Границы процесса

Понятие границ процесса является важнейшим при внедрении процессного подхода.

Границы процесса – событие (совокупность событий), инициирующее и завершающее процесс.

Событие – наступление определенной ситуации (времени, перехода ответственности за ресурсы).

Инициирующее событие - событие, при наступлении которого начинается процесс.

Завершающее событие - событие, которым завершается процесс.

Завершающее событие

Ресурс А передан из процесса 1 в процесс 2

Инициирующее событие

Выход процесса 1

Граница процесса: переход ответственности за ресурс А

Вход процесса 2

Рисунок 2 – Границы процессов

Пусть ресурс «А» является результатом преобразования в некотором процессе (рис. 2). С точки зрения владельца этого процесса ресурс «А» - выход. С точки зрения владельца процесса-потребителя ресурс «А» - вход. В момент передачи ресурса «А» от одного процесса к другому происходит переход ответственности за этот ресурс между владельцами процессов. Факт движения ресурса, сопровождающийся переходом ответственности, может быть идентифицирован при помощи события. С точки зрения владельца первого процесса это событие завершает процесс, с точки зрения владельца второго процесса – инициирует его. Одно и тоже событие может быть сформулировано по-разному при описании границ двух рассматриваемых процессов. Первый владелец скажет, что ресурс «А» передан, а второй – что ресурс «А» получен. Чтобы при описании процессов было удобнее увязывать их в единую систему, лучше определять одно событие и давать ему примерно такую формулировку: «Ресурс «А» передан из процесса 1 в процесс 2». Формулировки событий должны быть согласованы между владельцами процессов при регламентации границ.

Существуют события, связанные с достижением некоторого времени по абсолютной или относительной хронологической шкале. Например, событие «Наступило 1 сентября» указывает на календарную дату, то есть привязано к календарной дате (абсолютная шкала). Событие «Прошло два рабочих дня после поступления заказа» указывает на наступление некоторого времени по относительной шкале, измеряемой в днях (начало шкалы приходится на момент поступления заказа). В зависимости от процесса масштаб временной шкалы различен: месяцы, дни, часы, минуты.

Для четкого определения границ процесса необходимо:

· определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);

· определить инициирующие и завершающие события;

· согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.

Требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, могут быть зафиксированы в различных документах, например в спецификациях на входы и выходы процесса. Эти спецификации могут быть выполнены в виде отдельных документов или входить в состав регламентирующих документов по процессам (документированные процедуры),

Спецификации могут детально описывать требования, которым должны удовлетворять:

· документация;

· сырье, вспомогательные и упаковочные материалы;

· полуфабрикаты;

· готовые изделия;

· производственные и офисные помещения, инфраструктура;

· персонал;

· оборудование;

· программное обеспечение;

· прочее.

В спецификации необходимо фиксировать все требования, предъявляемые к объекту конкретного процесса. Содержание спецификаций зависит от типа входа или выхода процесса. Ниже приводятся примерные структуры спецификаций.

Таблица 1 – Структура спецификации для готового продукта

№	Раздел спецификации	Что должно быть в спецификации
	Название продукта	Название продукта в соответствии с нормативным документом, ТР, ТК, СТП
	Описание продукта	Краткое описание продукта (назначение продукта, основные функциональные характеристики и др.). Ссылка на нормативные документы
	Параметры для контроля соответствия	Описание параметров, которые должны использоваться для контроля соответствия продукта требованиям. Ссылки на методики контроля (или сами методики).
	Допустимые значения контролируемых параметров	Описание допустимых пределов контрольных параметров продукта
	Выборка	Ссылка на методику получения выборки для контроля параметров продукта (или сама методика)
	Условия хранения	Требования к хранению, меры предосторожности и т.п.
	Срок годности	Требования по сроку годности
	Упаковка	Подробное описание упаковки
	Штрихкод	Зарегистрированный номер

Таблица 2 – Структура спецификации на человеческие ресурсы (персонал)

№	Раздел спецификации	Что должно быть в спецификации
	Должность	Название должности в соответствии со штанным расписанием
	Образование	Требование к образовании.
	Специальность	Наименование специальности
	Стаж работы по данной специальности	Требования к стажу работы
	Общие компетенции	Знание персонального компьютера, владение иностранными языками, наличие водительского удостоверения и т.д.
	Специальные компетенции	Описание специальных компетенций, наличие специальных допусков
	Медицинские требования	Требования по состоянию здоровья. Требования по периодичности медицинских осмотров
	Технологическая одежда	Состав комплекта одежды
	Инструктаж	Ссылки на инструкции, которые сотрудник должен знать
	Обучение	Ссылки на обучающие программы, которые сотрудник должен пройти

ЗАДАНИЕ: Рассмотрите конкретный процесс в своей организации, определите инициирующее и завершающее события этого процесса. Разработайте примерную спецификацию для конкретного ресурса, пересекающего границу этого процесса.