Принятие и запуск заказа в производство

Когда после заключения договора на поставку мебели заказчик готов дать заявку, менеджер должен правильно ее принять. А для этого ему необходимо знать:

1) Комплектность изделия. Должно быть точно указано название изделия в соответствии с прайс-листом. Нелишним будет подчеркнуть в заказе, если заказывается набор, что он с креслом или двумя креслами, или что это диван, а не диван-кровать. Внимание! При приёме заказа необходимо проконсультировать покупателя о более популярных моделях, чтобы первый заказ не оказался последним.

2) Угол изделия (если это угловой диван). Образно угол можно представить: правый угол – буква «Г», левый – цифра «7».

3) Компоновку тканей. В зависимости от изделия, оно может изготавливаться из двух, а то и трех тканей. Соответственно, чтобы заказанное изделие было правильно изготовлено, указывается, какая ткань будет основной, а какая компонентом. Это при условии, если у заказчика есть наша линейка обивочного материала, в противном случае предлагается ассортимент мебели в наиболее популярных расцветках и в стандартной компоновке тканей. Стандартная компоновка представлена в каталоге «Модельный ряд». При приёме заказа на экспозицию, необходимо придерживаться стандартной компоновки и по возможности придерживаться её и при приёме индивидуальных заказов от покупателей.

4) Отпускную цену заказа. Отпускные цены мы берем из прайсов, которые подбираем для работы с тем или другим клиентом индивидуально. Но очень важным является предупредить клиента о возможном повышении цен, чтобы впоследствии не было никаких недоразумений по поводу стоимости заказа.

5) Срок исполнения заказа. Сроки на конкретные изделия могут увеличиваться или уменьшаться (в зависимости от объема поступивших на них заказов, от внештатных ситуаций на производстве, от выполнения вперед срочных заказов и т.д.). Поэтому на эти нюансы также необходимо обращать внимание и владеть информацией, чтобы вовремя сообщить о них клиенту.

Итак, заявки приняты, все нюансы учтены, значит можно запускать их в производство. Это делается с помощью компьютерной программы «Производство». В этой программе создаются и печатаются маршрутные бирки, которые поступают потом в центр логистики, а оттуда после дополнительной сортировки по изделиям направляются непосредственно в швейное производство. В маршрутной бирке находится вся информация о диване. А с помощью этой программы каждому дивану присваивается номер и по нему можно отследить все этапы изготовления конкретного дивана.

Вход в программу «Производство» осуществляется при выборе фамилии менеджера отдела сбыта и вводе соответствующего пароля. После чего открывается диалоговое окно (Рисунок 1):

1

Рисунок 1 - Программа «Производство»

В программе «Производство» представлены запущенные свободные изделия и изделия запущенные на регионы, закреплённые за конкретным менеджером, используя фамилию которого осуществляется вход в программу.

4.1.1 Открыв «Производство изделий» (1, рис. 1) видим таблицу запуска изделий (рис. 2).

Рисунок 2 - Таблица запуска изделий

Процесс запуска осуществляется следующим образом:

- нажимаем «+», заполняется поле «Дата» (сегодняшняя дата, рис. 3);

Рисунок 3 – Запуск маршрутной бирки

- в графах город и магазин выбираем нужный нам город и магазин, откуда поступил заказ;

- следующим выбираем наименование изделия, угол, если диван угловой и компоновки тканей;

- в графе задание выбираем «1», в результате чего изделию присваивается номер (Например 95466-11). Если, запускаемое Вами изделие есть среди пошитых мебельных чехлов, появляется сообщение (рис. 4):

Рисунок 4 – Сообщение о наличии пошитого чехла

- если у Вас в заказе одно изделие, записываете номер свободного мебельного чехла, выбираете «Да». Ищите этот номер в производстве и заполняйте графы «Город» и «Магазин». Если в заказе несколько изделий (Например; диван с креслом, пуфом…), то выбираем «Нет» и продолжаем запуск заказа. Запущенное изделие сегодня, может отличаться по тону от уже отшитого чехла и не подойдёт как единый заказ (комплект) для одного покупателя;

- если при заказе изделия были дополнительные заметки (номер заказа, «полосы вертикально», «строчка белая» …), эту информацию вносим в графу «Примечание» и нажимаем «». Если в одном заказе диван с креслом или с двумя креслами и т.д., это информация также должна быть записана в примечании (рис. 5):

Рисунок 5

Аналогичным образом происходит запуск всех остальных изделий, принятых в заказе.

Следующий шаг – распечатка запущенных маршрутных бирок – нажимаем «Печать» (1, рис. 5). На экране мы видим запущенные нами маршрутные бирки (рис. 6), распечатываем их.

Совсем не лишним будет ещё раз провести сверку поступившего заказа с запущенными маршрутными бирками. Допущенная ошибка при запуске изделия, может принести неприятности, как Вам, так и заказчику, который может отказаться от изделия из-за несоответствия его оформленному заказу. Ещё хуже, когда Вы случайно запустите совершенно несочетаемую компоновку: зелёно-синий диван, конечно же продать его будет не просто сложно, а скорее всего и невозможно!!! При запуске маршрутных бирок будьте внимательны!!!

Рисунок 6 – Маршрутные бирки

Распечатав бирки, составляем погрузочный лист для швейного производства:

Вимание! Лист погрузки составляется только после распечатки маршрутных бирок!

-держим в нажатом состоянии кнопку «Ctrl» и слева выделяем, запущенные нами бирки (1, Рис. 7);

1

3 2

Рисунок 7 - Формирование погрузочного листа

- выбираем дату готовности мебельных чехлов (2 -3 недели) (2, рис. 7), она будет зависеть от загруженности швейного производства, количества запущенных изделий;

- нажимаем кнопку «Лист погрузок » (3, рис.7).В результате формируется список (рис. 8):

Рисунок 8 – Лист погрузок

- распечатываем его в трёх экземплярах (т.к. на швейном производстве 3 основных цеха по изготовлению мебельных чехлов);

- скалываем маршрутные бирки с погрузочным листом и отдаем диспетчеру, который сортирует бирки между швейными цехами.

Составляя список по экспорту для швейного производства, который работает по предоплате, необходимо распечатать ещё один дополнительный лист погрузки и отдать его менеджеру, составляющему счёт-фактуру.

Далее осуществляется раскрой и шитьё мебельных чехлов по запущенным маршрутным биркам. Эти этапы прослеживаются в таблице «Производство изделий»:

- если в графе «крой» стоит 1, 2, 3, 15(объект по пошиву кожи) – это означает, что изделие покроено в 1-ом, 2-ом… цехах.

- если в графе «дата пошива» указано число, строка выделена жёлтым цветом – изделие пошито. И, следовательно, пошитый мебельный чехол можно отправить на следующую стадию изготовления – в обивку.

Внимание! Время от времени просматривайте запущенные Вами заказы и если они не кроятся в течение 2-х недель или не пошиты больше месяца – «бейте тревогу». Позвоните в швейные цеха ¹ – узнайте причину задержки изготовления изделия. Возможно, закончилась ткань или утеряна маршрутная бирка, в результате Вы можете не выполнить заказа в срок, что доставит неприятности и Вам и работникам магазина.

4.1.2 Следующий пункт программы «Производство» - «Склад изделий»(рис. 9).

Рисунок 9- Склад изделий

Нажимаем «Выбор изделия» - открывается список изделий, изготавливаемых на фабрике, которые стоят на складе готовой продукции. Например: Выбираем модель «Глория», открывается таблица, где указаны дата поставки изделия на склад, город и магазин, куда планируется отгрузка, компоновка тканей, номер изделия (рис. 10). Если изделие уже отгружено, в графе «Дата отгрузки» стоит дата, а строка выделена жёлтым цветом.

Если указан город и магазин (1, рис. 10), то изделие запущено на определённый регион и забрать его Вы не можете, кроме случая, когда менеджер, запустивший изделие отдаст его Вам. Если же графы «Город» и «Магазин» пустые (2, рис. 10), значит, изделие свободное и может быть отгружено в Ваш магазин, для этого надо только указать город и магазин и нажать «».

В пунктах «Список изделий на складе» и «Список свободных изделий» представлен полный перечень изделий, что числятся на складе готовой продукции и свободных изделий соответственно.

¹ 1-ый швейный цех отшивает Винцент, Престиж, Комфорт, Элиза, Оазис, Камила, Виктория, Николетти Софт, Лорд, Антонио, Грация, Хилтон, Мадис, Роко, Элегант, Элегия, Лоретти, Жаклин, А, Тони, Мини, Лучано., тел 234

2-ой швейный цех – Релотти, Джованни, Николетти Сильвер, тел. 235

3-ий швейный цех – Николетти Голд, Блэк, Романи, Занетти, Палермо, Катании, М1, Блюз, Глория, Фортуна, Армани, Этюд, тел 245

экспериментальный цех – Лоренцо, Барини, Ариэти, Релотти Классик, Новые модели, тел 256

1-ый объект – шитьё изделий из натуральной кожи., тел 42-33-89

3

2
Рисунок 10 – Склад готовой продукции

В пункте «Список изделий по городу» (рис. 9) указан список изделий, которые стоят на складе на конкретный регион. Просмотрев эту информацию Вы можете определить, возможно ли сформировать машину или увидите изделия, которые уже давно числятся на складе за закреплёнными за Вами регионами и ненужные Вам на данном этапе, которые Вы можете предложить другим менеджерам. Мебель не должна стоять на складе больше 20 дней. Выбрав «Список изделий, неотгруженных указанное количество дней» (рис. 9)и указав 20 дней, Вы увидите изделия, которые необходимо срочно отгрузить. В этом отчёте видны и изделия других менеджеров, которые давно числятся на складе, если они нужны для Ваших магазинов, не стесняйтесь, спрашивайте, чем больше отгрузите мебели – тем больше продадите.

4.1.3 Не менее важной составляющей «Производства» является «Склад тканей» (рис. 11). Ткань здесь разбита по группам, с указанием остатков на складе и в цехах

Рисунок 11 – Учёт тканей на складе

Получив заказ, будет совсем не лишним посмотреть наличие тканей на него. Возможно, что таких тканей нет, а Вы запускаете изделие, не обратив на это внимание. Далее маршрутную бирку передадут в швейный цех и пока там обнаружат, что ткани нет, и вернут её обратно пройдёт немало времени. Что может привести к конфликту с покупателями. При запуске изделий появляется окно об предварительном расходе тканей. Обращайте на это внимание! Если у вас есть подозрение, что ткани может не хватить, загляните на «склад тканей», в список тканей (обновляется еженедельно), который есть у каждого на компьютере в папке «Прайсы». И предупредите заказчика о задержке выполнения заказа или необходимости заменить ткань.

4.1.4 Следующая графа в программе «Производстве» - «Отчёты» (рис. 12).

Пункт «Чьё изделие?» - набрав номер изделия, можно посмотреть дату запуска изделия и дату его изготовления, ткань и менеджера, запустившего изделие, а также дату и пункт отгрузки, если оно уже отгружено со склада (рис. 13).

Выбрав «Список отгруженных изделий», устанавливаем период времени, который Вас интересует (допустим с 1.01.2011 по 1.06.2011) и смотрим какие модели и в каких тканях пользуются наибольшей популярностью и в каких регионах. Это поможет обеспечить правильный подход к выбору мебели для экспозиции, а также профессионально проконсультировать заказчиков в вопросе выбора экспозиционной мебели, особенно в процессе организации продаж в новых регионах.

Рисунок 12 – Отчёты

Рисунок 13 – «Чьё изделие?»

4.1.5 Чтобы запустить мебель на новый магазин или город, необходимо вписать название нового региона и магазина в «Справочник»(рис. 14).

Рисунок 14 – Справочник городов и магазинов

4.1.6 Разработана специальная программа запуска изделий непосредственно в регионах и магазинах, с которыми работает «Мебельная фабрика «Лагуна». Этой программой пользуются регионы, где большие объёмы заказов. Тогда запуск изделий в программу «Производство» осуществляется путём запуска DBF-файла:

- открываем пункт «Загрузка» (рис. 1), выбираем DBF-файл – сохранить. Получаем сообщение «Загрузка завершена»;

- открываем «Производство изделий» распечатываем маршрутные бирки. Но при этом заказчик должен присылать заказ в EXELE, чтобы можно было проверить, все ли заказы запущены. Проверяете, полностью ли соответствуют запущенные маршрутные бирки заказам, присланным в EXELE;

-проверяем наличие тканей на присланный заказ, т.к. при автоматическом запуске окно с информацией о наличии тканей не появляется;

-если обнаружены расхождения DBFи EXEL – файлов, свяжитесь с заказчиком и уточните правильный вариант и только после полной проверки составьте отгрузочный лист для швейного производства;

- если изделие по какой-то причине не запустилось, сделайте это вручную;

- если у Вас есть пошитые изделия из этого заказа, можно, запущенную маршрутную бирку сделать свободной, а пошитую зарезервировать под заказ, указав название города-магазина и номер заказа в примечании. Выполненный заказ раньше срока порадует покупателя. А Вы сможете отдать в обивку и отгрузить уже отшитый чехол, ведь каждый менеджер несёт ответственность не только за изделия, которые стоят на складе готовой продукции под его фамилией, а также и за отшитые мебельные чехлы, запущенные им. Отшитые чехлы не должны задерживаться на фабрике более 3-х месяцев – они должны работать и приносить прибыль.

4.2 Производственный процесс и его планирование

Производственный процесс на Мебельной фабрике «Лагуна» включает в себя несколько этапов:

а) швейное производство;

б) каркасный цех;

в) оклейка;

г) обивка;

д) сборка.

Швейное производство включает в себя цеха раскроя, цеха пошива, цех хранения и проверки ОТК готового кроя, склад тканей, полученных от поставщиков. Каждый цех выполняет работу по определенным группам изделий от момента передачи ему этих изделий экспериментальным цехом. Распределяют работу между рабочими мастера швейного производства. Маршрутная бирка на изготовление определенного дивана поступает сразу в цех раскроя. Рабочие раскройного цеха со склада получают необходимые ткани (а именно те, которые прописаны в маршрутке), раскраивают их по определенной технологии и собирают крой в «мешки», которые передаются далее в цех пошива. После пошива готовый крой обязательно проходит контроль качества службой ОТК швейного производства. На данном этапе, если заглянуть в бирку, мы должны там увидеть: Ф.И.О. рабочего раскройного цеха, Ф.И.О. рабочего швейного цеха, штамп контролера ОТК. Неправильно или плохо пошитые изделия отправляются на переделку.

Из швейного производства далее бирка вместе с кроем на нее направляется в цех обивки. Так же, как и в швейном производстве, распределяет работу между рабочими мастер цеха обивки. Существуют несколько цехов по обивке мебели, каждый из которых выполняет работу по определенным группам изделий от момента передачи ему этих изделий экспериментальным цехом. Каркас определенного дивана рабочие по технологии обивают готовым кроем пошитого изделия согласно конкретному заказу (то есть конкретной маршрутной бирке). Но перед этим «голый» деревянный каркас определенного дивана проходит этап оклейки (пенополиуретаном, синтепоном и т. д.) по определенной технологии и выдерживает необходимое время высыхания. Каркасы на определенные изделия изготавливаются рабочими каркасных цехов в заданном объеме согласно сменному заданию. После обивки происходит сборка и полная комплектация готового дивана. На данном этапе в бирку добавляется следующая информация: Ф.И.О. обивщика и сборщика.

Таким образом, из швейного производства маршрутная бирка вместе с чехлом (после того как мебельный чехол прошёл проверку качества ОТК) поступает в обивочный цех. Сама бирка в цех не поступит, менеджер отдаёт чехол в обивку, формируя погрузочный лист.

Менеджер ежедневно утром должен проверить количество пошитых чехлов на регионы, с которыми он работает. Рассчитать возможность из пошитых изделий; изделий, которые остались на складе от предыдущей отгрузки; а также свободной мебели, которая нужна магазинам и которая есть зарезервированная на складе готовой продукции, «сформировать машину» в тот или иной регион. Список отгрузки мебели должен формироваться по одному направлению движения транспорта, например, если взять Гродненское направление, то можно формировать список по курсу Слоним-Волковыск-Гродно. Нельзя формировать список отгрузки с более, чем пятью точками выгрузки, а в каждую точку мы не можем везти менее, чем три единицы загруженной мебели. Если объёма мебели достаточно для машины², тогда утром до 8 ⁰⁰ необходимо составить лист погрузок для обивочных цехов. Делается это аналогичным образом как лист погрузок для швейного производства. Только теперь мы выбираем именно пошитые чехлы (выделенные жёлтым цветом) на регионы, куда планируем отгрузку. Например: Отгрузку планируем на г. Елец (рис. 15):

1

2 3 4

Рисунок 15 – Формирование погрузочный лист для сменного задания на обивку

- выделяем пошитые изделия (1. рис 15);

- выбираем дату отгрузки (если составляется погрузочный лист для обивке в понедельник, значит дата отгрузки указывается среда, т.е. погрузочный лист в обивку составляется за 2 дня до отгрузки, но в дальнейшем дата отгрузки может корректироваться в соответствии с загруженностью производства (плюс-минус два-три дня).) (2, рис 15);

- выбираем «лист погрузок» (3, рис 15), нажимаем печать;

- на распечатанном листе записываем дату и время его составления и отдаём его диспетчеру, который составляет задание цехам.

Диспетчер распределяет изделия по цехам, т.к. разные цеха изготавливают определённые модели, и отдаёт задание мастерам цехов.

По работе с экспортом, где отгрузка осуществляется по предоплате, есть свои нюансы, т.к. дата отгрузки и отгружаемые модели заранее оговариваются. Поэтому необходимо за неделю до отгрузки просмотреть запущенный заказ, выделить все модели, что не отшиты и составить для швейных цехов, в необходимом количестве, погрузочные листы, указав дату, до которой все чехлы должны быть отшиты.

² Транспортировка мебели по Беларуси осуществляется транспортом с кубатурой от 20 до 60 м³, в Москву и др. экспортные перевозки осуществляются 120 м³ машинами. Подсчёт объёма транспорта ведём в наборах. 1 набор – это 4.8 м³ 1набор=3д.к.=1 угл. д.к. (релоти, николети, винцент)+1д.к.=6-5 тахты= 7-8 кресел=1набор Армани=1 угл д.к. (Грация, Хилтон, Престиж, Комфорт) +кресло. Если Вы не уверены в подсчётах объёма машин, попросите другого менеджера провести расчёт. Но машины 20-35 м³ могут быть отправлены только на близкие расстояния (Слуцк, Минск).

На следующий день, как было отдано задание в работу обивочным цехам, они берут чехлы в работу. В программе «Производство изделий» эти изделия загораются зелёным цветом, а в графе «цех», указывается цех, который взял мебельный чехол в обивку. После полной сборки и комплектации каждый диван обязательно проходит контроль качества службой ОТК готовой продукции. На данном этапе в маршрутную бирку добавляется штамп контролера ОТК. На что же должен обратить внимание контролер ОТК при приемке готового дивана:

1. Соответствие информации в бирке принимаемой продукции (точное наименование и комплектность дивана, обивочный материал и его сочетание по стандарту, угол изделия, категория ткани).

2. Функциональные и эстетические особенности конкретного дивана (правильная работа механизма трансформации, отсутствие скрипов и тресков при эксплуатации, соответствие размеров, отсутствие дефектов дерева и ткани на видимых поверхностях, грязных пятен, щелей и т.д.).

Если диван прошел контроль качества, то контролер выписывает на него паспорт. В паспорт контролер заносит следующую информацию: номер изделия, дату изготовления, категорию ткани и устанавливает свой штамп. Паспорт крепится к изделию в установленном месте (обычно сзади в правом верхнем углу). Диван готов к упаковке. Упаковщик упаковывает диван определенным способом. На упакованный диван обязательно клеится с каждой стороны дублирующая бирка с названием и номером изделия, а также со штампом упаковщика. Упакованная мебель отгружается на склад готовой продукции и хранится до отгрузки мебели заказчику.

Как только изделие обито, принято ОТК, упаковано, мастер цеха «переносит» его на склад готовой продукции и в программе «Производство» оно загорается тёмно-синим цветом, а открыв «Склад изделий», выбрав соответствующее наименование, Вы увидите его в списке готовой продукции.