Делопроизводственное обеспечение СУП

Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Делопроизводственное обеспечение СУП – организация работы с документами, обращающимися в СУП.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями делопроизводства в СУП являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

· печать документов по кадровым вопросам;

· передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и т.д.

· формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

· копирование и размножение документов;

· контроль за исполнением;

При этом правильность оформления кадровой документации напря­мую влияет на ее юридическую силу, а её оперативность — на эффек­тивность управления персоналом.

Однако до сих пор конт­ролирующими органами отмечается, что документация многих оте­чественных коммерческих организаций находится в плачевном состо­янии. Поэтому, когда те сталкиваются с государственными структу­рами, то, попадают в очень неприятные ситуации, платят штрафы. Зачастую документы не соответствуют действующим нормативам, ГОСТам, инструкциям, неправильно оформляются приказы по личному соста­ву, ведутся трудовые книжки. За нарушение правил ведения делопроизводства для руководите­лей организаций предусмотрены прежде всего административные сан­кции — это штрафы, а по некоторым позициям, возможна даже уго­ловная ответственность руководителя.

Документация по учету кадров, труда и его оплаты. Опираясь на законодательные правовые акты, организация разра­батывает и свои организационно-правовые документы.

Устав организации — главный организационный документ, явля­ется сводом правил, регулирующих деятельность этой организации и ее сотрудников, их взаимоотношения с другими организациями и граж­данами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав организа­ции утверждается вышестоящими органами, устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регист­рации в установленном порядке. Он относится к обязательным учре­дительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I части ГК РФ [128].

ТК РФ предусмотрено составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективный договор. Его определение дано в ст. 40 ТК РФ: «Коллективный договор — правовой акт, регулирующий соци­ально-трудовые отношения в организации и заключаемый работни­ками и работодателем в лице их представителей». Коллективный договор может заключаться на уровне не только организации в целом, но и обособленных структурных подразделе­ний (филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кро­ме того, могут иметь особенности в организации труда). Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст. 41 ТК РФ дан лишь примерный перечень включаемых в содержание вопросов. Сторо­ны имеют право продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными пред­ставителями работников и работодателей на федеральном, региональ­ном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пре­делах их компетенции. Соглашение, в отличие от коллективного до­говора, заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории (ст. 45 ТК РФ). Интересы работодате­лей на переговорах по заключению соглашения представляет объеди­нение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения. Сроки действия огла­шений не могут превышать 3-х лет. Важно, что «соглашение рас­пространяется на всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение.

Правилавнутреннего трудового распорядка относятся к локальным нормативным актам, которые обычно являются при­ложением к коллективному договору. Но они могут утверждаться и как отдельный документ (в ст. 189 ТК): «правила внутреннего трудового распорядка организации — локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основ­ные права, обязанности и ответственность сторон трудового догово­ра, рэжим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры пооцрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования тру-довьк отношений в организации». Организация сама должна разработать «Правила внутреннего тру­дового распорядка» исходя из своей специфики. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются ра­ботодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации.

Положении о под­разделении закрепляет с татус любого подразделения организации, его место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность.

Структура и штатная численность содержат установленную структуру организации с названием подразделений и определенной численностью работников. Обыч­но этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вно­сятся изменения, то они проводятся приказом руководителя.

Штатное расписание — документ, в котором закрепляется весь должностной и численный состав. Его цель — нормирование чи­сленности штатного персонала организации и соотношения специа­листов. Его форма унифицирована (Форма № Т-3) и входит в «Альбом унифицированных форм первичных учетных документо», утвержденный постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 01. В штатном расписании устанавливаются
структурные подразделения (наименования и код), профессии (дол
жности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разреше­нии трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Наличие качественно составленной должностной инструкции облег­чает подбор необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей, и может сразу соотнести с ними свои возможности. При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности).

Решения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командироваиии и т. д. оформляются приказами (распоряжениями). На основании этих приказов бухгалтерия производит начисления и выплаты работникам денег: заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т. д. (так называемые хозяйственные операции). Поэтому с точки зрения бухгалтерского учета эти кадровые документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, то есть оправдательными документами. Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1 996 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003 № 86-ФЗ) «первичные учетные документяты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной докумиентации»

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 дается указание на обязательность применения унифицированix форм документов, в частности — личной карточки работника.

Формы документов, представленные в Альбоме унифицированных форм первичных учет­ных документов — по учету труда и его оплаты, они охватывают не все кадровые операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например, о взысканиях, о сме­не фамилии, о замещении и т. п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разрабо­тать свою унифицированную форму на эту операцию и утвердить ее приказом. Лучше всего такую форму поместить в Табель унифициро­ванных форм документов, создаваемых в организации.