2014-02-02
936
Классификаторы и коды
Структура и содержание информационного обеспечения (ИО)
ИО – предназначено д/отражения инф-и интересующей состояние управляемого объекта и является основой д/принятия управленческих решений. В состав ИО входят: 1) система пок-лей в данной предметной области (пок-ли бух.учета, фин., организационной деят-ти, анализа и т.д.); 2)система классификации и кодирования; 3) документация; 4) потоки инф-и (т.е. вар-т организации документооборота); 5) различные информационные массивы (файлы, хранящиеся в машине и на ее носителях). Наиболее сложной организацией явл. автоматизированный банк данных, вкл. массивы д/решения регламентных задач, выдачи справок, обмен информацией м/д пользователями. В ходе проектирования ИО, выполненного совместно с пользователями, осущ-ся след. работы: 1) опред-ся состав пок-лей, необходимых д/решения эк. задач, их объемно-временные хар-ки и информационные связи; 2) разрабатываются различные классификаторы и коды, изучается воз-ть использ-я общегос. классификаторов; 3) выявляется воз-ть применения унифицированной системы документации, д/отражения пок-лей проектируются формы новых первичных док-тов, приспособленных к требованиям машинной обработки; 4) ведется организация информац. фонда, опред-ся состав базы данных и ее организация, проектируются формы вывода рез-та обработки. АИС предусмотр-е д/использования ПК имеют воз-ть: 1) формировать с помощью машины различные сборники, доклады; 2) ведение в машине справочников, календарей; 3) оформление тиражирование рез-тов обработки; 4) подготовление текстового материала, выпол. машинописной работы; 50 изготовление документов в виде таблиц; 6) хранение больших объемов тиражей в памяти машины в достаточно компактной форме. Наиболее сложным становится ИО в случае организации многоуровневых и распределенных сетей, подключенных к центральной ЭВМ. Создание ИО в данном случае должно осущ-ся д/каждого ур-ня обработки. Необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией м/д ними, схемы документооборота, а также решить вопросы орг-и распределенного банка данных.
При создании ИО АИС вып-с след. работы: 1) опред-ся состав эк.задач и системы пок-лей д/каждого ур-ня обработки; 2) уст-ся состав и способы обмена информацией м/д различными уровнями обработки; 3) ведется создание инф. фонда и его распределение м/д ур-нями обработки; 4) создаются различные формы ввода инф-и с учетом многоуровневой обработки; 5) р.м. вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается постановление локальных классификаторов эк. информации; 6) создаются различные формы вывода инф-и, включая подготовку таблично-текстового материала д/составления доклада, аналитических записок, справочников; 7) р.м. вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей и построение типовых форм запросов; 8) создается АИТ, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с компьютером (разработка сценария диалога чел-ка с машиной, стр-ра диалога, меню пользования инструктивными материалами на основе организации помощи-справки); 9) прорабатываются вопросы орг-и на компьютере делопроизводства управленческой деятельностью, контроля за исполнением док-тов; 10) создается информац. взаимодействие с внешней средой на основе орг-и электронной почты. Создание ИО предусматривает составление инструкций пользователя по применению основных положений ИО в их практич. деят-ти, связ. с обработкой эк.задач на компьютере. Это м.б. инструкции по подготовке док-тов к машинной обработке и их кодированию и инструкции по обработке эк.задач на компьютере – вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке инф-и, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, орг-я обмена информацией с др. пользователями.
Обработка эк.задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка инф-и осущ-ся на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-эк. инф-ю в форме удобной д/ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Количественно-суммовые основания пок-лей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровые. К таким признакам можно отнести название учреждения или подразделения, фамилию работающего, наименование товара, которе не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту инф-ю удобной д/восприятия чел-ком и машиной потребовалось создание спец. ср-в формализованного описания эк.инф-и. Эти ср-ва вкл. в себя целый ряд разработанных классификаторов, входящих в единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Систематизация эк.инф-и потребовала применения самых разнообразных классификаторов: 1)общегосударственных (разрабатывают в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны); 2) отраслевых (единых для какой-то отрасли деят-ти). Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки (н-р для бух.учета составлены коды плана счетов, видов оплаты и удержаний из з/п, видов операций движения матер. ценностей и т.д.). 3) локальных, которые составляются на объекты, характерные для данного п/п или орг-и (коды табельных номеров, подразделений и др.) Разработка локальных кодов ведется на местах.
Условно общегос. классификаторы (ОК) можно разделить на 4 группы: 1)классификаторы трудовых и природных ресурсов (н-р ОК профессии рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов); 2) классификаторы структуры отраслей народного хоз-ва (ОКОНХ); органов упр-я (система обозначений органов гос. упр-я – СООГУ); административно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных объектов СОАО); п/п и организаций (ОКПО); форм соб-ти (ОКФС); 3)классификаторы прод-и (ОК пром. и с/х прод-и) – ОКП; 4)классификаторы технико-эк. пок-лей (ОКТ) управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (система обозначений единиц измерения – СОЕИ).
Приведем примеры построения кодов некоторых ОК, имеющих наиб. применение при автоматизированной обработке учетной и фин.-кредитной инф-и: ИНН - идентификационный номер налогоплательщика – 10-ти значный: 1 и 2 цифра – код региона, 3 и 4 – номер гос. налоговой инспекции, 5 – контрольный разряд,6,7,8,9 – номер налогоплат-ка, 10 – контрольная цифра.
ОК отрасли предназначен д/анализа стр-ры отраслей. Код 5-значный и вкл. 5 группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.
Приступая к составлению классификатора прежде всего следует выяснить, какие общегос. или отраслевые классификаторы можно использовать д/решения данной задачи, и только потом приступать к составлению локальных кодов.
Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка инф-и в машине.
Составление классификаторов вып-ся в 2 этапа: 1)классификация инф-и; 2)кодирование.
При классифицировании инф-и сначала выявл. признаки, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, котор. использ-ся д/составления группировок. Затем по каждому признаку составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков (н-р, при кодировании территорий районы располагаются по областям). Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк-позиций назыв-ся номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое кол-во резервных позиций на случай появления новых объектов.
После составления классификации вып-ся кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по опред. правилам, установленным системой кодирования. Коды м.б. цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми. При машинной обработке предпочтение отдается инф-и, декодированной в цифровой форме как наиболее удобной для автоматизированной обработки. После присвоения кода создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.
Классификаторы имеют 2 способа применения:
1)для ручного проставления кодов документов. В этом случае классификаторы оформл-ся в виде бумажных справочников и использ-ся экономистами д/подготовки первичных и сводных док-тов и машинной обработки. Н-р, в сводных бух. отчетах (баланс, отчет о прибылях убытках) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся орг-и: ИНН, код орг-и по ОКПО, отрасль по ОКОНХ и др. Д/проверки правильности проставленных кодов вводится строка контрольная сумма, которая представляет собой искусственный итог по всем кодам. Машинная программа осущ-т контроль по контрольным суммам и позволяет обнаружить неправильно проставленные коды. На основании кодов происходит свод и группировка поступивших бух. отчетов в вышестоящие орг-и органов налоговой инспекции и т.д. Если при машинной обработке на п/п осущ-ся ввод данных с первичных док-тов, то док-ты предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответ-и с инструкцией в специально отведенные места док-тов. Контроль правильности проставления кода осущ-ся методом включения контрольных сумм или введением дополнительного защитного кода.
2) применяется при формировании первичных док-тов в машине. При этом предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в кач-ве словарного фонда или условно постоянной инф-и. Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую инф-ю в выходных сводках. Н-р, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты как ФИО, табельный номер, должность и др. При расчете з/п на ЭВМ с первичных док-тов по начислению и удержанию в машину вводится только табельный номер работающего и данные з/п. В процессе обработки ФИО, взятые из справоника проставляются к каждому табельному номеру. В рез-те в расчетно-платежной док-и печатаются все фамилии работающих.
К кодам предъявл. ряд требований: 1) они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; 2) быть едиными д/разных задач внутри обного эк. объекта (н-р, коды мат-лов, подразделений д.б. едиными д/задач бух.учета и материально-технич. снабжения); 3)отличаться стабильностью; 4) иметь резерв свободных номеров; 5) длина кодового обозначения должна проектироваться минимально.
Значность кода данной номенклатуры явл. одинаковой д/всех позиций.
Назначение кодов закл. в обеспечении группировки инф-и в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят широкое применение при вып-и таких процедур, как поиск, хранение, выборка информации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.
Кодирование инф-и произ-ся по опред. системе – сов-ти правил, определяющих построение кода. В наст. время применяется неск-ко систем кодированияэк. инф-и, среди котор. наиболее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор мистемы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых явл-ся кол-во выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степенб устойчивости номенклатуры.
При использ-и порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку без учета старших признаков. Всем позициям номенклатуры присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автоматическое подведение итогов по старшим признакам. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и использ-ся при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
Серийная система напоминает порядковую, но с ее помощью можно закодировать 2х и более призначные номенклатуры. Каждому старшему признаку присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает автоматическое кодирование всех старших признаков и получение свободных итогов по всем группировочным признакам.
При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с единицы(01, 001 и т.д.) в зависимости от значности признаков. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Комбинированная система также, как и позиционная предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры, но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе – порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется д/решения эк.задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответ-и с выделенными признаками.
Р.м. практические примеры построения некоторых кодов, используемых при обработке учетной инф-и. Коды счетов бух. учета широко примен-ся как при ручной обработке, так и в условиях компьютеризации. При существующей системе учета код счетов бух. учета составляет 4 знака. Первые два – балансовые счета, след. два – субсчета. Система балансовых счетов, используемых в международном учете предусм. для выделения субсчетов 4 разряда. В проектах компьютерной обработки бух. учета встречаются различные подходы построения кода аналитического учета. Как правило, стр-ра кода отличается различным ур-нем аналитичности и значимости. Программа позволяет вести учет по разным вар-там – ур-ням аналитики, которые устан-ся на конкретном п/п. Построение кода счетов бух.учета имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальную обработку отдельных участков учета, шде весь учет вып-ся на основании ведения журнала хоз. операций, что характерно для небольших п/п. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитич. разработки с различной степенью детализации. Ур-ни аналитики – это те признаки, по которым группируются данные. Н-р, для счета 70 «Рабочие и служащие (з/п)» можно выделить 2 ур-ня аналитики: для подразделения и для табельных номеров. В данном случае аналитич. сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. для счета 10 «Материалы» можно выделить 3 ур-ня аналитики: вид материальных ценностей (один знак), склад (один знак), номенклатурный номер материала (2 знака). Предположим на п/п имеется 7 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться на 3х складах. Закодируем эти наименования:
| Признак | Код |
|
Приведем пример построения кода краски с учетом зав-ти всех выделенных признаков:
балансовый счет 10
строит. мат-лы 7
склад строит. мат-лов 3
номенклатурный номер краски 01
Общий вид кода 107301.
Код многозначный с выделением 4х признаков построен по позиционной системе. При оприходовании и отпуске мат-лов в первичном док-те д.б. представлены все эти коды. В этом случае при компьютерной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе балансовых счетов, склада, номенклатурных номеров мат-ла и их вдов
Технология применения кода в современных условиях использования ПК опред-ся прежде всего эксплуатационными воз-тями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвяз. массивов инф-и – банка данных. Новая ИТ, использующая ПК, строится на безбумажной технологии, когда происходит автоматическое, а не бумажное формирование первичного док-та. Как известно, док-т состоит из различных реквизитов-признаков и оснований. Технологический процесс оформления док-та предусм. автоматическое занесение реквизитов-признаков в док-т. С этой целью в машинной программе имеется спец. блок справочников, который содержит опред. перечень номенклатур, используемый в данной задаче. Некоторые номенклатуры, являющиеся постоянными для данного вида деят-ти (бух.учет, банковские операции) содержатся в программе, др. составляются на месте. К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы. Н-р, для бух.учета – это план синтетических счетов. Базы данных, содержащие такие классификаторы условно можно назвать программными. Ко 2му виду классификаторов относятся локальные классификаторы, разработанные на местах. Технологию применения кодов при компьютерной обработке эк. задач можно разделить на след. этапы:
1) Просмотр и корректировка программных справочников.
Закл-ся в нахождении в справочнике нужной номенклатуры, в просмотре ее и добавление новых позиций, отражающих специфику деят-ти данной орг-и. Н-р, просматривания план бух. счетов можно добавить новый счет.
2) Составление локальных кодов.
Происходит вручную в соответ-и с методикой, описанной ранее. Последовательно описываются этапы классификации и кодирования, при этом могут использ-ся различные системы кодирования. Как показал анализ программ наиболее часто примен-ся порядковая, позиционная и комбинированная системы кодирования. Кроме цифровых кодов могут применяться буквенные и буквенно-цифровые, получившие названия мнемокода.
3) Загрузка локальных кодов в машину.
Происходит путем заполнения справочников номенклатурами и их кодовыми обозначениями.
4) Использ-е созданных справочников для заполнения первичных док-тов.
Одно из основных назначений справочника – это облегчение оформления первичных док-тов. Процесс оформления первичных док-тов закл. в заполнении полей экранной формы док-та путем открытия соответ-х справочников и переноса из них необходимой инф-и. Важным достоинством современных программ явл-ся воз-ть добавления новых позиций в справочнике в непосредственном процессе оформления док-тов. Н-р, пользователь, вводя очередное платежное поручение, обнаруживает, что появилась новая орг-я. Не выходя из режима составления док-та, пользователь обращается к справочнику орг-й и вносит в него все реквизиты новой орг-и. Одновременно эти реквизиты помещаются в создавемый док-т.
5) Применение кодов д/составления сводных таблиц (отчетов).
Коды использ-ся для составления сводных таблиц с различной детализацией по всем содержащимся позициям или выборочно. С этой целью программа перед составлении указанной сводки просит дать подтверждение о группировочных признаках, по которым ведется подсчет итогов и составление сводок. Н-р, указ-ся код материально ответственного лица, код группы, подгруппы мат-лов, в разрезе которых получить итоги в сводных ведомостях.
