Организационные документы

Раздел 2. Общие правила оформления документов

Лексика

Нормы официально-делового стиля.

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальных характер общения. Выбирая слово и его форму автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Очевидно, что деловая речь должна быть ясной и убедительной.

При составлении и редактировании официальных текстов возникают лексические и грамматические проблемы. Рассмотрим некоторые из лексических проблем:

Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. Особенно следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять их местами.

Использование терминов. Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть их расшифровка.

Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным.

Излишество. В официальном документе не должно быть избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов (н-р: своя автобиография – первая часть слова автобиография имеет греческое происхождение - сам).

Различие родственных слов. Иногда подмена слов «братом-близнецом» влечет за собой существенные искажения смысла (н-р: оплатить «оплатить что-либо» - заплатить «заплатить за что-нибудь»).

Для того чтобы в документе не содержалось грамматических ошибок, желательно пользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другими).

Вопросы для самооценки:

1. Укажите этапы подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в документе ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа, и как они располагаются в тексте?

5. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

6. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

7. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 91-99, 116-139.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документы. Делопроизводство. Стенюков М.В., стр. 25-33.

Тема: Организационные и распорядительные документы

План:

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

Деятельность учреждения фиксируется в документах различного вида. Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, штатное расписание, инструкции, договора.

Устав- свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан их взаимоотношений друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Текст Устава состоит из разделов:

1. Общие положения (наименование учреждения, его вид, местонахождение).

2. Предмет и цель деятельности.

3. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.).

4. Порядок распределения прибыли.

5. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

6. Органы управления (внутренняя организационная структура).

Уставы утверждают высшие органы власти.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов:

o Наименование организации (наименование министерства, ведомства).

o Автор документа.

o Наименование вида документа – УСТАВ

o Дата.

o Номер

o Место издания (город)

o Гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрирован).

o Текст

o подпись

Положение – это правовой акт, определяющий порядок формирования задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включаемых в систему организационной структуры управления предприятием.

- типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей организации и инициативе руководителей структурных подразделений. Проект положения должен согласовываться с юридическим отделом. Проект представляют на утверждение руководителю организации.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Текст положения включает следующие разделяя:

o Общие положения (указывается точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, орган управления, в распоряжении которого находится структурное подразделение; дается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется данное подразделение);

o Цели и задачи;

o Функции (включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач);

o Права и обязанности (перечисляются все права и обязанности, которыми наделяется подразделение);

o Руководство (содержит наименование должности руководителя структурным подразделением, требования к уровню образования и стажа работы, должностные обязанности руководителя, перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, организацию работы службы, работу с кадрами);

o Взаимоотношения с другими подразделениями.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из следующих реквизитов:

o Наименование организации (название ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

o Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;

o Гриф утверждения;

o Дата, номер,

o Место издания (город);

o Заголовок к тексту;

o Текст;

o Подпись;

o Гриф согласования;

o Визы согласования.

Штатное расписание – закрепляет должностной и численный состав, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указывается общая численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а так же количество штатных единиц каждой должности.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые или иные социальные стороны деятельности организации, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются так же в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов.

Инструкция состоит из нескольких разделов:

1. Общие положения – устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинения, освобождение от должности и назначение на нее.

2. Должностные обязанности – определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

3. Права – устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

4. Ответственность – конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, на которые распространяется инструкция (н-р, инструкция «По делопроизводству», должностная инструкция «Бухгалтера – кассира»).

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Утверждает инструкции руководитель организации.

Текст инструкции имеет указательный характер. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается», «устанавливается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Содержание договора, как правило, включает наименование организаций, заключающих договор; ссылку на их учредительные документы; Ф.И.О. представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.