Политика формирования запасов

Структура денежного оборота предприятия. Классификация оборотных средств.

Тема 2. Сущность и элементы оборотного капитала предприятия.

1. Структура денежного оборота предприятия. Классификация оборотных средств.

2. Политика формирования запасов.

3. Политика управления дебиторской задолженностью.

4. Политика управления денежными средствами

Рассмотрим общие подходы к решению вопроса, куда вложите финансовые ресурсы с наибольшей эффективностью, отражающего, как несложно заметить, инвестиционный аспект системы управления финансами. Заметим, что речь идет о расширенном понимании этого термина, т.е. о распределении общего объема финансовых ресурсов' на конкретные виды активов или, точнее, об оптимизации актива баланса. В активной стороне баланса представлены две группы активов: долгосрочные и краткосрочные. Первые, по сути, определяют политику организации в отношении вида бизнеса, ее материально– технической базы (речь идет собственно об инвестиционной деятельности, заключающейся в выборе варианта долгосрочного вложений капитала), т.е. отражают долгосрочную политику организации; вторые — политику в отношении текущего управления финансами (речь идет об управлении оборотными активами).

Оборотный капитал — это капитал организации, вложенный в оборотные активы (оборотные средства), возобновляемые с определенной регулярностью для обеспечения текущей деятельности. Оборотный капитал как минимум однократно оборачивается в течение года или одного производственного цикла, если последний превышает гол Под оборачиваемостью капитала в данном случае подразумевается трансформация финансовых ресурсов, происходящая в организации циклически (рис. 4.1).

Операционный цикл представляет собой период полного оборота всей суммы оборотного капитала, в процессе которого происходит смена отдельных их видов.

Как видно из рис. 4.1 движение оборотных средств организации в процессе операционного цикла проходит четыре основные стадии, последовательно меняя свои формы.

На первой стадии денежные средства (включая их субституты кроме краткосрочных финансовых вложений) используются для приобретения товаров, т.е. входящих запасов материальных оборотных средств,

На второй стадии входящие запасы материальных оборотных средств в результате непосредственной производственной деятельности превращаются в запасы готовой продукции.

На третьей стадии запасы готовой продукции реализуются потребителям и до наступления их оплаты преобразуются в дебиторскую задолженность.

На четвертой стадии инкассированная, т.е. оплаченная, дебиторская задолженность вновь преобразуется в денежные средства, часть которых до их производственного востребования может храниться и в виде высоколиквидных краткосрочных финансовых вложений.

Важнейшей характеристикой операционного (коммерческого) цикла, существенно влияющей на объем, структуру и эффективность использования оборотного капитала, является его продолжительность, Она включает период времени от момента расходования организацией денежных средств на приобретение входящих запасов материального оборотного капитала до поступления денег от дебиторов за реализованную им продукцию.

Принципиальная формула, по которой рассчитывается продолжительность операционного цикла организации, имеет вид [4. С. 151]:

(4.1)

где ПОЦ — продолжительность операционного цикла организации, в днях; ПО_ДА — период оборота среднего остатка денежного оборотного капитали (включая их субституты в форме краткосрочных финансовых вложений), в днях;

ПО_МЗ – продолжительность оборота запасов сырья, материалов и других материальных факторов производства в составе оборотного капитала, в днях;

ПО_ГП — продолжительность оборота запасов готовой продукции, в днях; ПО_ДЗ — продолжительность инкассации дебиторской задолженности в днях.

В процессе управления оборотным капиталом в рамках операционного цикла выделяют две основные составляющие:

■ производственный цикл организации;

■ финансовый цикл (или цикл денежного оборота) организации

Производственный цикл организации характеризует период полного оборота материальных элементов оборотных средств, используемых для обслуживания производственного процесса, начиная с момента поступления товаров в организацию и заканчивая моментом отгрузки покупателям.

Продолжительность производственного цикла организации определяется по следующей формуле [4. С. 1521:

(4.2)1

где ППЦ — продолжительность производственного цикла организации в днях;

ПО_СМ — период оборота среднего запаса сырья, материалов и полуфабрикатов, в днях;

ПО_НЗ — период оборота среднего объема незавершенного производства в днях;

ПО_га — период оборота среднего запаса готовой продукции, в днях.

Финансовый цикл (цикл денежного оборота) организации представляет собой период полного оборота денежных средств, инве­стированных в оборотный капитал, начиная с момента погашения кредиторской задолженности за полученные товары и заканчивая! инкассацией дебиторской задолженности за реализацию товаров.

Продолжительность финансового цикла (или цикла денежного оборота) организации определяется по следующей формуле [4. С. 153]:

(4.3)

Где ПФЦ — продолжительность финансового цикла (цикла денежного оборо­та) организации, в днях; ППЦ — продолжительность производственного цикла организации, в днях; ПОдз — средний период оборота дебиторской задолженности, в днях; ПО_КЗ — средний период оборота кредиторской задолженности, в днях.

Классификация оборотных активов может быть построена по следующим основным признакам (рис. 4.2) [4].

Рассмотрим эту классификацию подробнее.

1. По характеру финансовых источников формирования:

валовые оборотные активы (или оборотные средства в целом) характеризуют общий их объем, сформированный за счет как собствен­ного, так и заемного капитала. В составе отчетного баланса организации они отражаются как сумма второго и третьего разделов его актива;

чистые оборотные активы (или чистый рабочий капитал) — характеризуют ту часть их объема, которая сформирована за счет собственно­го и долгосрочного заемного капитала.

ЧОА = ОА - КФО, (4.4)

где ЧОА — сумма чистых оборотных активов организации; ОА — сумма валовых оборотных активов организации; КФО — краткосрочные текущие финансовые обязательства организации;

собственные оборотные активы (или собственные оборотные средства) —характеризуют ту их часть, которая сформирована за счет собственного капитала организации.

Сумму собственных оборотных активов организации рассчитывают по формуле [4. С. 149]:

СОА = ОА - ДЗК - КФО,

где СОА ~ сумма собственных оборотных активов организации;

ОА — сумма валовых оборотных активов организации; ДЗК — долгосрочный заемный капитал, инвестированный в оборотные активы организации; КФО — краткосрочные (текущие) финансовые обязательства организации.

Если организация не использует долгосрочный заемный капитал для финансирования оборотных средств, то суммы собственных и чистый оборотных средств совпадают.

2. По видам оборотных активов:

запасы сырья, материалов и полуфабрикатов. Этот вид оборотных активов характеризует объем входящих материальных потоков в форме запасов, обеспечивающих производственную деятельность организации;

запасы готовой продукции. Этот вид оборотных средств характеризует объем выходящих материальных потоков в форме запасов произведенной продукции, предназначенной к реализации. В практике к этому виду оборотных средств добавляют обычно объем незавершенного производства (с оценкой коэффициента его завершенности по отдельным видам продукции в целом). При значительном объеме и продолжительности цикла незавершенного производства его выделяют в процессе финансового менеджмента в отдельный вид оборотных средств;

дебиторская задолженность. Она характеризует сумму задолженности в пользу организации, представленную финансовыми обязательствами юридических и физических лиц по расчетам за товары, работы, услуги, выданные авансы и т.п.;

денежные активы. На практике к ним относят не только остатки денежных средств в национальной и иностранной валюте (во всех их формах), но и сумму краткосрочных финансовых вложений, которые рассматриваются как форма инвестиционного использования временно свободного остатка денежного оборотного капитала (так называемый спекулятивный остаток денежных средств);

прочие виды оборотных активов. К ним относятся оборотные активы, не включенные в состав вышерассмотренных, если они отражаются в общей их сумме (расходы будущих периодов и т.п.).

3. По характеру участия в операционном процессе:

оборотные активы, обслуживающие, производственный цикл организации (запасы сырья, материалов и полуфабрикатов; объем незавершенного производства; запасы готовой продукции);

оборотные активы, обслуживающие финансовый (денежный) цикл организации (дебиторская задолженность и др.).

Более подробно дифференциация оборотных активов по этому признаку будет рассмотрена при характеристике производственного и финансового (денежного) циклов организации.

4. По периоду функционирования оборотного капитала:

постоянная часть оборотных активов. Она представляет собой неизменную их часть, которая не зависит от сезонных и других колеба­ний операционной деятельности организации и не. связана с формированием запасов товарно-материальных ценностей сезонного хранения, досрочного завоза и целевого назначения;

переменная часть оборотных активов. Она представляет собой варьирующую их часть, которая связана с сезонным возрастанием объема производства и реализации продукции, необходимостью формирования в отдельные периоды хозяйственной деятельности организации запасов товарно-материальных ценностей сезонного хранения, досрочного завоза и целевого назначения. В составе этого вида оборотных средств обычно выделяют максимальную и среднюю их части.

Управление использованием оборотного капитала организации связано с конкретными особенностями формирования его операционного цикла.

В системе управления финансами этот объект понимается в более широком смысле нежели просто сырье и материалы, необходимые для производственного процесса. К нему также относятся незавершенное

производство, готовая продукция, товары для перепродажи и др. Для финансовых менеджеров и аналитиков предметно-вещественная приро­да запасов не имеет особого значения, важна лишь общая сумма денежных средств, «омертвленных» в запасах в течение технологического (производственного) цикла, именно поэтому можно объединить эти на первый взгляд разнородные активы в одну группу.

Управление запасами имеет огромное значение как в технологическом, так и в финансовом аспекте. С позиции управления финансами организации запасы — это иммобилизованные средства, т.е. средства, в известном смысле отвлеченные из оборота. Понятно, что без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естествен­но желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в какой-то альтернативный проект (например, альтернативой «омертвлению» средств в запасах является размещение некоторой. их части в банке под проценты или приобретение ликвидных ценным бумаг). Кстати, эти косвенные потери при определенных обстоятельствах могут стать и прямыми. Исследования показывают, что при вынужденной реализации активов, например в случае банкротства компании, многие оборотные средства «вдруг» попадают в разряд неликвидов, а вырученная за них сумма может быть гораздо ниже учетной стоимости.

Формализация политики управления запасами требует ответа на следующие вопросы:

1) можно ли в принципе оптимизировать политику управления величиной запасов;

2) какой объем запасов является минимально необходимым;

3) когда следует заказывать очередную партию запасов;

4) каков должен быть оптимальный объем заказываемой партии?

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами организации, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию] и обеспечению эффективного контроля за их движением.

Разработка политики управления запасами охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, основными из которых являются:

1) анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде. Основной задачей данного анализа является выявле­ние уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования. Анализ проводится в разрезе основных видов запасов;

2) определение целей формирования запасов. Ими могут быть:

■ обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов),

■ обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции)',

■ накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде;

3) оптимизация размера основных групп текущих запасов. С этой целью используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила модель экономически обоснованного размера заказа. Она может быть использована как для оптимизации размера производственных запасов, так и запасов готовой продукции. Расчетный механизм этой модели основан на оптимизации совокупных операционных затрат по закупке и хранению запасов в организации. Эти затраты предварительно разделяются на две группы:

а) сумма затрат по размещению заказов (включающих расходы по транспортированию и приемке товаров)

где Z₂ — сумма операционных затрат по размещению заказов;

О — объем производственного потребления товаров в рассматриваемом периоде;

Q — средний размер одной партии поставки товаров. S — средняя стоимость размещения одного заказа;

Из приведенной формулы видно, что при неизменном объеме про­изводственного потребления и средней стоимости размещения одного заказа общая сумма операционных затрат по размещению заказов минимизируется с ростом среднего размера одной партии поставки товаров;

б) сумма затрат по хранению товаров на складе:

где Zj — сумма операционных затрат по хранению товаров на складе;

С — стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Из приведенной формулы видно, что при неизменной стоимости хранения единицы товара в рассматриваемом периоде общая сумма операционных затрат по хранению товарных запасов на складе минимизируется при снижении среднего размера одной партии поставки товаров.

Таким образом, с ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются Z₂ и возрастают Z,. Данная модель позволяет оптимизировать пропорции между этими двумя группами затрат таким образом, чтобы их совокупная сумма была минимальной.

Определение экономичного (оптимального) запаса показано на рис. 4.3.

Выбор политики управления запасами практически заключается в ответе на один, достаточно простой вопрос, какая величина запасов! является для организации оптимальной.

Очевидно, что запасы организации нужны для того, чтобы выполнять заказы своих клиентов на приобретение товаров в нужном количестве и в установленные сроки. Однако запасы требуют расходов на их содержание, пока они не «дождутся своего часа» и не будут реализованы. Причем потери организации возрастают, прежде всего за счет отвлечения из оборота части капитала, инвестированного в запасы. Поэтому организация должна найти для себя оптимальное сочетание между издержками и выгодами от выбранного уровня товарных запасов и определить, какая величина запасов по каждой товарной группе (или даже позиции) является достаточной. При этом желательно от чисто эмпирических наблюдений за ситуациями типа «есть заказы — нет товаров» или «есть запасы — не хватает денег» перейти к более объективным критериям. В качестве базовых индикаторов качества выбранной политики управления запасами могут использоваться как непосредственные, так и более обобщенные критерии, а также их различные комбинации. К ним можно отнести следующие.

1. Показатели достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Например, так называемый уровень обслуживания, под которым понимается процент от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из наличных материальных запасов без дополнительного заказа.

2. Показатели, основанные на поиске оптимального размера закала, исходящие из соотношения стоимости хранения запасов и стоимости выполнения заказа. Издержки хранения выступают ограничением на размер запасов. Причем в стоимость хранения входят «вмененные» издержки. Они характеризуют прибыль, которая могла бы быть получена, если бы средства не были использованы для образования запаса, а пущены в оборот». Большие размеры заказа и, следовательно, меньшее их количество уменьшают стоимость выполнения заказов, но приводят к увеличению стоимости хранения запасов. Поэтому, необходимо найти баланс между стоимостью хранения, с одной стороны, и операциями по заказу товаров, с другой стороны.

3. Индикаторы, связанные с характеристиками денежных потоков от операций по закупке и реализации товара. Например, величина чистого дисконтированного денежного потока, равная разнице между дисконтированной величиной средств, которые направлены на закупку товара, и средств, полученных от реализации (в течение расчетного периода). За величину дисконта может быть принята средняя рентабельность инвестиций организации или величина действующей ставки банковского кредита.

4. Индикаторы, отражающие рентабельность деятельности предприятия при различных методах управления запасами. Например, рентабельность активов (ROA) в течение расчетного периода, определяемая отношением:

Первый показатель характеризует рентабельность оборота или «рентабельность продаж», второй — характеризует «оборачиваемость активов» за период. Наличие излишних, избыточных запасов приво­дит к увеличению показателя «активы» и, следовательно, к снижению оборачиваемости. Необходимо определить оптимальную величину инвестиций в запасы, которая, увеличивая «оборачиваемость активов», не приводила бы к снижению ROA (за счет уменьшения оборота).

С точки зрения методологии, в литературе можно проследить относительно четкие направления построения систем управленческого учета. Что же касается практического применения, гораздо труднее в реально действующей организации выявить причинно-следственную связь затраты — процесс (работа, активность) — результат (продукта услуга).

В управлении запасами часто прибегают к объемно-стоимостному анализу, т.е. разделению номенклатуры на группы в соответствии с объемами реализации по позициям. В большинстве случаев объемно-стоимостный анализ показывает, что основной объем реализации (70—80%) обеспечивается весьма немногими номенклатурными позициями (10-1 20%). Соответственно издержки управления запасами в основном зависят от динамики по этой ограниченной номенклатуре.

Это свойство запасов позволяет применять при управлении ими принцип Парето: в первую очередь подлежат контролю позиции, обладающие наибольшим объемом реализации, или наибольшей рублевой активностью. При проведении объемно-стоимостного анализа вся номенклатура запасов делится на две группы: запасы с высокой рублевой активностью, т.е. обеспечивающие основной объем реализации, и запасы с низкой рублевой активностью. Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то прибегают к системе ABC-анализа. По этой системе запасы подразделяются на три группы: «А», «В» и «С».

Группа «А» включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного и скрупулезного учета и контроля (возможно даже ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа.

Группа «В» составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для организации и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации; для товарно-материальных запасов этой группы, как и группы «А», приемлемы методики определения оптимального размера заказа.

Группа «С» включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов товарно-материальных запасов, закупаемых обычно в большом количестве.

Распределение запасов показано на рис.В соответствии с принципом Парето, товары группы «А» подлежат более тщательному учету и более частой инвентаризации, спрос на них прогнозируется с помощью более сложных методик и более часто, вни­мательно контролируется своевременное пополнение этих запасов. В то время как потребность в активных товарах определяется более точным методом прогнозирования сбыта, потребность в малоактивных товарах может определяться менее точным и более дешевым способом

учета прошлого опыта. Неоптимальное управление малоактивными товарами слабо влияет на общие показатели управления запасами. Учитывая это, руководители с целью снижения напряженности управленческого труда могут осуществлять закупки исходя из годовой потребности по номенклатуре малоактивных товаров. Таким образом, использование принципа Парето в управлении товарными запасами означает, что вся номенклатура делится на группы по критерию активности. Группа «А», как «наиболее активная», подвергается самому тщательному контролю, группе «В» оказывается меньше управленческого внимания, а группа «С» обслуживается «наименее активно». Данный метод анализа получил большое развитие благодаря своей универсальности и эффективности. Результатом ABC-анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат:

■ первый шаг: определить объекты анализа (клиент, поставщик, товарная группа (подгруппа), номенклатурная единица);

■ второй шаг: определить параметр, по которому будет проводиться анализ объекта (средний товарный запас (руб.); объем продаж (руб.); доход (руб.); количество единиц продаж (шт.); количество заказов (шт.));

■ третий шаг: сортировка объектов анализа в порядке убывания значения параметра;

■ четвертый шаг: определение групп «А», «В» и «С».

Для определения принадлежности выбранного объекта к группе необходимо:

1) рассчитать долю параметра от общей суммы параметров выбранных объектов;

2) рассчитать эту долю с накопительным итогом;

3) присвоить значения групп выбранным объектам.

Классификация ABC-анализа позволяет сосредоточиться на контроле только за наиболее важными видами товарно-материальных ценностей (группы «А» и «В») и тем самым сэкономить время, ресурсом и повысить эффективность управления.

Для товарно-материальных запасов, которые попадают в группы «А» и «В», на основе плана продаж следует определить размер наиболее экономичного объема заказа.

Выше были введены следующие обозначения величин, которые используются в расчетах:

О — стоимость выполнения одного заказа (расходы на размещение заказа, издержки по получению и проверке товаров);

С — затраты по содержанию на единицу запасов за некоторый период, в том числе расходы по хранению, транспортировке, страхованию вместе с требуемым уровнем прибыли на инвестированный в запасы капитал;

3 — величина расхода единиц за тот же период.

Предположим, что стоимость выполнения одного заказа (О), затраты по содержанию единицы запасов (С) и величина расходам товарно-материальных ценностей за некоторый период (3) являются 1 постоянными. Если также принять, что расход запасов устойчив во времени, то

где Q — заказанный объем запасов (в ед.), причем предполагается, что он не изменяется в течение всего рассматриваемого времени.

Иллюстрацию наиболее оптимального размера заказа см. на рис. 4.5.

Оптимальный размер заказа определяется по формуле

;

Кроме этого, можно выделить два основных метода определения потребности организации в запасах:

■ технологического нормирования;

■ сравнительного анализа счетов.

Технологическое нормирование используют, как правило, при определении потребности в материалах на производственные цели. На больших и средних промышленных предприятиях существуют удельные нормы расхода по видам сырья и материалов в расчете на одну единицу отдельного вида продукции.

Метод сравнительного анализа счетов является более простым, по одновременно дает более грубую оценку. Он применяется в основ­ном к той части основных материалов, которая относится на сбытовые расходы, либо для всех основных материалов в небольших организа­циях, где отсутствует система технологического нормирования. Суть метода заключается в том, что за ряд прошлых периодов по данным оперативной отчетности сопоставляются объемы производства и сбы­та с динамикой расходования ресурсов и на основе средневзвешенной устанавливаются нормы расхода на плановый период.

Суммируя производственные и сбытовые потребности в разрезе отдельных видов материальных оборотных ресурсов, определяют потребность в основных материалах.