Поиск и отбор информации

Поиск и отбор информационных материалов – взаимосвязанный процесс. Необходимо овладеть умением отыскать в море информации только нужные сведения, факты, идеи. Первичной информации в море новой литературы содержится не более 25%, остальная – вторичная. Задача заключается в том, чтобы отыскать в информационном потоке оригинальные издания и отсеять все остальное, найти такую информацию, которая является наиболее ценной и актуальной в данный момент.

Для эффективного использования информации необходимо:

♦ научиться быстро, с наименьшей затратой сил следить за потоком новой информации;

♦ рационально выбирать из информационного потока книги, статьи и другие материалы по конкретной теме;

♦ оперативно и полно извлекать из отобранных материалов нужную информацию.

В современной науке все более широкое распространение получают комплексные исследования. Кроме того, нужная информация может встретиться и в работах более широкого профиля, например по менеджменту. Поэтому необходимо ознакомиться с библиографиями не только по узкой теме, бухгалтерскому учету и аудиту, но и по другим дисциплинам, а иногда и отраслям знания: статистике, менеджменту, финансам и т.д.

Какой бы узкой и специальной ни была тема, поиск материала для ее разработки может продолжаться бесконечно. Для того чтобы сузить сферу поиска, нужно проанализировать информацию и отобрать наиболее необходимую.

Знакомиться с литературой целесообразно в следующей последовательности: руководящие документы (вначале законы, затем законодательные акты), научные издания (первоначально книги, затем периодические издания), статистические данные. Знакомиться с источниками следует в порядке обратном хронологическому, то есть вначале целесообразно изучить самые свежие публикации, затем – прошлогодние, потом – двухгодичной давности и т.д.

При подборе нормативно-правовых актов целесообразно использовать возможности тематического поиска документов в других справочных системах. Эти справочно-информационные системы облегчают тематический поиск документов, а также позволяют быстро найти документ при наличии информации об органе, принявшем документ, дате принятия, номере документа. Кроме того, документы в данных электронных системах, как правило, содержат комментарии и отсылки к другим нормативным актам. Недостатком использования данных систем является то, что версии этих документов не являются официальными и поэтому иногда содержат ошибки. Следовательно, получив первичную информацию при помощи справочно-информационных систем, достоверность этой информации следует подтвердить по официальным источникам издания.

Подбор книг и статей следует производить с использованием систематических указателей литературы в городских библиотеках, читальном зале вуза и методических кабинетах кафедр. При изучении периодических изданий лучше использовать последние в году номера журналов, где помещается указатель статей, опубликованных за год.

Статистический материал, связанный с протекающими в экономике процессами, можно получить при анализе данных, опубликованных в ежегодных статистических сборниках, официальных изданиях.

Для подбора изданий по интересующей теме могут быть использованы списки литературы, содержащиеся в уже проведенных исследованиях на соискание ученых степеней, опубликованных монографиях.

Практика показывает, что большинство начинающих исследователей, имея хорошие начальные навыки работы с первоисточниками, все же не умеют в короткий срок извлечь требуемую информацию из большого объема. Можно рекомендовать следующую последовательность действий, помогающую почерпнуть главное в любом издании, не читая его целиком. В издании изучается: заглавие; фамилия автора; наименование издательства (или учреждения, выпустившего книгу); время издания; количество изданий (первое, второе и т.д.); аннотация; оглавление; введение или предисловие; справочно-библиографический аппарат (список литературы, указатели и т.д.), иллюстративный материал и первые предложения абзацев в представляющих интерес главах.

При изучении заглавия следует сопоставить его с темой вашей будущей работы. Если заглавие совпадает с темой или уже ее, то для вас будет представлять интерес весь материал публикации. Если заглавие шире темы, то вам будет интересна только часть издания.

Известность автора важна для исследователя. Если автор широко известен, то книга будет содержать устоявшиеся положения. Если автор малоизвестен, то к материалу следует подходить с критических позиций и обращать внимание на доказательство приводимых положений. Работы малоизвестных авторов не менее важны, чем публикации маститых ученых. Как правило, малоизвестные авторы – это начинающие исследователи. Именно они выдвигают и доказывают новые положения. Эти новые положения могут использоваться вами в качестве направлений собственных исследований или подвергаться критике.

Наименование издательства может содержать информацию о качестве опубликованного материала. Современные книжные издательства специализируются на определенной тематике и предъявляют разные требования к качеству работ.

Время издания отражает особенности того исторического периода, в котором писалась книга. Материалы, опубликованные до начала 90-х гг., характеризуются идеологизированностью и рассмотрением процессов с марксистско-ленинских позиций. Период с начала 90-х гг. до 1998 г. характеризовался эйфорией реформ, и книги этого периода, как правило, не содержат критического анализа рыночных преобразований. С 1998 г. авторы переосмыслили роль рынка в жизни общества. В связи с этим книги последних лет отражают более реалистичный взгляд на протекающие экономические процессы, раскрывают как "плюсы", так и "минусы" рынка.

Аннотация помещается в начале книги и содержит, как правило, цель подготовки издания и характеристику потенциального круга читателей. На основе этих данных имеется возможность оценить, насколько близка книга к проводимым исследованиям.

Оглавление раскрывает структуру издания, позволяет получить информацию о поставленных проблемах. На основе изучения оглавления следует определить, какая часть издания будет особенно полезна для исследований.

Во введении или предисловии наиболее часто раскрываются причины анализа исследуемых проблем, более подробно раскрывается цель книги.

Справочно-библиографический аппарат позволяет судить об обоснованности выдвигаемых автором положений в трудах других авторов. Следует просмотреть список литературы, приводимый в конце издания, а также библиографические ссылки в тексте. Изучив список литературы, можно получить информацию о проведенных исследованиях в изучаемой области.

Иллюстративный материал в представляющих интерес главах позволяет в кратчайший срок уяснить основные положения по исследуемым проблемам. Наличие рисунков, графиков, схем свидетельствует о высоком качестве проработки автором изучаемых проблем.

Поскольку первое предложение, как правило, отражает основную мысль абзаца, то для понимания смысла текста в целом достаточно прочитать начальные предложения абзацев.

При наличии достаточного времени вызвавший интерес материал изучается более внимательно. При необходимости сведения могут быть выписаны или ксерокопированы.

При подборе литературы ни в коем случае не следует поддаваться соблазну взять побольше. Чем больше будет собрано научных источников, тем большую долю среди них будут составлять не очень нужные для работы публикации.

Необходимо составлять библиографическое описание отобранных изданий, которое производится в строгом соответствии с порядком, установленным для библиографического описания произведений печати. Записать правильно источник информации – дело минутное, но эта минута поможет сберечь часы работы.

Для обеспечения работы с литературой запись сведений о ней – библиографическое описание – удобнее всего делать на стандартных библиотечных карточках или перфокартах. Для каждого издания или публикации необходимо оформить отдельную карточку или перфокарту. Это обеспечит место не только для библиографического описания (набора сведений о произведении печати), но и для аннотации, краткого реферата, для шифра и сведений о библиотеке, в которой хранится данное издание. Можно указать отдельные страницы, представляющие интерес, а еще лучше дать краткую аннотацию. Карточки можно сортировать в любом порядке, удобном для этой стадии работы, но лучше в алфавитном, что поможет избежать дублирования описаний. Это особенно важно при просмотре литературы с целью ретроспективного поиска за большой промежуток времени. Карточки, благодаря шифрам, легко систематизировать, перестраивая по мере надобности схему классификации, дополняя ее новыми разделами и новыми карточками.

Личная библиографическая картотека представляет собой гибкий рабочий аппарат; она удобнее любых списков. В процессе работы над темой с помощью картотеки удобно планировать и организовывать работу по ознакомлению с источниками, установить, какие материалы уже проработаны и какие еще нужно доработать. В зависимости от особенностей темы и литературы к ней в картотеке может применяться любое расположение карточек (алфавитное, систематическое, хронологическое, по видам изданий и т.д.).

Умение быстро осуществлять поиск информации является важным условием продуктивности и качества самостоятельной работы. Знания и навыки в этой области включают: представление о системе научно-технической информации в целом и о том, как эта система конкретно представлена там, где работает, учится студент, аспирант; знания о возможных источниках информации; умение пользоваться библиографическими и другими справочными материалами.

Источник научной информации – это носитель, содержащий сообщение. Органы научно-технической и справочной информации представлены библиотеками (общими и специальными). В библиотеках основными формами обслуживания читателя являются: справочно-библиографическое; абонемент; ксерокопирование.

Справочно-библиографическое обслуживание осуществляется специальными библиографическими отделами или бюро, системой каталогов (алфавитных, систематических, предметных, вспомогательных) и картотек (перечней всех материалов, выявленных по определенной тематике).

Библиотечные каталоги являются связующим звеном между книжным фондом и читателями библиотеки. Они выполняют различные функции, которые обеспечивают раскрытие содержания книжного фонда и целенаправленное руководство чтением читателей. Библиотечные каталоги имеют информационно-поисковую функцию, осуществляемую в процессе ручного поиска по каталогу, т.е. при сопоставлении запроса читателя с данными каталогами.

Алфавитный каталог – это информационно-поисковая система (ИПС), информационно-поисковым языком которой является библиографическое описание. Каталожные карточки с описанием книг расставляются в алфавитном порядке по фамилиям авторов и заглавиям произведений.

Алфавитный принцип (строгий алфавит) расстановки карточек позволяет собрать в одном месте совокупность основных и добавочных описаний, в заголовке которых указана фамилия одного и того же автора, что обеспечивает исчерпывающий ответ на один из самых важных вопросов: какие книги определенного автора имеются в библиотеке? Алфавитный принцип организации каталога позволяет ответить и на другой важный вопрос: имеется ли в библиотеке конкретная книга, автор и заглавие которой известны, а также выделять отдельные массивы описаний изданий индивидуального и коллективного автора.

Систематический каталог – это информационно-поисковая система, которая учитывает содержание произведений печати. ИПС здесь является индексом библиотечной классификации. Для того, чтобы пользоваться систематическим каталогом, нужно знать точный индекс интересующей вас отрасли знания, так как карточки с библиографическим описанием, учитывая содержание произведений печати, расставляются в отделе соответствующей отрасли знаний. Структура отделов систематического каталога соответствует принятой в данной библиотеке классификации.

Для оказания помощи читателям в поиске литературы по систематическому каталогу служит алфавитно-предметный указатель (АПУ) или просто ключ к систематическому каталогу. Классификация по отраслям знания делает неизбежным рассредоточение различных аспектов одного и того же предмета, явления по разным отделам классификационных таблиц.

Предметный каталог – это ИПС, в основе которой лежит учет содержания произведений печати по предметам и рубрикам. Библиографические записи группируются по наименованиям рубрик, а внутри рубрик – в алфавитном порядке. В отличие от систематического каталога, который также учитывает содержание произведений печати, предметный каталог строится не по отраслям знаний, а по более узким предметам.

Таким образом, каталог – это перечень документальных источников информации, имеющихся в фондах данной библиотеки, т.е. упорядоченная совокупность карточек, содержащих библиографическое описание литературных источников.

Систематический каталог строится в соответствии с действующей классификацией науки, проблемы которой получают определенные цифровые или буквенно-цифровые обозначения (индексы), их совокупность иерархически воспроизводится в разделах, подразделах, рубриках каталога. Публикация обозначается индексом или несколькими индексами, если она относится к нескольким проблемах. Карточка с описанием публикации помещается в те подразделения систематического каталога, которые обозначены в ней соответствующим индексом.

В основе систематического каталога библиотек, как правило, используется международная библиографическая система универсальной десятичной классификации (УДК) или библиотечно-библиографической классификации (ВБК).

В УДК каждый класс делится на 10 разделов, каждый раздел, в свое очередь, еще на 10 разделов, а последние еще на 10 и так далее. Каждому из классов, а затем каждому из разделов присваивается своя цифра десятичной системы. Цифры по порядку присваиваются друг за другом. После каждой из трех цифр для удобства считывания ставится точка. Цифры, обозначающие разделы УДК, называются индексами. На содержание индекса точка не влияет. Класс 6 является самым обширным из 10 основных классов УДК. Это объясняется разносторонностью его содержания и большим количеством документов (книг, статей, описаний патентов, фирменных каталогов и т.д.).

Развитие научных знаний, возникновение новых понятий в научной и практической деятельности людей обусловили возникновение нового информационно-поискового языка (ИПЯ) – библиотечно-библиографической классификации. ББК имеет более развитую систему классификаций и индексирования знаний. Основная (цифровая) часть ее буквенно-цифровых индексов строится по десятичному принципу. В ней широко используются знаки и принципы УДК, получившие в ББК дальнейшее развитие.

В основу системы предметных каталогов положен принцип распределения понятий в алфавитном порядке. По такому же принципу построены энциклопедические словари и предметные указатели книг, учебников.

Задачей предметного каталога является группировка литературы по ее содержанию, конкретным предметам или объектам изучения, но не в логической последовательности, а по алфавиту названий предметных рубрик. Поэтому в предметном каталоге соседствуют материалы, которые в систематическом каталоге были бы размещены в различных ящиках. Например, в предметном каталоге по учету рядом оказываются: баланс, бухгалтерский учет, безналичные расчеты и др.