Агентские поручения на букировку и отзыв грузов

Агентское поручение на привлечение грузов к перевозке (канвассинг).

Обеспечение полной загрузки транспортных средств яв­ляется главным показателем оценки эффективности деятель­ности агентской фирмы или экспедитора, выступающего на рынке в качестве оператора перевозки груза в смешанном со­общении.

Предварительно сделаем два отступления.

Первое. В условиях плановой экономики, в обстановке по­стоянного дефицита подвижного состава, морского и речно­го тоннажа, автомобилей общего пользования отрасли транс­порта в бывшем СССР не испытывали особой нужды в службе изыскания и привлечения грузов к перевозке. Исключение, правда, составляли операции морских пароходств и Аэрофло­та, связанные с перевозками грузов иностранных фрахтовате­лей (ГИФ). ГУ «Совтрансавто» занималось этой работой под углом зрения переключения перевозок внешнеторговых гру­зов с железнодорожного транспорта на автомобильный.

Второе. В условиях мировой рыночной экономики при­влечение грузов к перевозке является важной стороной дея­тельности агентской фирмы, да и во многом фирмы экспеди­торской. Это даже выразилось в существовании специализи­рованных фирм, профилем деятельности которых является исключительно привлечение грузов. Так, некоторые брокер­ские фирмы специализируются на перевозке линейным тон­нажем мелких, не судовых партий грузов, грузов в контейне­рах, как правило, специализированных. Они называются «аквизаторскими», от словосочетания acquisition of cargo — «ак-визация», «приобретение». К услугам таких фирм прибегают грузовладельцы, когда их вообще не интересует персоналия перевозчика; им требуется срочная отправка груза на любом первом отходящем в рейс судне.

Морские линейные перевозчики, со своей стороны, зача­стую создают в крупных индустриальных центрах, т.е. в мес­тах зарождения грузов, специальные брокерские фирмы в це­лях привлечения грузов (inland agents; booking offices). За привлечение грузов к перевозке (за «букирование») на судах ли­нии им выплачивается букировочная комиссия (booking commission).

Букировочную агентскую комиссию не следует отождеств­лять с экспедиторской (forwarding commission), которая вып­лачивается перевозчиками экспедиторам грузовладельцев за предъявление ими грузов к перевозке непосредственно аппа­рату судоходной компании. Размер такой комиссии установ­лен фрахтовой конференцией, но может иметь место конфи­денциальная оговорка о ее размере в договоре об организа­ции перевозок (Freight contract), заключенном экспедитором с судовладельцем или с линейным агентом.

Операции по привлечению груза являются практическим выражением работы любого транспортного предприятия в области маркетинга, о которой говорилось выше. Она воп­лощается, в частности, в подготовке службой маркетинга компании грамотно и обоснованно составленного и выдан­ного агенту маркетинг плана (marketing plan) на определен­ный период (чаще всего на полугодие), устанавливающего ответственность агента перед перевозчиком за экономичес­кий результат от предоставляемого агентом сервиса по при­влечению грузов. Соответственно деятельность агента в сер­висе привлечения грузов и обслуживания транспортных средств оценивается перевозчиком по законченному опера­ционному циклу, т.е. по нетто — результату, который опре­деляется как разность между полученным агентом брутто — фрахтом и расходам перевозчика в регионе деятельности агента (по погрузке, выгрузке грузов, по обслуживанию транс­портных средств, аренде и ремонте контейнеров, оплате агентских и экспедиторских вознаграждений и др.). Марке­тинг-план содержит:

- выделяемую агенту квоту (allotment) грузо/контейнеровместимости, процент загрузки каждого транспортного средства в регионе деятельности агента и отдельно по регио­нам других агентов, с разбивкой по ввозу и вывозу грузов, эк­спорту, импорту и транзиту;

- среднюю доходную ставку в целом для агента и по каж­дому пункту, порту захода;

- частоту заходов, поездок, посадок транспортных средств
(судов, автопоездов, самолетов);

- интенсивность обработки транспортных средств;

- норматив средней оборачиваемости оборудования (кон­тейнеров, шасси, поддонов и т.д.).

В маркетинг-плане могут содержаться рекомендации по уровню тарифных ставок, размеру надбавок к тарифам, ски­док с них, комиссий, по кредитной политике в части отсроч­ки платежа фрахта, продолжительности бесплатного пользо­вания оборудованием и бесплатного хранения грузов на тер­минале, в складах, порядке аренды, применения штрафных санкций за сверхнормативную задержку контейнеров и др.

Выдачу маркетинг-плана агенту не надо понимать как про­сто направление ему перевозчиком соответствующего теле­кса, факса или письма.

Наиболее эффективным является официальное принятие маркетинг-плана в ходе совещания перевозчика с агентом, а еще лучше со всеми агентами линии. На этих агентских сове­щаниях полезно выслушать критику и разобраться в претен­зиях агента к перевозчику, порой прямо персонифицируемую по отношению к конкретным служащим, капитанам, водите­лям, командирам самолетов, представителям перевозчика в стране агента, городе и другим причастным к перевозке ли­цам.

Операции по привлечению грузов к перевозке — канвассингу (canvassing) в агентской и экспедиторской фирме сосре­доточиваются в отделе маркетинга (marketing sales department), специалистов которого называют «канвассерами».

Ни в одной сфере транспортно-экспедиционного обслу­живания человеческий фактор не играет такой роли, как в области канвассинга. Это относится как к руководителям, так и к рядовым сотрудникам.

В известном пособии «Практика агентирования судов»* перечисляются требования к лицу, претендующему на долж­ность канвассера: «Канвассердолжен быть представительным, обладать профессиональным мастерством, уметь себя вести, быть красноречивым, приятным собеседником, уметь «зале­зать человеку в душу», быть гибким, уступчивым, обладать самодисциплиной, быть тактичным и жизнерадостным в че­ловеческом общении, иметь хорошее образование и круг ин­тересов».

Хотя наличие перечисленных качеств не лишнее в любой профессии, но канвассер, в принципе, должен хорошо знать конъюнктуру рынка и технико-экономические характеристи­ки транспортных средств, занятых в сервисе, обладать ком­мерческими навыками, владеть иностранными языками, же­лательно английским, уметь расположить к себе клиентуру.

Очень часто зарплата канвассеру устанавливается в виде твердой ставки и премии, размер которой определяется сум­мой привлеченного фрахта. Он имеет ненормированный ра­бочий день и определенные средства на представительские расходы. Популярными представительскими мероприятия­ми, организуемыми канвассером, являются приемы клиенту­ры на судах, в аэропортах и представительствах компаний, где им на помощь приходят капитаны, стюардессы, кассирши. Цель всего этого одна — убедить потенциального грузоотпра­вителя, его экспедитора в целесообразности пользоваться именно тем сервисом (линией), который канвассер представ­ляет.

Давая оценку канвассерской деятельности, нужно огово­риться, что она в общем плане ориентирована, конечно, на грузовладельцев. Поэтому в США, Канаде, где роль экспеди­торского обслуживания не подчеркивается, именно подбор канвассеров решает вопрос авторитета агента перед принци­палом. В Европе экспедиторы не нуждаются в особой рекла­ме перевозчика и предпочитают работать или напрямую с аппаратом перевозчика или непосредственно с руководством агентских фирм в соответствии с заключенными соглашени­ями на организацию перевозок грузов. Зачастую экспедитор и канвассер объединяют свои усилия в расширении круга кли­ентуры.

Соответственно число сотрудников в отделе канвассинга разное. Оно зависит от размера территории, контролируе­мой агентом, выделенного ему эллотмента, степени его ак­тивности на рынке. Каждый канвассер, т.е. сотрудник отдела маркетинга, «заведует зоной»: регионом, составом экспеди­торов, грузопотоком, видом перевозки, например, перевоз­кой на шасси, в автофургонах (rolling stocks) и т.д.

Самостоятельный, решительный канвассер старается не ограничивать себя кругом выданных ему полномочий, иног­да даже своей внешностью, поведением, образом жизни под­черкивает свою независимость от принципала.

Канвассер может подтвердить клиенту целый «пакет» пе­ревозок («на все Континенты»), а затем передать «ненужный» груз другому перевозчику за комиссию, или принять пере­возку «от двери до двери» с тем, чтобы, загрузив на опреде­ленном участке свой транспорт, передать комплексное испол­нение операции оператору СП, с которым сотрудничает. В зависимости от своей занятости он может оформить сделку сам или передать ее заключение сотрудникам оперативных отделов или юристам агентской фирмы.

Целый ряд мероприятий с крупными грузовладельцами, солидными экспедиторскими компаниями проводится по разряду отдела маркетинга, а то и всей агентской фирмы по принципу «генерального канвассинга» (general canvassing), который предусматривает регулярные личные контакты на всех уровнях и согласование программ отгрузки на длитель­ные периоды. Никого не удивляет участие в этих мероприя­тиях послов, консулов, торговых представителей, лиц из пра­вительственных и муниципальных округов.

С отправителями небольших партий грузов переговоры ведутся по телефону, почте, телексу, факсу. Здесь зачастую роль канвассера успешно выполняют грамотное любезное пись­мо, напечатанное на красивом бланке, быстрая доставка от­грузочных документов, приятный голос телефонистки, шут­ливая реплика секретаря. Известно получение выгодного кон­тракта на перевозку крупной партии груза, которой предше­ствовал негласный конкурс среди десятка агентов по обеспе­чению регулярной доставки каждым 2-3-х контейнеров этого груза в течение полугодия, проводимой отправителем.

Мероприятия, связанные с открытием новой линии, уве­личением тоннажа, частоты отходов проводятся по програм­ме направленного канвассинга (directed canvassing), которая включает в себя переговоры с новыми клиентами, назначен­ными новыми агентами, товарными брокерами, стивидора­ми и др.

Работа канвассера это не только привлечение грузов в «экспорте», «назначением на...», но и работа в «импорте», в «доставке из...». Здесь требуется найти доводы для того, чтобы убедить покупателя и его экспедитора изменить ба­зисные условия поставки с СИФ на ФОБ, связаться с аген­том в стране производства и попросить его посетить поку­пателя и посоветовать ему пользоваться вашим сервисом и даже проводить в стране импорта специальные рекламные мероприятия.

Канвассеру линии и экспедитору грузовладельца необхо­димо поддерживать отношения делового партнерства, даже личной дружбы.

Попытка агента выйти на грузовладельца, минуя экспеди­тора, а еще хуже убеждение работать напрямую (без экспеди­тора) ничего агенту в материальном отношении не даст.

Не нужно забывать, что под контролем экспедитора мо­жет находиться внушительный пакет грузов, пространствен­но перемещающихся в соответствии с логистическими систе­мами, сконструированными экспедитором. Значительная часть таких грузов контейнеризирована, планируется к дос­тавке океанским контейнеровозом, вместимость которого поделена на слоты между десятком ассоциированных линей­ных компаний. Только на основе близких деловых отноше­ний с экспедитором канвассеру одной из них можно будет рассчитывать на то, что экспедитор свой груз закрепит для отправки на этом контейнеровозе в счет слота этого канвассера, а не его конкурента.

Важное значение для обеспечения загрузки транспортных средств имеют постоянные контакты агента с товарными бир­жами, а также с советами грузоотправителей, муниципалите­тами городов, которые координируют деятельность много­численных независимых экспортеров.

В работе по привлечению грузов всегда нужно руководство­ваться правилом «Клиент всегда прав» (Customer is always perfect). В ней нет мелочей (здесь уместно вспомнить регулярную рассылку расписаний, рекламных изданий, обращения к кли­енту не когда вздумается, а в установленные часы и дни и т.д.).

Причины спада в перевозках надо искать не в публикаци­ях об очередной «депрессии производства» или в последстви­ях «политической компании» и пр., а только в снижении ка­чества сервиса, как со стороны перевозчика, так и агента-канвассера.

Значительные объемы импортных товаров закупаются за рубежом на условиях FOB и FAS, FCA и EXW и их покупате­ли, а практически обычно экспедиторы организуют сами их доставку из зарубежных портов, городов или непосредствен­но со складов продавцов.

Оформляются такие операции договорами об организа­ции перевозок, которые покупатели (их экспедиторы) офор­мляют с морскими и автомобильными перевозчиками, а иног­да с иностранными экспедиторами-операторами. Доставка каждой конкретной партии товара обеспечивается путем вы­дачи и акцепта транспортного ордера импортера, а комплекс операций по обеспечению перевозки товара со склада экс­портера в распоряжение портового агента судовладельца на­зывают отзывом груза с оплатой услуги агенту в форме специ­альной комиссии за отзыв груза (cargoes call's commission).

Работа по отзыву груза технологически адекватна букировочной.

Операция оформления грузоотправителем заказа («буки­ровка», «закрепление», «бронирование») на отправку конк­ретной партии груза для доставки в конкретном грузовом по­мещении конкретного транспортного средства, назначенно­го его владельцем под перевозку (т.е. резервирование его вме­стимости для размещения груза — booking of cargo) и приня­тие (подтверждение) такого заказа перевозчиком, является сравнительно несложной, когда весь объем партии однород­ного груза эквивалентен грузоподъемности или грузовмести­мости транспортного средства.

Более сложным технически является «закрепление груза» для перевозки сборными партиями на транспортные сред­ства, эксплуатируемые на принципах общего пользования, в т.ч. линейного судоходства, линейных авиарейсов, сборных поездов, вагонов, контейнеров. Практика букирования в прин­ципе более или менее идентична на всех видах транспорта, поэтому, рассмотрим ее на примере комплектации грузами линейного судна.

Для отправки своего груза судном, работающим по объяв­ленному расписанию, отправитель (экспедитор) направля­ет агенту по почте, телексу, факсу или телефону заявку на отправку конкретной партии груза с указанием характерис­тики груза, названия судна и даты отхода по расписанию с приложением или проекта погрузочного ордера (см. прило­жение №23 — ECSI), упаковочных листов и других необхо­димых документов или только основных данных о грузе.

Букировочный отдел (booking department) агентской ком­пании «букирует» («бронирует», закрепляет») грузы за суда­ми в пределах выделенного в распоряжение агента квоты от общей вместимости судна (эллотмента) или в соответствии с инструкцией судовладельца об отзыве груза.

Порядок букировки предусмотрен в долгосрочном дого­воре об организации перевозок грузов, заключенным аген­том с данным экспортером или экспедитором. Грузы, специ­ально оговоренные в таком договоре, закрепляются к пере­возке в обязательном порядке, независимо от их доходности.

В ходе букировки агенты поддерживают непрерывную связь с диспетчерским аппаратом судовладельца (Operating Management Department).

Последний может активно изменять ход букирования в зависимости от спроса на тоннаж в каждом порту захода судна.

При повышенном спросе, может иметь место изменение ачлотментов между агентами, ставится на линию дополни­тельное судно или судно большей тоннажное™, или, наобо­рот, при пониженном спросе, отмена захода в порт с отправ­кой забукированного груза с использованием зафрахтован­ной для этого агентом вместимости на другом судне, следую­щем по назначению, в т.ч. и на судне партнера по совместной линии (для этих целей иногда используются единые букировочные центры) и даже на судне конкурирующей линии.

Отказ от приема к перевозке предложенного груза рассмат­ривается, как явление нежелательное, грозящее потерей на рынке доброй репутации (fair play) «надежного перевозчика» (reliable carrer). Однако это правило не относится к перевоз­кам специальных грузов: некоторых классов опасных грузов, громоздких мест, супертяжеловесов, длинномеров (более 12 м), грузов, требующих перевозки при низких температурах, наливом в диптанках, навалочных грузов, грузов назначени­ем в порты, непредусмотренные расписанием, грузов ценных для перевозки в судовом сейфе (груз под замком — locker cargo).

Закрепление таких грузов к перевозке производится толь­ко после получения на то подтверждения от судовладельца (прием негабарита на палубу в первом порту захода закрывает доступ в трюм в последующих портах: для приема такого гру­за диспетчер может изменить ротацию — rotation заходов).

Иногда сам отправитель производит условную букировку, так как ему может быть еще не известна точно масса и объем груза, дата его прибытия в порт. Агент принимает условную букировку, но назначает предельный срок уточнения инфор­мации о грузе.

После принятия груза к отправке агент присваивает буки­ровке порядковый номер и включает груз в специальный ре­естр — букинг лист (booking list), в котором содержатся сле­дующие реквизиты:

БУКИНГ ЛИСТ

№ рейса	Порт назначения	Эллотмент	Дата
грузо­отправитель	число мест и характер упаковки	описание груза	тонн (1000 кг)	м2	особые требования к укладке на судне

Букинг лист, а также вся дополнительная информация к нему, высылается судовладельцу по телексу (факсу).

В случае не предъявления забуксированных грузов к пере­возке в линейном судоходстве не принято взимать мертвый фрахт (dead freight) (возмещаемый убыток за недогруз или не предъявление груза). Однако, для защиты интересов судо­владельца при буксировании крупных партий грузов могут зак­лючаться двусторонние соглашения между грузовладельцем и перевозчиком в форме букингноты (booking note), предус­матривающей взаимную ответственность перевозчика и от­правителя.

По ходу букировок как диспетчерский аппарат судовла­дельца, так «букировщики» агента составляют ведомость ис­пользования грузоподъемности и грузовместимости судна (Cargo capasity sheet).

Окончательная букировка оформляется направлением со­трудником администрации причала линии (Receiving Clerk) в порту грузоотправителю официального документа «разреше­ния на погрузку» (The Shipping Permit, Loading Permit — см. приложение №44). в котором, помимо данных о грузе, содер­жащихся в проекте погрузочного ордера, указываются дата за­воза груза в порт, номер причала или склада, название судна, даты прихода и отхода, а также содержится предупреждение о том, что отгружаемый груз уже прошел таможенное оформле­ние как экспортный товар. Вместе с разрешением грузоотпра­вителю отправляются чистые бланки погрузочных ордеров.