Разработка предложений по совершенствованию системы управления

Методы выявления причин несоответствий.

Порядок выбора темы для работы семинара.

Темы для работы семинаров могут быть определены руководством организации или выбраны участниками семинаров по своей инициативе.

Если руководство организации ведет комплексную работу по совершенствованию системы управления организацией, то в этом случае, безусловно, полезно вовлечь в эту работу весь коллектив организации. Семинары на рабочих местах могут придать этой работе массовый характер и повысить интерес коллектива к повышению эффективности управления.

Для обеспечения целенаправленности и комплексности работы по совершенствованию системы управления руководство должно определить направления работы семинаров и оказать им методическую помощь в постановке исследования.

Если тема для работы выбирается участниками семинара по своей инициативе, то она увязывается с проблемами, с которыми чаще всего сталкиваются участники семинара. Это, как правило, проблемы совершенствования механизма реагирования на несоответствия результатов работы от установленных требований.

В четвертом модуле данного учебного пособия приведены различные методы исследования систем управления. Простейшие их них могут использоваться участниками семинаров на рабочих местах. Наиболее распространенными методами исследования, применяемыми в семинарах, являются: методы сбора исходных данных, построение причинно-следственных диаграмм, построение гистограмм и структурных схем.

Разработка предложений по совершенствованию системы управления в семинарах на рабочих местах осуществляется, в основном, на основе обсуждения и дискуссий участников семинаров. Такие предложения бывают очень полезными, так как они базируются на глубоком знании технологических процессов участниками семинаров и высоком уровне интуиции непосредственных исполнителей.

Для обеспечения организованного осуществления действий по разработке предупреждающих мероприятий разрабатывается и утверждается план действий. Он должен определить, кто выполняет конкретный этап, что и во взаимодействии с кем он конкретно делает, какие использует для этого средства и методы, где осуществляется выполнение этапа, когда он должен быть выполнен и как документально оформлен.

С целью повышения уровня активизации персонала и широкого вовлечения его в творческую работу семинаров на рабочих местах руководство организации должно максимально использовать возможности морального поощрения участников семинаров. Для этого могут быть организованы ежегодные конференции участников семинаров, конкурсы на лучший семинар года, пропаганда достижений лучших семинаров и т.п..

Пример работы семинара на рабочем месте

Группа из пяти таможенных инспекторов, работающих на таможенном посту и в отделе таможенного оформления одной из таможен, занималась, по заданию руководства таможни, совершенствованием процедур таможенного оформления и таможенного контроля товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия.

1. После обсуждения задания руководства группа сформулировала тему исследования следующим образом – «Совершенствование организации таможенного оформления и таможенного контроля импортируемых товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия (далее по тесту – ТОиТКИТ ПОПС), в зоне деятельности таможни». Тема была одобрена начальником таможни.

2. В качестве объекта исследования были определены процедуры ТОиТКИТ ПОПС. В качестве предмета исследования была взята технологическая схема ТОиТКИТ ПОПС.

3. Целью исследования было определено повышение надежности ТОиТКИТ ПОПС. Задачей исследования была объявлена разработка предложений по совершенствованию технологической схемы ТОиТКИТ ПОПС.

Для решения поставленной задачи и достижения намеченной цели группа разработала общую методическую схему исследования, представленную на рисунке 5.

Рисунок 5. Общая методическая схема исследования.

4. Для проведения анализа действующей технологической схемы ТОиТКИТ ПОПС и оценки существующего положения в соответствии с задачей исследования группа разработала частную методику, схема которой представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Методическая схема анализа действующей

технологической схемы ТОиТКИТ ПОПС.

Прежде всего группа решила разработать систему показателей, которые можно использовать для оценки надежности ТОиТКИТ ПОПС. В результате дискуссии с элементами «мозгового штурма» группа остановилась на следующих показателях:

- количество случаев отсутствия сертификатов соответствия;

- количество случаев недостоверности сертификатов соответствия;

- количество случаев пропуска на таможенную территорию товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия, без сертификатов соответствия или с недостоверными сертификатами соответствия.

Каждый из взятых для анализа показателей надежности ТОиТКИТ ПОПС зависит от ряда факторов. Группа в процессе обсуждения методической схемы проведения исследования выделила важнейшие по ее мнению факторы – участник ВЭД, вид товара, вид транспорта, орган по сертификации, таможенный инспектор.

Используя перечень показателей и перечень факторов, группа разработала форму для сбора данных о надежности ТОиТКИТ ПОПС, представленную в таблице 1.

Таблица 1 – Сведения о нарушениях ТОиТКИТ ПОПС

№ п.п.	Дата	Участник ВЭД	Вид товара	Вид транспорта	ОС, выдавший сертификат соответствия	ФИО инспектора. проверяющего сертификат	Факт нарушения правил таможенного оформления	Описание характера нарушения правил

Используя разработанную форму, все участники приступили к сбору данных о ТОиТКИТ ПОПС. Период сбора данных – прошедший год и текущее ТОиТКИТ ПОПС.

Весь массив собранных данных был подвергнут статистической обработке: среднеквадратические отклонения по всему массиву и по массивам для отдельных показателей, гистограммы распределения отклонений по факторам, диаграммы разброса в координатах «показатель – фактор».

5. Анализ характера диаграмм разброса позволил группе конкретизировать направления дальнейшего исследования. Наиболее значимыми группа определила следующие направления:

- взаимодействие таможенного органа с участниками ВЭД;

- взаимодействие таможенного органа с органами по сертификации и Ростехрегулированием.

6. Выявление и анализ причин нарушения таможенных правил ТОиТКИТ ПОПС было осуществлено с использованием причинно-следственных диаграмм.

7. Разработка предложений по совершенствованию ТОиТКИТ ПОПС осуществлялась по каждой выявленной причине с использованием метода SWOT-анализа, «записи предложений на отдельных листках», охвата всех элементов процесса (документация, средства труда, предметы труда, персонал), всех направлений деятельности (экономическое, правовое, технологическое), всех функций управления (планирование, организация, регулирование) и коллективного обсуждения предложений. Большое значение на этом этапе сыграла интуиция таможенных инспекторов.

Предложения по совершенствованию ТОиТКИТ ПОПС были сгруппированы в следующие блоки:

- перенос ТОиТКИТ ПОПС на предварительные этапы, начиная с оценки контракта;

- перенос проверки сертификата соответствия на пограничные таможни;

- обеспечение доступа таможенного инспектора к реестрам Ростехрегулирования (реестр органов по сертификации, реестр сертификатов соответствия) в режиме реального времени.

8. Ранжирование предложений по значимости и очередности внедрения было осуществлено с использованием «метода парных сравнений» и «стратегического баланса».

9. Для внедрения разработанных предложений руководитель группы подготовил служебную записку на имя начальника таможни с кратким изложением методики исследования и приложением комплекса разработанных предложений.

По своему характеру предложения разделились на две группы – реализуемые на уровне таможни и реализуемые на уровне руководителя ФТС России. Первые были включены в план оргтехмероприятий таможни на ближайший квартал. Вторые предложения были направлены на имя руководства регионального таможенного управления.

10. Повторный анализ ТОиТКИТ ПОПС был проведен только по первой группе мероприятий. Оценка результатов повторного анализа показала повышение уровня надежности ТОиТКИТ ПОПС.

11. С учетом результатов исследования была откорректирована реализуемая в таможне процедура ТОиТКИТ ПОПС.

12. Экономическая эффективность от внедрения предложений по совершенствованию ТОиТКИТ ПОПС определялась на основе повышения надежности ТОиТКИТ ПОПС. В качестве критериев эффективности повышения надежности таможенного контроля использовалась экспертная оценка эффективности сокращения на внутреннем рынке вредной, опасной и некачественной продукции.

13. Группа дала предложения по совершенствованию ТОиТКИТ ПОПС на перспективу, заключающиеся в расширении списка товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия с учетом технических регламентов Российской Федерации.

3. Консультирование как форма исследования систем управления