АРМ секретаря
АРМ специалиста по кадрам
Автоматизированные рабочие места других специалистов.
К основным функциям специалиста по кадрам можно отнести следующие:
- определение кадрового состава организации, составление штатного расписания;
- подбор и расстановка кадров;
- текущая работа с кадрами;
- хранение информации о сотрудниках предприятия (личные данные, сведения о передвижении по службе, поощрениях и наказаниях, отработанных часах и т. п.).
Для решения этих задач в состав АРМ специалиста по кадрам должны входить следующие программные средства:
- текстовый процессор;
- СУБД;
- программа электронной почты;
- прикладная экспертная система по подбору и расстановке кадров.
Основными функциями секретаря являются:
- обеспечение руководителя оперативной информацией о деятельности предприятия;
- ведение календаря деловых встреч, совещаний и пр.;
- обеспечение коммуникаций между управляющими различных уровней;
- подготовка необходимых документов.
Для выполнения этих функций необходим следующий набор программ:
|
|
- текстовый процессор;
- табличный процессор;
- личная информационная система (органайзер);
- СУБД;
- Web-броузер;
- программа электронной почты;
- система управления документами.
Основными функциями юриста являются:
- подготовка шаблонов основных документов организации (образцы договоров, внешних отчетов, справок, передаваемых сторонним организациям и т. п.);
- юридическое сопровождение сделок.
В состав соответствующего автоматизированного рабочего места следует включить:
- текстовый процессор;
- личную информационную систему (органайзер);
- СУБД;
- Web-броузер;
- программу электронной почты;
- специализированные справочно-правовые системы («Гарант», «Консультант плюс» и т. п.).
Кроме того, в состав автоматизированной системы управления могут входить АРМ сотрудника отдела сбыта, АРМ сотрудника склада, АРМ сотрудника службы безопасности, АРМ маркетолога, АРМ кассира и пр. (в зависимости от области деятельности организации).
Для каждого из этих специалистов также разрабатываются соответствующие программные пакеты, составляющие автоматизированное рабочее место.
При создании в организации комплекса автоматизированных рабочих мест необходимо обеспечить между ними взаимный обмен информацией. Это необходимо в связи с тем, что многие задачи требуют участия в их решении различных специалистов и фиксации данных в различных отчетных документах.
Так, например, при учете расхода материалов необходимо задействовать автоматизированные рабочие места различных специалистов: АРМ работника склада, АРМ бухгалтера по материальному учету, АРМ отдела маркетинга, АРМ сотрудника финансового отдела и, наконец, АРМ бухгалтерии по сводному учету.
|
|
При расчете заработной платы сотрудников соответствующее АРМ бухгалтерии обменивается информацией с АРМ работника кадрового отдела.
Таким образом, внедрение в организации автоматизированных рабочих мест должно осуществляться неотрывно от всего процесса информатизации организации и в рамках создания комплексной автоматизированной системы управления организацией.
Следует отметить, что на настоящий момент существует большое число фирм, предлагающих уже готовые автоматизированные рабочие места отдельных специалистов или комплексы АРМ. В том случае, если предлагаемый ими набор функций отвечает задачам конкретной организации, то использование этих пакетов программ будет оптимальным решением. В противном случае необходимо привлекать специалистов для разработки специализированных программных комплексов.
ТЕМА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ..
Под системой понимают совокупность связанных между собой и со внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата. В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели.
Для системы характерны следующее основные свойства:
· сложность;
· делимость;
· целостность;
· многообразие элементов и различие их природы;
· структурированность.
Сложность системы зависит от множества входящих в нее компонент и их структурного взаимодействия. Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем или элементов, выделяемых по определенному признак, отвечающему конкретным целям и задачам. Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели. Многообразие элементов системы и различие их природы связано с их функциональной спецификой и автономностью. Например, в материальной системе объекта, связанной с преобразованием вещественно- энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы как сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы. Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.
Систему, реализующую функции управления называют системой управления. Важнейшие функции такой системы: прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить принятие управленческих решений. Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.
Экономическая информационная система (ЭИС) – совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни управления:
|
|
- стратегический,
- управленческий,
- информационный,
- эксплуатационный.
И на функциональные области:
- продажи и маркетинга,
- производства,
- финансов,
- бухгалтерского учета
- человеческих ресурсов.
Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.
Таблица 2. Типы информационных систем.
Типы информационных систем | Основная цель системы | Требования к системе | Группы служащих |
Стратегический уровень | приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с сущест-вующей организационной возможностью | подготавливает стратеги-ческие исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. | Высшее руководство |
Управленческий уровень | обслуживать контроль, управление, принятие решений и админис-тративные действия | определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. | Средние менеджеры |
Уровень знаний | помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов | имеет форму рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорасту-щими приложениями в бизнесе. | Работники знания и обработчики данных в организации |
Эксплуатационный уровень | состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. | информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна. | Управляющие опера-циями следят за эле-ментарными дейст-виями организации типа продажи, платежи, обналичивание депо-зитов, платёжные ведомости |
Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.
|
|
Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, информационную и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.