Правила оформления бланка документа

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

К бланкам документа относятся:

· лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

· электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые носят рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие:

· формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);

· поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;

· цвет бумаги: белый или светлых тонов;

· нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» дает классификацию бланков организационно-распорядительных документов, представленную на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Классификация бланков организационно-распорядительных документов.

Угловой бланк документа– бланк с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) (рис. 4.22.);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) (рис. 4.23.).

Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный).

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты на русском языке.

Рис. 4.22. Образец углового бланка документа

с центрированным расположением реквизитов.

Рис. 4.23. Образец углового бланка документа

с флаговым расположением реквизитов.

Продольный бланк документа(рис. 4.24.) – бланк документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Рис. 4.24. Образец продольного бланка документа.

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации (рис. 4.25.) не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. Образцы бланка организации приводятся в ГОСТ Р 6.30–2003.

Рис. 4.25. Образец бланка организации.

Бланк для структурного подразделения (рис. 4.26.) создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 4.26. Образец бланка структурного подразделения организации.

Бланк для должностного лица (рис. 4.27.) создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 4.27. Образец бланка должностного лица организации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк (рис. 4.28.) может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Он содержит следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).

Рис. 4.28. Образец общего бланка документа.

Разработка специального бланка для писем (рис. 4.29.) связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

Бланк письма включает следующие реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);

· эмблема организации или товарный знак;

· код организации (предприятия по ОКПО);

· наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа. Также могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Рис. 4.29. Образец бланка для письма.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) (рис. 4.30.) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.