Электронный документооборот. Классификация и кодирование информационных ресурсов

Классификация и кодирование информационных ресурсов

В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.).

Кодирование необходимо для сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке.

Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются.

Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком.

Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора:

1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (факультет) старше Б (специальности), Б старше В (группы), В старше Г (номера студента в группе).

2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б – 3, В – 4, Г - 25).

3. Построить классификационное дерево.

4. Построить структуру кода по схеме

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация.

Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно.

Множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион).

Фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы.

Существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).

А. Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

2. Классификаторы организационных структур.

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах.

- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Код унифицированной формы документа (код) состоит из 8 знаков

Б. Отраслевые классификаторы - создаются отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).

В. Локальные классификаторы – для отдельных предприятий или организаций (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.).

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространены системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков..

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.

В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды.

Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.

Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например

Причины простоя	Виновники простоя
Поставщики	Администрация	Рабочие
Отсутствие электроэнергии
Отсутствие инструментов
Отсутствие комплектующих

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных сокращая затраты на ввод, перенося справочные данные в макет ввода первичного документа.

Коды используются при оформлении входных документов.

Например, в бухотчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.

Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется указанием места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив.

Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов м поиск идет по ним. Примеры атрибутов: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизация в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известна

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная.

При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения.

Под контролем понимается:

- контроль доставки документа;

- контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

- мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.