double arrow

Планирование процесса внутреннего контроля

Рис. 4.3.1. Модель структуры положения об отделе (группе, секторе) ЦБ

Об отделах (секторах) и в должностной инструкции работника (на примере бухгалтерского контроля).

Регламентация контрольных функций в Положении

Порядок регламентации контрольных функций в положениях об отделах, разработанные нами, изложен в Методических рекомендациях по организации внутрихозяйственного бухгалтерского контроля в государственной розничной торговле (90, с. 28-32). Акцентируется внимание на поэтапном процессе разработки положений и определении содержания подразделов по контролю. Структура положения об отделе изображения на рис. 4.3.1.

 
 


Примерное содержание ІІ раздела «Задачи и функции», подраздела по контролю Положений всех отделов ЦБ излагается в Методических рекомендациях (90, с. 12-33).

Не повторяясь в изложении, акцентируем внимание на основных факторах концентрации тех или иных работ по контролю, направленных на обеспечение сохранности ценностей.

Отдел по учету товаров и тары на складах (ОУТТС) осуществляет в подавляющем большинстве предварительный и последующий контроль за операциями товародвижения. Однако при отсутствии учетно-контрольных групп на складах (УКГС) этот отдел ЦБ осуществляет и текущий контроль товарных операций в момент их совершения. К примеру: контроль за работой контрольно-пропускных пунктов; проверка состояния складского учета; контроль приемки товаров от поставщиков и органов транспорта, правильности и своевременности оформления документов на расхождения по количеству и качеству. Со стороны работников отдела должен осуществляться непрерывный контроль правильности и своевременности документального оформления всех операций по движению товаров, законности этих операций и экономической целесообразности их с точки зрения интересов государства. В целом контрольные функции, ОУТТС изложены на с. 14-15 Методических рекомендаций.

Оптимальность объема функций по контролю, указываемый в Положении об отделе по учету товаров и тары в розничной сети (ОУТТРС), степень применения видов (предварительного, текущего и последующего) контроля находятся также, прежде всего, в зависимости от наличия учетно-контрольных групп (контролеров) в магазинах и от степени автоматизации учетного процесса по товарным операциям. При наличии УКГ в магазинах часть предварительного контроля и большая часть текущего возлагается на работников УКГ (контролеров). Текущий контроль со стороны работников ОУТТРС заключается в выборочной проверке качества выполнения контрольных функций работниками УКГ (контролерами) относительно операций товародвижения. Приоритет в работах по контролю со стороны ОУТТРС, в данном случае, принадлежит последующему контролю. Состав этих работ изложен в Методических рекомендациях (90, с. 16).

При отсутствии УКГ (контролеров) в магазинах контрольные функции отдела по учету товаров и тары в розничной сети значительно расширяются. Состав этих работ представлен в Методических рекомендациях (90,с. 17-18).

В полном объеме по структуре и содержанию должностные инструкции всех работников отдела по учету финансово-расчетных операций с выделением контрольных работ нами были разработаны в ходе выполнения научной работы кафедры за 1983 год.

Анализ структурного разреза ІІ «Задачи и функции» должностных инструкций каждого работника трех вышеуказанных отделов подтверждает, что содержание работ по контролю соответствует характеру учетных работ; работы определены с выделением объектов предварительного, текущего и последующего контроля; при таком распределении обеспечена взаимозаменяемость работников.

В разработанных документах выполнено требование – планирование меньшего объема обязанностей, прав и ответственности у нижестоящего работника по сравнению с вышестоящим и в то же время возможность принятия решения на низком иерархическом уровне. В должностной инструкции начальника отдела по учету финансово-расчетных операций предусмотрено расширение обязанностей по контролю (см. рис. 4.3.1) для чего предполагается обязательное предоставление прав последнему путем передачи тары второй подписи на документах по операциям с денежными средствами в кассе, расчетно-платежных ведомостях.

 
 


Рис. 4.3.2 – Структурный разрез ІІ раздела должностной инструкции начальника отдела учета финансово-расчетных операций.

 
 

               
     
 
 
Работы по контролю ставок, расценок, норм.
 
Работы по контролю соблюдения сметы расходов в целом по предприятию и по хозрасчетным единицам (совместно с начальником отдела учета финансово-расчетных операций).


                       
     
     
 
 
Предварительный работы № 5,6 ОУФРО № 4 ОУТТРС
   
Последующий работы № 1,9, 12,15,17.
 
Последующий работа № 40


Рис. 4.3.3 – Структурный разрез ІІ раздела должностной инструкции экономиста финансиста отдела учета финансово-расчетных операций.

 
 


       
   
 


       
 
Последующий работы № 18,19, 24,25,29,38.
 
Текущий работа № 8


Рис. 4.3.4 – Структурный разрез ІІ раздела должностной инструкции бухгалтера отдела по учету финансово-расчетных операций.

Процесс внутреннего контроля включает определение желаемого результата контроля при установлении соответствующих нормативов (параметров), сравнение, анализ отклонений (измерение), фиксация результатов (накопление контрольной информации), и, наконец, реализацию результатов контроля (см. рис. «Модель подсчета бухгалтерского контроля в условиях централизации бухгалтерского учета»).

Следовательно, планирование должно определять вид и форму деятельности относительно каждой стадии контрольного процесса.

Таким образом, основная задача руководителя предприятия при организации внутреннего контроля состоит: в выборе целей, постановке задач, методов и организационных взаимосвязей для ориентации (направления) процессов принятия решений и планирование ВК на отдельных уровнях; во вторых, в организации потоков контрольной информации к центрам, где принимаются решения. Такая постановка вопроса в полной мере относится и к главному бухгалтеру, который (наряду с начальником планово-экономической службы) является менеджером учетно-контрольного процесса, который должен управлять действиями бухгалтеров по контролю, представляющих бухгалтерию как один из важнейших координационных центров по ВК на предприятии.

Планирование ВК – это довольно сложный многоэтапный информационный и мыслительный процесс. Ему противостоит интуитивный процесс действий.

Планирование вытекает из необходимости принимать сегодня решения о том, что должно произойти в будущем, и означает попытку формирования его будущего развития. Можно сказать, что планирование представляет собой инструмент изменения системы и средство борьбы с неопределенностью будущего.

Поэтому материальную основу планирования образует фактор времени.

Все процессы на предприятии и действия всех должностных лиц, реализующих их, протекают во времени. Это в полной мере относится и к процессу внутреннего контроля, как управляющей подсистеме, ориентированной на эти процессы и действия как объекты контроля.

Выделение фактора времени как материальной основы планирования привело к формированию перспективных и текущих планов.

Содержание перспективных планов (ПП) отражает развитие контрольного процесса на длительную перспективу (более года). Примером перспективного плана осуществления внутреннего контроля может быть План работ по организации инвентаризационной работы и контроля за качеством проведения инвентаризаций на объектах и у конкретных материально ответственных лиц (ПП по контролю состояния сохранности ценностей). К такого вида планам можно отнести ВК маркетинговой деятельности.

Во всех случаях, если речь идет о перспективном плане развития контрольного процесса, то он должен отражать план измерения и фиксации результатов контроля стратегически важных объектов деятельности предприятия, таких как: экономическую политику, информационную систему, конкурентные возможности предприятия.

В развитие перспективного (стратегического) планирования ВК всеми структурными подразделениями аппарата управления предприятия составляются Текущие планы. Одним из таких подразделений, как известно, является Бухгалтерия.

Текущие планы ВК, разрабатываемые бухгалтерией подразделяются на:

1) текущие планы ВК относительно действий должностных лиц по осуществлению всех процессов ФХД предприятия (см. рис.).

2) текущие планы ВК относительно действий бухгалтеров, контроль внутри самой бухгалтерии в условиях деления ее на отделы (секторы и группы). ВК качества исполнения работ по учету и контролю всеми исполнителями, представляющими бухгалтерию.

Структура текущего плана ВК первого типа представлена в таблице 4.1 (фрагмент).


Сейчас читают про: