Понятие делопроизводства. Состав кадровой документации.
Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются разнообразные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные, учетная и др. Наиболее характерное свойство всех документов состоит в том, что они являются источниками или носителями информации и должны отвечать таким требованиям, как пригодность к продолжительному сохранению, максимальная наглядность.
Делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними.
Организация работы с документами предусматривает создание условий, обеспечение движения, поиска и сохранения документов в делопроизводстве. Эту функцию обязаны осуществлять менеджеры всех уровней.
В результате осуществления общих и специальных функций управления формируются две группы документов:
1 группа - документация, которая обеспечивает организационную функцию аппарата управления (документы в органах государственного управления).
|
|
2 группа - входят документы, специфические для любой из специальных функций управления.
Документооборот - это движение документов в организации из момента их получения или создание и к завершению выполнения или отправки.
Правильная организация документооборота оказывает содействие оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной нагрузке подразделений и имеет положительное влияние на руководящий процесс в целом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков, которые циркулируют между пунктами обработки информации (руководители учреждений и структурных подразделений, специалисты и работники) и пунктами технической обработки (экспедиции, машбюро и т.п.).
По отношению к аппарату управления различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.
Входящие документы после рассмотрения их руководством и написания резолюции размножают в соответствии с количеством исполнителей, а оригинал передается ответственному исполнителю, которому в установленный срок передаются и выполненные копии.
Кадровое делопроизводство - деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами, которые содержат информацию о личном составе предприятия (организации) при принятии на работу, переводе и увольнении работников, приказы по личному составу, учету кадров и т.п.
Правильная (т.е. в соответствии с действующим законодательством) организация кадрового делопроизводства имеет решающее значение при осуществлении гражданином права на работу.
|
|
Состав кадровой документации:
- документация, которая используется при приеме на работу персонала (Анкета о приеме на работу и проведении собеседования (см. Форму анкеты), Анкета претендента на должность, Приказ о приеме на работу, Личная карточка по учету кадров, автобиография);
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников организации;
- должностные инструкции;
- документы о командировке (фиксируются в Журнале учета работников, отбывающих в командировку), выдаются удостоверения отбывающим;
- документация о процессе оценки персонала (Аттестационный лист, Перечень показателей для оценки персонала, график проведения аттестации, протоколы заседания аттестационной комиссии, бланки собеседования);
- документация об обучении сотрудников (Регистрационная анкета для специалистов, прибывших на обучение, Типовой индивидуальный план профессионального роста работников, зачисленного в резерв на руководящие должности, Инструкция о проведении психологического тренинга, а также Типовые листы-направления и Дневники прохождения стажировки);
- документы при увольнении и переводе работников на другую работу (Заявления работника, Приказ о переводе, Приказ о разрыве трудового договора (контракта), Журнал регистрации переводов работников, Справки о текучести кадров, Табель учета рабочего времени, Ведомости о численности работников.
По функциям управления кадрами различают такие основные группы документов:
1. По личным документам: трудовая книжка, вкладыш к ней, паспорт, воинский билет, диплом или свидетельство об образовании. Эти документы являются юридическим подтверждением информации, какую работники сообщают о себе во время принятия на работу, а также при перемещениях. Из указанных документов в отделе кадров остаются лишь трудовая книжка и вкладыш к ней.
Личными также являются документы, которые выдаются отделом кадров для целевой рекомендации: удостоверение личности или пропуск, свидетельство о командировке, свидетельстве о повышении квалификации, и т.п.
2. Документы по личному составу (т.е. документы, которые готовит работник непосредственно, а также документы о назначении, награждении и т.п): заявления работников о принятии на работу, увольнение или перевод, личный листок по учету кадров, автобиография.
3. Учетные документы: накопители данных о первичной регистрации и следующем обновлении сведений о составе и перемещении кадров:
-первичные учетные документы (личная карточка, документы личного дела: опись документов, находящихся в личном деле; заявление о приеме на работу, контракт, личный листок по учету кадров, автобиография, копия документа об образовании, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, различные справки - медицинские, с места проживания, выписки с протоколов собраний трудового коллектива, трудовая книжка);
- производные учетные документы (это журнальные формы регистрации учетных данных) - штатно-должностная и алфавитная книга; книга учета лиц, зачисленных к кадровому резерву; книга учета трудовых книжек; журналы учета отпусков, дисциплинарных взысканий, награждений, учета принятия, перемещений, увольнений и т.п.
4. Распорядительные документы (закрепляют трудовые правоотношения) - приказы о принятии, перемещении и увольнении кадров, поощрение и дисциплинарные взыскания, прохождение аттестации, зачисление к резерву кадров, распоряжение о командировке и др.
5. Организационные документы - Положения (об отделе кадров, о прохождении аттестации, о зачислении к кадровому резерву и т.п.), инструкции (инструкция по делопроизводству, по работе с заявлениями граждан, должностные инструкции и т.п.), правила (правила внутреннего распорядка, сохранение кадровых документов и т.п.).
|
|
6. Информационные документы (используются в работе кадровых служб) - докладные и служебные записки по кадровым вопросам, служебные письма, телеграммы и телефонограммы, списки, отчеты, сведение и т.п.
Тема 6: Планирование и формирование персонала
План: