double arrow

Теоретические сведения

Деловая среда, ее границы и оценка. Деловая среда, оказывая сильное влияние на организа­цию, является для нее источником серьезных угроз или, наоборот, предоставляет ей хорошие возмож­ности для получения прибыли, роста и развития. Менедже­ры организации должны изучать деловую среду и знать обо всех происходящих в ней изменениях. Это необходимо, что­бы своевременно вырабатывать адекватные ответные меры и наилучшим образом реагировать на внешние воздействия, обеспечивая адаптацию организации к изменениям.

К деловой среде организации относится все то, что, находясь за ее пределами, взаимодействует с ней и оказывает на нее непосредственное влияние в целом или на отдельные ее части.

Деловая среда формируется в процессе деятельности орга­низации и со временем меняется. В некоторых случаях фак­торы внешней макросреды начинают оказывать сильное влияние на конкретную организацию и становятся частью ее делового окружения. Деловая среда изменяется, если организация меняет стратегию, сферу деятельности, про­изводимые продукты, рынки и т. п.

Границы деловой среды определить довольно трудно. Для того чтобы понять, что следует относить к деловой среде организации, нужно проанализировать, в какой сфере деятельности или отрасли она работает, и определить, с какими элементами внешней среды (организациями, подразделениями, людьми) она связана, подвержена их влиянию, взаимодействует в процессе достижения поставленных целей.

В нее входят потребители продукции или услуг, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, инфраструктура, государственные и муниципальные органы, деловые объединения, ассоциации и другие заинтересованные организации, группы и лица (рис. 5).

Рис. 5. Деловая среда организации

Потребители, поставщики сырья, материалов, оборудования, энергетических ресурсов, конкуренты, финансовые учреждения, налоговые службы, с которыми организация напрямую взаимодействует, часто оказывают существенное влияние на ее способность достигать поставленных целей. Важно подчеркнуть, что организация также сама может непосредственно влиять на эти и другие элементы деловой среды.

Менеджеры сталкиваются с рядом серьезных проблем, порождаемых отсутствием достаточной информации о деловой среде.

Для того чтобы глубже осознать, в какой деловой среде работает организация, рекомендуется оценить ее по таким параметрам, как сложность, стабильность и неопределенность.

Сложность определяется количеством и разнообразием элементов. Сложная деловая среда состоит из множества раз­нородныхэлементов, взаимодействующих друг с другом и влияющих на организацию, простая деловая среда складывается из трех-четырех групп однородных элементов.

Стабильность и нестабильность связаны с тем, насколько динамичны элементы деловой среды. Нестабильная среда характеризуется частыми изменениями, связанными с действиями конкурентов, колебаниями спроса, появлением новых продуктов и технологий, они могут носить не­предсказуемый характер.

Деловая среда считается стабильной, если ее элементы не изменяются в течение довольно длительного времени. Фак­тором стабильной среды является устойчивый спрос и пред­ложение на продукты и услуги. Может произойти посте­пенное изменение спроса, но его нетрудно предсказать.

Неопределенность означает отсутствие необходимой инфор­мации о деловой среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений.
Неопределенность значительно увеличивает степень риска. Перед менеджерами возникает сложная зада­ча – предсказать, насколько внешние изме­нения способны повлиять на принимаемые ими решения [13].

Степень неопределенности деловой среды за­висит от того, насколько она сложна и изменчива (рис. 6).

Рис. 6. Матрица для оценки уровня неопределенности деловой среды [13]
У Р О В Е Н Ь С Л О Ж Н О С Т И

Как видно из рис. 6, различные сочетания сложности и изменчивости деловой среды образуют четыре уровня нео­пределенности.

Если организация работает в простой и стабильной деловой среде (квадрант I), то ее неопределенность довольно низка. Если внешние условия достаточно определенны, то их можно заранее предвидеть, контролировать и учитывать при принятии решения.

Например, булочная, расположенная на окраине Хабаровска, находится в простой окружающей среде. Для такого магазина элементами деловой среды будут постоянные покупатели, жители этого района, небольшое количество конкурентов, поставщики. Деловая среда является стабиль­ной, так как имеется устойчивый спрос на продукцию, магазин связан с постоянными по­ставщиками, поставки осуществляются по определенному графику. На хлебобулочную продук­цию нет резких колебаний цен, поскольку их рост регулируется государством. Государственные и муниципальные органы оказывают незначительное влияние. Человеческие ресурсы также не яв­ляются проблемой, так как с работой в магазине могут справиться несколько человек, часто члены одной семьи.

Сложная и стабильная деловая среда представляет для организации умеренную степень неопределенности (квадрант II). Элементы такого окружения не изменяются очень быстро и неожиданно. Поэтому если организация сталкивается с такой ситуацией, то эффективность ее деятельности во многом будет зависеть от того, сколько элементов деловой среды она выявит, проанализирует и со сколькими найдет соответствующие способы взаимодействия.

Например, в такой среде работают государственные высшие учебные заведения. Несмотря на то что в ней находится большое количество элементов и эти элементы изменяются, изменения происходят постепенно и их можно предвидеть. В деловое окружение Дальневосточного государственного университета путей сообщения, одного из крупных вузов Хабаровского края, входит огромное количество разнообразных элементов, образующих сложную деловую среду: абитуриенты, студенты, базовые школы, выпускники, родители, попечительский совет, министерство, мэрия Хабаровска, администрация железнодорожного округа, налоговая служба, банк, научные организации, издательства, газеты, журна­лы, телевидение, радио, международные организации, зарубежные университеты и т. д.

Умеренно высокая степень неопределенности характерна для простой и нестабильной среды (квадрант III). Несмотря на то что на организацию оказывает влияние неболь­шое количество элементов внешнего окружения, их дей­ствия бывает очень трудно предсказать. Они неожиданно вмешиваются в деятельность организации, сопротивляются, нарушают планы. Быстрые изменения создают сложно­сти для менеджеров.

Такая деловая среда характерна для организаций, работающих в сферах и отраслях, где быстро меняются вкусы потребителей, например занимающихся производством модной одежды. Дело­вая среда домов высокой моды достаточно простая, так как круг потребителей ограничен, но подвержена быстрым, часто сезон­ным изменениям вкусов покупателей.

Высокая степень неопределенности встречается в сложной и нестабильной деловой среде (квадрант IV). Если у организации такое окружение, то она сталкивается с боль­шим разнообразием элементов, которые изменяются нео­бычайно быстро и непредсказуемо. Часто эти изменения касаются одновременно нескольких групп, входящих в де­ловую среду.
Такое окружение оказывает сильное влияние, сопротивление, создает препятствия в деятельности орга­низации, представляет значительную опасность, иногда угрозу ее существованию.

Такая деловая среда типична для организаций, использую­щих высокие технологии: производство электроники, средства связи, телекоммуникации, аэрокосмическое про­изводство и др.

Для более глубокого изучения деловой среды и ее отдель­ных элементов используются методики маркетингового ана­лиза потребителей, поставщиков, конкурентов, методы стратегического анализа.

Адаптация организации к изменениям деловой среды. Во взаимодействии организации с деловой средой возни­кают проблемы, связанные с ее неопределенностью и ресурсной зависимостью.

Менеджеры должны решить, как должна измениться орга­низация, чтобы приспособиться к условиям окружающей среды.

Для того чтобы уменьшить зависимость организации от де­ловой среды, менеджерам необходимо научиться управлять неопределенностью, снижать ее уровень.

Адаптация – это процесс приспособления организации к изменяющимся условиям окружающей среды.

В зависимости от степени неопределенности рекомендуют­ся различные подходы, обеспечивающие адаптацию: улуч­шение взаимодействия и информированности о состоянии деловой среды, изменение организационной структуры, стратегическое планирование, использование предприни­мательского подхода и т. п.

В различной деловой среде будут эффективны разные типы организационных структур. Эффективная организа­ционная структура должна отражать сложность, изменчи­вость и неопределенность деловой среды, способствуя адаптации организации к внешним условиям.

Увеличение числа должностей и подразделений. Возрастание сложности деловой среды, т. е. увеличение количества ее элементов и их разнообразия, может вызвать необходимость введения новых должностей, создания новых подразделений, увеличения в организационной структуре их общего числа. Это позволит организации установить отношения и улучшить взаимодействие с деловой средой.

Каждый сектор деловой среды, с которым связана деятельность организации, может привести к созданию особых подразделений или введению специальных должностей. Например, появление новых групп потребителей обусловливает необходимость их изучения и создания специальной группы в отделе маркетинга. Взаимо­действие с органами государственной власти потребует введения должности юриста, а значительное увели­чение количества поставщиков – выделения спе­циального подразделения – отдела закупок. Дело­вая среда может измениться и в другую сторону, это также вызовет соответствующие изменения в организационной структуре: сокращение должностей, ликвидацию отделов.

Дифференциация и интеграция подразделений. Другим способом приведения в соответствие организационной струк­туры и деловой среды является дифференциация подразделений. Если организация взаимодействует со сложными и быстро изменяющимися элементами деловой среды, то ее сотрудникам требуются специальные знания, опыт и ме­тоды работы. Специализированное подразделение позволя­ет организации лучше справиться с неопределенностью дан­ного сектора деловой среды. Например, выход на междуна­родный рынок может потребовать выделения в отделе мар­кетинга специальной группы или создания отдела между­на­род­но­го маркетинга.

Чем сложнее и изменчивее деловая среда, тем острее не­обходимость дифференцировать подразделения. Недостат­ком высокой дифференциации является слишком большая обособленность, которая затрудняет согласованность в работе подразделений. Для интеграции их деятельности со­здаются особые подразделения и специальные долж­ности, основное назначение которых – выполнять функцию координации.

В организациях с простой и стабильной деловой средой практически не существует должностей координаторов, занятых интеграцией деятельности подразделений. В орга­низациях с крайне неопределенной деловой средой и вы­сокодифференцированной структурой, как правило, вы­сокая степень интеграции подразделений. Управленческий персонал занят интеграционной деятельностью в различ­ных координационных советах, комитетах, комиссиях.

Улучшение взаимодействия и информированности. Если орга­ни­за­ция более открыта и активно взаимодействует с дело­вой средой, то она легче приспосабливается к изменяю­щимся внешним условиям. В этом слу­чае улучшается обмен информацией с потребителями, поставщиками, организа­циями инфраструктуры и другими элементами деловой сре­ды.
Организация имеет больше возможностей узнавать об изменениях окружающей среды, тем самым уменьшая ее неопределенность. Она также может передавать информацию во внешнее деловое окружение, что способствует формиро­ванию представления об организации и ее имиджа.

Для улучшения взаимодействия и информированности в организационной структуре создаются специальные отде­лы, осуществляющие связь с деловой средой.

Децентрализация. Организации в большинстве случаев достигают успеха, если по мере усложнения деловой среды снижают степень централизации. Децентрализация дает возможность, быстро и напрямую получая необходимую информацию о среде, принимать решения на местах.
Эффективная децентрализация требует наличия достаточного количества квалифицированных сотрудников на более низких ступенях управления.

Выбор типа организационной структуры. Если организация имеет структуру, подходящую внешним условиям, она наиболее адаптирована к деловой среде. Стабильной среде лучше соответствует структура с четким разделением полномочий и централизацией решений (рис. 7).

В нестабильной окружающей среде структура должна быть гибкой, чтобы приспосабливаться к внешним изменениям. Процесс принятия решений необходимо децентрализовать, привлекая к участию в нем сотрудников организации через формирование групп и команд.

У Р О В Е Н Ь С Л О Ж Н О С Т И

Если деловая среда характеризуется низким уровнем неопределенности, т. е. является про­стой и стабильной, следует использовать формальную централизованную механистическую структуру с небольшим количеством специализированных подразделений.

Если деловая среда сложная, но стабильная, т. е. характеризуется умеренной степенью неопределенности, лучше использовать механистическую структуру, но увеличить количество под­разделений и их дифференциацию. С увеличением неопределенности деловой среды и специали­зации подразделений назначают менеджеров для выполнения функции координации.

В организации с умеренно высоким уровнем неопределенности, т. е. с простой, но неста­бильной средой, нужно использовать органические децентрализованные структуры с неболь­шим количеством специализированных подразделений, среди которых, однако, необходимо со­здать отдел, выполняющий функции взаимодействия с окружающей средой. Следует использовать груп­повую работу и участие каждого сотрудника в деятельности организации.

Если организация работает в сложной и нестабильной деловой среде с высоким уровнем неопределенности, нужно использовать органическую структуру с множеством дифференцированных подразделений, осуществляющих взаимодействие с внешним окружением, а также различных групп для интеграции и координации деятельности персонала. Организационная структура должна обеспечить максимальную гибкость организации.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: