Организационные процедуры выбора поставщика. Источники информации о поставщиках

Первый этап — выбор альтернативы: организовать собственный выпуск материальных ресурсов, необходимых для основного производства, или же закупать их у других предприятий-производителей - задача «МОВ» (сделать или купить):

► сравнительный анализ показателей издержек производства, рентабельности, цен на продукцию тех производств, которые предприятие предполагает объединить с целью создания собственного устойчивого источника снабжения.

► Разумно руководствоваться концепцией «обратного маркетинга», имеющей отношение к развитию поставщика.

Второй этап — выбор формы поставок (снабжения): решается вопрос о поставщике — будет ли им само предприятие-изготовитель или его посредник в лице оптовой либо розничной торговой организации.

Третий этап — анализ потенциальных поставщиков с целью выбора наиболее выгодного.

► По предполагаемым транзитным поставкам изучают предприятия-изготовители,

► по складским — оптовые и розничные торговые предприятия.

Задача логистиков — определить, кто из поставщиков способен обеспечить своевременную поставку качественной продукции, причем сделать это с минимальными затратами и потерями для потребителя.

Выбор лучшего поставщика может осуществляться в зависимости:

► от вида закупаемых материалов для потребителя:

- основные;

- вспомогательные.

► от периодичности закупки:

- повторные;

- повторные с изменениями;

- впервые осуществляемые.

При повторных закупках без изменений поставщик обычно остается прежним, с ним у потребителя устанавливаются стабильные долгосрочные связи.

При повторных закупках с изменениями потребитель также пытается сохранить отношения с уже имеющимися поставщиками, однако поскольку он выдвигает новые требования, то для него важно выяснить, может ли поставщик им соответствовать.

При поиске новых поставщиков потребитель выполняет следующие операции:

► составляет перечень потенциальных поставщиков (на основе баз данных о поставщиках, классификаторов продукции, рекламных объявлений, путем участия в выставках, ярмарках, аукционах, биржевых торгах, через объявление тендерных торгов и др.);

► определяет критерии выбора поставщиков и их значимость;

► производит предварительный анализ поставщиков по критериям с целью сужения их круга до четырех-пяти;

► готовит и рассылает запросы поставщикам по недостающей информации;

► осуществляет коммерческую оценку поставщиков;

► проводит предварительные переговоры или встречи с наиболее предпочтительными поставщиками (при необходимости);

► выбирает поставщиков и заключает с ними договоры на поставку продукции.

Четвертый этап — процедура документального оформления отношений с поставщиками.

Отношения по закупкам материальных ресурсов оформляются договором поставки между поставщиками и покупателями.

Основные рекомендации по заключению договоров могут способствовать:

► внедрению принципов логистики в практику взаимоотношений с поставщиками;

► сокращению времени на подготовку и заключение договоров;

► использованию накопленного опыта заключения договоров;

► недопущению ошибок, имевших место в практике взаимоотношений с поставщиками;

► распространению в организации опыта высококвалифицированных работников по заключению договоров;

► включению в договор четких, однозначно воспринимаемых сторонами формулировок;

► совершенствованию документооборота во взаимоотношениях с поставщиками;

► принятию наиболее рациональной схемы расчетов за продукцию;

► ускорению доставки грузов.

Работу по отбору поставщиков следует осуществлять только в отношении тех поставщиков, которые занесены в список вероятных претендентов и действительно имеют шанс получить заказ.

Построение показателя «множество» (список, перечень всех потенциальных поставщиков) включает:

► предварительный сбор данных о поставщиках ресурсов;

► текущее наблюдение за деятельностью поставщиков ресурсов;

► систематическое изучение конъюнктурообразующих факторов рынка поставщиков;

► наблюдение за деятельностью предприятий-конкурентов, являющихся лидерами на смежных рынках.

Сбор информации о поставщиках включает:

► участие в выставках,

► поиск потенциальных поставщиков с помощью специализированных изданий и альманахов,

► а также через Интернет.

Информация, касающаяся деятельности поставщиков ресурсов, полученная из различных источников, систематизируется и объединяется в базу данных. Образуется своего рода картотека поставщиков, в которую включены следующие данные:

► общая характеристика поставщика:

- профиль его деятельности, номенклатура продукции и услуг;

- объёмы производства и реализации продукции и услуг и другие характеристики;

► организационно-экономические характеристики поставщика:

- финансовое положение, кредитоспособность;

- загрузка производственных мощностей;

- основные потребители продукции;

- участие в ассоциациях и других организациях.

Чтобы ускорить сбор достоверной информации, повысить степень объективности принятия решения о выборе поставщика, предприятия нередко обращаются к услугам специализированных агентств, с которыми заключает соответствующий договор. Эти агентства готовят справки о поставщиках, в том числе с использованием неформальных каналов получения информации. В справки включается информация о финансовом положении поставщика по следующим показателям:

► отношение ликвидности активов поставщика к сумме долговых обязательств;

► отношение объёма продаж к дебиторской задолженности;

► отношение чистой прибыли к объёму продаж;

► движение денежной наличности;

► оборачиваемость запасов

► и другие показатели.

Такая информация предназначена исключительно для использования заказчиком и не подлежит передаче другим лицам.

Обычные источники информации:

► каталоги (в печатном или электронном виде),

► торговые журналы,

► различного рода рекламные объявления,

► прайс-листы,

► торговые директории (регистры) поставщиков и товаров,

► торговые представительства и др.

► Каталоги наиболее известных источников снабжения содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т.п.

► Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу.

► Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, вида продукции и общей ситуации на рынке закупок.

► Торговые директории или регистры - это источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке с указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара.

Таким образом, для сбора информации о поставщиках используются разнообразные источники:

► собственное расследование;

► местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

► банки и финансовые институты;

► конкуренты потенциального поставщика;

► торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата Республики Беларусь;

► информационные агентства;

► государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

► нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации;

► как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.