double arrow

Внешнее консультирование

4

Внутреннее консультирование.

Формы организации консультирования.

Консультация – это форма услуги организации, предоставляемой с целью объяснения ситуаций и решения связанных с ними проблем. Консультирование как форма исследования систем управления находит применение из-за определенной простоты и доступности ее использования. В этом случае нет необходимости формировать собственные кадры, обладающие навыками научно-исследовательской работы, в максимальной степени сосредоточив их внимание на основной профессиональной деятельности.

В то же время консультирование - достаточно затратный механизм и применение его становится эффективным лишь в том случае, когда это подтверждается экономическими расчетами.

Консультирование по своему характеру может быть внешним и внутренним.

Внутреннее консультирование основано на использовании внутреннего творческого потенциала персонала организации. Оно может быть реализовано в следующих формах:

- привлечение для консультаций при решении проблем совершенствования элементов системы управления организацией опытных специалистов, обладающих солидным стажем работы и заслуженным авторитетом в коллективе организации;

- организация целевых творческих «круглых столов» и целевых конференций, ориентированных по составу участников на рабочие кадры, на специалистов, на руководителей первичных трудовых коллективов, на руководителей среднего звена, на руководителей высшего звена в организации.

Развитие внутреннего консультирования для организаций во многом полезней, чем внешнего. Оно позволяет вовлечь в процессы совершенствования системы управления значительную часть своего персонала и формирует в нем корпоративный патриотизм. Это способствует развитию ответственности персонала за достижение целей организации и повышает ее управляемость и динамичность.

Внешнее консультирование исследования систем управления может осуществляться в следующих формах:

- командирование для консультаций своих специалистов в другие организации;

- приглашение внешних консультантов для анализа и оценки состояния системы управления и разработки предложений по решению выявленных проблем;

- проведение аудита системы управления организации специалистами по сертификации систем управления;

- заказ специализированной организации хоздоговорной научно-исследо-вательской работы по проблемам повышения эффективности системы управления.

При использовании внешнего консультирования руководство организации должно четко определять цели консультаций и разрабатывать в установленном порядке технические задания с их экономическим обоснованием.

4. Техническое задание на проведение исследования

Техническое задание определяет тему исследования, основания для проведения работы, наименование исполнителя и заказчика, сроки начала и окончания работ, цель выполнения научно-исследовательской работы, основные решаемые задачи, исходные данные для выполнения исследования.

Например, при решении проблемы обеспечения соблюдения норм таможенного законодательства в качестве основных решаемых задач могли быть определены:

- анализ современного состояния с соблюдением норм таможенного законодательства в Российской Федерации;

- анализ особенностей применения Таможенного кодекса, являющегося в значительной части кодексом прямого действия;

- определение соответствия структуры таможенного органа задачам Таможенного кодекса;

- определение взаимосвязи уровня соблюдения таможенного законодательства с методами управления таможенным органом;

- анализ опыта применения требований МС ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества» в таможенных органах как гаранта соблюдения норм таможенного законодательства;

- разработка организационно-экономического и организационно-правового механизмов обеспечения соблюдения норм таможенного законодательства.

В качестве исходных данных для выполнения данного исследования заказчиком могли быть рекомендованы:

- Таможенный кодекс Российской Федерации, руководящие документы и информационные материалы ФТС России;

- международные стандарты ИСО серии 9000 в версии 2000 года;

- монографии и научные статьи по вопросам практического применения требований МС ИСО серии 9000 и принципов TQM.

В техническом задании определяются также этапы научно-исследова-тельской работы – количество этапов, сроки их выполнения (начало и окончание) и выходные материалы по каждому этапу.

В одном из разделов технического задания заказчик указывает особые требования к выполнению исследования.

Например, в вышеназванной теме заказчик может подчеркнуть, что в процессе выполнения научно-исследовательской работы необходимо:

- проанализировать имеющийся зарубежный и отечественный опыт освоения требований МС ИСО серии 9000 и принципов TQM в государственных структурах;

- использовать накопленный в этом вопросе опыт Ростехрегулирования России.

В техническом задании устанавливаются способы реализации результатов исследований – кому должен быть представлен отчет о научно-исследовательской работе и кто должен принимать решение о практическом использовании полученных результатов.

Указывается также перечень документации, предъявляемой заказчику по окончании работ. Как правило, это техническое задание на исследовательскую работу и документы о завершении этапов, определенные техническим заданием и оформленные в установленном порядке.

Техническое задание определяет порядок рассмотрения и приемки каждого этапа научно-исследовательской работы, при этом заказчик, как правило, оставляет за собой право осуществить внутреннее или внешнее рецензирование отчетов. Завершение работ оформляется актом сдачи-приемки научно-технической продукции.

Техническое задание завершается технико-экономическим обоснованием, в котором отражается эффект, который можно получить от использования ожидаемых результатов исследования.

В приведенном выше примере раздел технико-экономического обоснования мог быть выражен следующим образом: «Разработка темы и реализация ее результатов позволит создать условия для совершенствования системы управления таможенными органами и на основе этого повысить эффективность освоения и применения норм Таможенного кодекса Российской Федерации».

Техническое задание подписывается уполномоченными представителями заказчика и исполнителя, согласовывается в установленном порядке и утверждается руководителем организации.

Если исследование элементов системы управления осуществляется в организации на общественных началах силами групп на рабочих местах, то техническое задание не составляется. Тема исследования, основания для проведения работы, состав исполнителей, цель выполнения исследований должны определяться в журналах работы семинаров (групп) на рабочих местах или добровольных творческих групп. В этом случае огромное значение имеет мотивационный механизм, действующий в организации, который должен формировать внутреннюю мотивацию персонала к улучшению деятельности организации.

Вопросы и задания для самопроверки.

1. Формы организации исследования систем управления.

2. Порядок организации работы временной творческой группы или семинара на рабочем месте по исследованию локальной проблемы.

3. Порядок подготовки технического задания для заключения договора с внешним консультантом (или организацией) по проблемам совершенствования системы управления организацией.

4. Методы работы семинара на рабочем месте по совершенствованию отдельных элементов системы управления организацией.

5. Порядок выбора темы для работы семинара.

6. Методы выявления причин несоответствий.

7. Методы разработки предложений по совершенствованию системы управления.

8. Методы активизации работы временных творческих групп и семинаров на рабочих местах.

9. Формы организации консультирования.

10. Разработать предложения по организации внутреннего консультирования систематического совершенствования системы управления.

11. Подготовить проект технического задания на внешнее консультирование совершенствования системы управления организацией.

4

Сейчас читают про: