double arrow

БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

На ма­лых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уде­ляется ведению финансового учета.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерс­кого учета при создании БУИС.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слабораз­витой структурой, как правило, не требуется ведение управлен­ческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично ав­томатизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерс­кий учет могут вести от двух и более человек.

Автоматизация финансового и управленческого учета дости­гается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло­кальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное ра­бочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.

Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ори­ентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формиро­вания финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.

На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С: Бухгалтерия Базовая» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ-мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.3) относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с постав­щиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.

Рис. 2.3. Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Информация поступает из первичных документов, предвари­тельно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, рекви­зиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Для повышения эффек­тивности управления средним предприятием, необходимы бухгалтерские системы, которые относятся к универсаль­ным системам, которые легко настраиваются на специфику веде­ния бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ве­дения бухгалтерского учета на предприятии:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур

• расширение аналитического учета путем добавления к балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана сче­тов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

• регистрация хозяйственных операций несколькими спосо­бами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяй­ственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйствен­ной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автома­тически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ус­коряет процесс регистрации учетной информации:

- на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

- вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

- путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

- путем заполнения бланков первичных документов, выбран­ных из справочника. Одновременно при вводе информации соз­дается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в лю­бой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер мо­жет настраивать в соответствии с постоянно меняющимся зако­нодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых резуль­татах, расчет НДС и др.).

• формирование графических иллюстраций результатов фи­нансово-хозяйственной деятельности посредством использова­ния графического редактора;

• сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользо­вателей системы;

• масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;

• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бух­галтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодическо­го резервного сохранения данных с последующим их восстанов­лением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

• ведение многовалютного бухгалтерского учета;

• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обес­печение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

К универсальным БУИС относятся такие системы, как «1С: Бухгалтерия 8. ПРОФ» (фирма «1С»), «ABACUS» (фирма «Омега»); «Интегратор» (фир­ма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприя­тие» - (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтер­ского учета на средних предприятиях (рис. 2.5) включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансо­вый учет».

Управленческий учет по отдельным участкам (например, та­ким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем сче­там бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, кни­га учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналити­ческого учета, накопительные аналитические данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Рис. 2.5. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях

Работа с программным комплексом начинается с его наст­ройки на конкретные условия ведения учета. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.

Этап 1. Настройка параметров работы системы, (например, реквизи­тов предприятия, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера и других дополнительных возможностей).

Этап 2. Настройка справочников системы. На этом этапе необхо­димо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов, составить список организаций, физических лиц и внести их в соответствующий справочник, запол­нить справочник «Номенклатура». Справочники системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение справочников в системе значи­тельно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из справочника позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет по­явление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники на­именований документов, единиц измерения и пр).

Сложные справочники имеют два и более уровня вложен­ности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невоз­можно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «Контрагенты» состоит из разделов «Поставщики», «Покупатели», «Учредители», «Прочие».

Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного фор­мирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. При первоначальной настройке системы все дан­ные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетно­го периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы регистрировать хо­зяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Основным способом оформле­ния хозяйственных операций в журнале хозяйственных опера­ций является создание первичного документа. После подт­верждения его использования осуществляется регистрация хо­зяйственной операции с использованием данных этого докумен­та. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого ви­да включает следующие этапы:

Регистрация -> Печать -> Учет

Цель регистрации — ввести в систему необходимую информа­цию о документе. Регистрацию любого документа можно выпол­нить следующими способами:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• на основании ранее зарегистрированного до­кумента другого вида (например, накладную на отгрузку на основании счета);

• с применением ранее зарегистрированного документа этого же вида. Все данные из него система автоматически переносит в новый до­кумент и предлагает уточнить их.

После регистрации первичный документ может быть распе­чатан. Перед печатью при необходимости вносятся коррективы в текст документа.

После подтверждения исполнения документа он отрабатыва­ется в учете, результатом чего является зарегистрированная опе­рация в журнале хозяйственных операций.

Частным случаем документа является операция, вводимая вручную с прямым указанием синтетических и аналитических счетов.

Учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяй­ственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах.

В некоторых системах для учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инвентарная картотека для хранения индивидуаль­ных характеристик основных средств (заводские номера, содер­жание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводят­ся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведо­мости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведо­мости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответствен­ных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ними пер­вичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс предприятия;

• Главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;

• оборотно-сальдовая ведомость;

• приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Форма выдачи на печать каждого из перечисленных докумен­тов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: