Лекция 6.Особенности бухгалтерских информационных систем

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие создает бухгалтерскую информационную систему (БУИС). Она рассматривается как существенный инструмент управления работой предприятия в рыночных условиях. БУИС служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (Рис.6).

В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения - выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию для этой цели. В этом случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

В настоящее время в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Прежде всего, она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия как планирование, контроль и анализ.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах.

На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми доходами.

На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то, по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием. Главными пользователям бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспекторы налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и бизнес-планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции важны соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересуются полнотой и правильностью определения прибыли и исчисления налогов, соблюдением антимонопольного и валютного законодательства.

Объект управления (хозяйственная деятельность предприятия)

Цель функционирования предприятия

Анализ учетной информации, выработка руководством предприятия управляющих воздействий на объект управления в соответствии с поставленной целью

Передача учетной информации пользователю

Обработка и хранение учетной информации, формирование отчетов

Сбор, регистрация первичной информации о состоянии управляемого объекта

Рис.6.Схема управления предприятием в условиях

использования БУИС

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является в известной мере приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее использовать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой.

Достоверность показывает, что информация полностью отражает хозяйственные процессы на предприятии, легко проверяема и не выражает интересы какого-либо конкретного лица.

Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания.

Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

К бухгалтерской информации предъявляются следующие требования:

- сравнение и постоянство - нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета, иначе пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года);

- существенность - не следует терять время на учет незначительных факторов, т.е. усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом - к малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) и сразу списан на затраты;

- консервативность - отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, поэтому необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична, т.е. следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Это обеспечивает осторожность в оценке активов, имуществ и в определении величины прибыли;

- полнота – информация должна содержать максимум сведений, которые необходимы пользователю;

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические.

К общим принципам построения и функционирования БУИС относятся следующие:

- принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления;

- принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение;

- принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов, например дублирования структурных элементов системы или их избыточность;

- принцип непрерывного развития системы требуетвозможности ее расширения без существенных организационных изменений;

- принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее;

- принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии подготовленности их к работе в системе.

К специфическим чертам БУИС относится интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи (ОС) является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь.

БУИС – это единственный источник достоверной информации для ОС. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решения. Для бухгалтерской информационной системы характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета).