Процессный подход

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются у управляемых условиях с целью добавления ценностей.

Процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (клиента).

Проще говоря, процесс – это периодически повторяемая, управляемая деятельность, результатом которой является некоторый ресурс, имеющий ценность для конкретного потребителя.

Входами к процессу обычно являются выходы других процессов, как внутренних так и внешних. Входами процесса могут являться:

· материалы;

· способы;

· методы;

· информация;

· люди;

· навыки;

· здания;

· оборудование.

Часть входов процесса составляют управляющие воздействия, к которым относятся:

· требования законов, стандартов, нормативных документов;

· решение директора завода по реорганизации производства;

· указания ректора деканам и заведующим кафедрами по организации учебного процесса и т.д.

Другие входы называются ресурсами. К ним в свою очередь можно отнести:

· станки;

· материалы и полуфабрикаты;

· квалификация токаря или преподавателя;

· учебно-лабораторное оборудование;

· финансовые средства и т.д.

Выходами процесса могут быть:

· одна из четырех категорий продукции:

- технические средства;

- программные средства;

- переработанные материалы;

- услуги;

· информация:

- технология;

- методика;

- рассказ;

- теорема и т.д.;

· документ:

- письмо;

- чертеж;

- инструкция и т.д.

Вход процесса – преобразуемый ресурс или ресурс по управлению, необходимый для выполнения процесса, поставляемый другими процессами.

Выход процесса – преобразованный ресурс при выполнении процесса ресурс.

Под ресурсом понимается материальный или информационный объект, необходимый для выполнения процесса. С точки зрения состояния ресурсы могут:

· храниться;

· перемещаться;

· находиться в состоянии обработки.

Пример. Маркетолог приобретает аналитический отчет по исследованию рынка, изучает его и делает определенное заключение по прогнозу объемов продаж продукции компании. Данный отчет является информационным ресурсом, который сначала перемещается, потом хранится (в персональном компьютере маркетолога или на его рабочем столе в бумажном виде), потом находится в состоянии обработки (поиск информации в отчете и последующий ее анализ). В результате информация, содержащаяся в отчете, преобразуется в прогноз продаж. Таким образом, отчет нужен для выполнения работы. Этот документ является входом в процесс, осуществляемый маркетологом.

Ресурсы могут быть преобразуемыми, преобразованными, обеспечивающими и ресурсами по управлению.

Преобразуемый ресурс – тот, который подвергается преобразованию в ходе выполнения процесса.

Преобразованный ресурс – тот, к которому добавлена определенная ценность при выполнении процесса.

Обеспечивающий ресурс необходим для выполнения процесса, но не преобразуется в ходе процесса.

Преобразуемый ресурс поступает на вход процесса. При выполнении процесса ресурс приобретает дополнительную ценность, становится преобразованным и поступает на выход процесса – внутреннему или внешнему потребителю. В свою очередь, потребитель может рассматривать преобразованный ресурс в качестве входа для своего процесса, то есть в качестве преобразуемого ресурса, и т.д. (Рис. 1)

Для выполнения процесса кроме преобразуемых ресурсов нужны также обеспечивающие ресурсы. К их числу можно отнести оборудование, программное обеспечение, инфраструктуру, сотрудников. Обеспечивающие ресурсы могут:

· периодически, по мере необходимости поставляться в процесс другими процессами;

· выделяться процессу на постоянной основе.

Ресурс по управлению представляет собой информацию, необходимую для управления. В зависимости от направления потока это может быть информация фактическая, плановая или содержащая управленческие решения. Основная задача оперативного управления – поддержание процесса в стабильном воспроизводимом состоянии за счет выявления и устранения причин отклонений (вариаций).

Рисунок 1 – Цепочка процессов в организации

Чтобы управлять процессом, руководителю нужны полномочия по распоряжению ресурсами и информацией. Руководитель управляет процессом через информационные воздействия (устные сообщения, информационные письма, распоряжения, приказы). Они являются выходами деятельности по управлению процессом.

Говоря об управлении процессом, следует определить понятие владелец процесса.

Владелец процесса – это лицо, ответственное за выполнение и/или управление деятельностью процесса. Это определение никак не связано с экономическим владением процессом, связано лишь с ответственностью за выполнение этого процесса или управление им. Функции любого владельца процесса меняются. Сначала он выступает в роли потребителя, затем в роли владельца процесса и, наконец, в роли поставщика.

Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

В целом владелец процесса – это руководитель, способный как минимум:

· проводить мониторинг хода процесса;

· анализировать факторы, влияющие на процесс и приводящие к вариациям;

· разрабатывать предложения по улучшению процесса и организовать их обслуживания и согласования;

· координировать (или управлять) внутренние проекты совершенствования процесса.

В некоторых компаниях принята двухуровневая схема управления процессами. Владельцы процессов назначаются из числа руководителей верхнего уровня. При этом непосредственно работой с процессами (оперативным мониторингом, анализом отклонений и т.д.) занимаются так называемые ответственные за процесс (ответственные исполнители).

ЗАДАНИЕ:

Рассмотрите конкретный процесс в своей организации, определите его входы и выходы, какие ресурсы нужны для его реализации.