается технологический принцип специализации и кооперирования, основанный на закреплении за работниками определенных видов работ в соответствии с учетной информационной базой, формирующейся в соответствующих подразделениях централизованной бухгалтерии предприятия.

Таким образом, оптимальность определения отдельных видов как учетных, так и контрольных работ каждого из отделов централизованной бухгалтерии обусловлена, прежде всего, ее структурой.

Не ставя целью, анализ и оценку существа, достоинств и недостатков известных форм организационных структур (линейной, функциональной, линейно-функциональной), учитывая тот факт, что это предмет самостоятельного исследования, обращаем внимание на то, что уже при линейно-функциональной структуре централизованной бухгалтерии создаются условия для децентрализации принятия решений в конфликтных ситуациях, т.е. делегирования полномочий на низшие уровни. Еще большие возможности для этого возникают при функционально-целевой структуре ЦВ. В организациях такого типа происходит как бы перекрестное наложение двух организационных структур функциональной на целевую. Кроме того, что создаются предпосылки для формирования целей и критериев деятельности каждого подразделения централизованной бухгалтерии, их работникам вменяется в обязанность принятие решений по определенному кругу вопросов, выработка которых происходит по согласованию с другими функциональными подразделениями. Возникает возможность централизованный контроль разумно сочетать с децентрализованным, сосредоточив его в учетно-контрольных группах (УКГ), образованных при соблюдении определенных условий в отдельных подразделениях торговых организаций.

Исходя из вышеизложенного, принцип специализации и кооперирования в отношении к организации процесса контроля преломляется, конкретизируется в принципах:

а) определения контрольных функций отделов ЦБ, УКГ, отдельных работников;

б) регламентации контрольных функций отделов ЦБ, УКГ и отдельных работников.

Оптимизация контрольных функций, как части трудового процесса исполнителей каждого из ответов ЦВ, УКГ, тесно связана с соблюдением экономических и физиологических требований.

Экономические требования предусматривают обеспечить максимальную эффективность труда работников каждого отдела, их полную загрузку, возможность совмещения обязанностей и, в конечном счете, максимальную экономию средств на содержание бухгалтерского аппарата. Ибо напряженный труд и производительный труд понятия не равнозначные.

Физиологическая граница разделения работ определяется возможностью восприятия и переработки исполнителей определенного объема информации. Установлено, что специалист, занимающийся решением разного рода задач и получающий для этого необходимую целевую информацию, может в одну секунду переработать ориентировочно 5-7 алфавитно-цифровых знаков (2-3 бита в секунду). При этом среднее время реакции на символ (слово) составляет примерно 2,8 секунды. Отсюда, учитывая психофизиологические факторы, при разделении работ между отделами централизованной бухгалтерии, УКГ, следует учитывать объем необходимой учетной и контрольной информации по совокупности работ, выполняемых исполнителями каждого структурного подразделения, и возможность ее сокращения за счет исключения излишней.

Следовательно, к основным принципам определения контрольных функций каждого структурного подразделения ЦБ относятся (рис. 4.2.1):

· сосредоточение в отделе контроля тех операций, по которым осуществляется полный цикл учетных работ с получением результатной информации (регистров синтетического и аналитического учета);

Рис. 4.2.1. Система основных принципов и определения контрольных функций структурных подразделений централизованной бухгалтерии и их исполнителей.

· передача права завершающего этапа контроля операций, отражением которых заняты исполнители разных отделов, тому подразделению ЦБ, которое получает документы от юридических лиц. К примеру, контроль оприходования и оплаты товаров должен завершаться в финансово-расчетном отделе;

· самостоятельность контроля, осуществляемого разными исполнителями тех хозяйственных операций, экономическое содержание которых не предполагает увязку тождества сумм с другими отделами ЦБ. Как правило, и учет этих операций должен осуществляться разными исполнителями в пределах одного отдела, например, учет денежных средств в кассе и на расчетном счете;

· приоритет в осуществлении контроля того отдела, который должен координировать контроль комплекса взаимосвязанных операций и нести полную ответственность за качество его проведения. Например, приоритет в осуществлении контроля за соблюдением сметы расходов возлагается на финансово-расчетный отдел ЦБ;

· расширение сферы предварительного и последующего контроля при обеспечении оптимальной специализации работника каждого отдела;

· сосредоточение контроля информации, получаемой из вычислительного цента в условиях внедрения АСУП при максимальном обеспечении принятия решений по конкретным хозяйственным ситуациям.

Основным условием определения контрольных функций учетно-контрольных групп (УКГ) является степень хозяйственной самостоятельности торговых единиц, как структурных подразделений торгового предприятия.

Содержание контрольных функций УКГ, организуемых в подразделениях (торговых единицах) организаций, составляемых баланс самостоятельно, определяются основным документом, составляющим правовую основу бухгалтерского внутрихозяйственного контроля, Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Отсутствие необходимости самостоятельного составления бухгалтерской отчетности определяет УКГ представителями централизованной бухгалтерии торговой организации по осуществлению бухгалтерского контроля на местах совершения хозяйственных операций.

Кроме того, определения контрольных функций УКГ органически связаны с необходимостью охвата контролем всех стадий управления развитием хозяйственных операций. К основным из них следует отнести следующие:

· передача права второй подписи на соответствующих документах начальникам УКГ (контролем);

· полная конкретизация функций с определением объектов предварительного, текущего и последующего контроля в документах регламентирующих работу УКГ и ее работников;

· однократность контроля совершаемых хозяйственных операций с целью предотвращения дублирования действий, совершаемых другими подразделениями централизованной бухгалтерии и обеспечения взаимоувязки последних;

· оптимальное сочетание документального и фактического контроля при участии в комиссиях по проведению инвентаризаций и переоценок товаров, анкетированию недостач, боя, порчи, лома и т.п., а также в процессе специальных проверок;

· использование возможностей углубления последующего сплошного контроля совершенных хозяйственных операций в условиях применения средств автоматизации учета;

· обеспечение соблюдения сметы издержек обращения, предотвращение непроизводительных потерь в торговых единицах с целью защиты их хозрасчетных интересов при обязательном приоритете интересов собственника капитала;

· максимальное использование возможностей УКГ в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств;

· обеспечение обратной связи, полноты, достоверности и действенности, а в необходимых случаях и секретности контроля при условии реализации всех возможностей УКГ с отделами централизованной бухгалтерии и другими службами аппарата управления, с юрисконсультом.

Проявление технологического признака принципа специализации и кооперирования определяет основное условие закрепления контрольных работ за каждым работником – соответствие их характера учетной информационной базе. Это лежит в основе обеспечения оптимальной специализации каждого работника, как субъекта контроля.

Формулировка принципов наряду с обеспечением возможности их распространения при определении круга контрольной функции всех работников ЦБ и УКГ должна отразить особенности, вытекающие из того, что каждый работник находится в трех типах связей и отношений с другими. Таким образом, содержание принципов должно отражать возможность исключения стремления централизации осуществления контроля со стороны главного бухгалтера, его заместителей, начальников функциональных отделов ЦБ и УКГ; должно отражать разумное сочетание элементов управления процессом контроля со стороны вышеназванных субъектов.

Исходя из вышеизложенной позиции, основные принципы определения контрольных функций работников ЦБ выражены следующим содержанием:

- соответствие характера контрольных работ характеру учетных;

- обеспечение конкретизации контрольных функций при осуществлении трех видов бухгалтерского контроля с определением объектов каждого. Осуществление обязанности предварительного контроля на стадии принятия решения о совершении хозяйственных операций обеспечивается передачей права второй подписи на документах начальникам отделов ЦБ, УКГ;

- обеспечение полной взаимозаменяемости работников, основанном на применении функционально-смешанного разделения труда;

- обеспечение квалификационного контроля. В числе факторов, виляющих на квалифицированность осуществления контрольных действий, особую роль занимает оказание методической помощи со стороны главного бухгалтера, его заместителей и начальников отделов;

- обеспечение усиленного контроля операций использования денежных средств, списания товарно-материальных ценностей на субсчета издержек обращения, операций с торговыми надбавками, по счету «Реализация товаров». Это достигается с помощью закрепления работ по учету и контролю этих операций за разными работниками бухгалтерии;

- возложение обязанностей по координации контроля и полной ответственности за его результаты на того из старших бухгалтеров, который получает информацию о совершенных операциях от юридических лиц (банка, поставщиков, покупателей и т.п.);

- обеспечение полноты, достоверности и действенности информации об отклонениях для принятия надлежащих управленческих решений.