Тема 4. 4. Контроль

1. Значение и сущность контроля.

2. Принципы организации контроля.

3. Виды контроля.

4. Процесс контроля.

5. Поведенческие аспекты контроля.

1.

Контроль – процесс обеспечивающий достижения организации своей цели. Необходимость контроля обусловлена следующим:

Ø Контроль позволяет преодолеть фактор неопределенности, как в отношении внутренних, так и в отношении внешних переменных.

Ø Контроль позволяет своевременно спрогнозировать возникновение негативных или кризисных ситуаций.

Ø Контроль позволяет ориентировать систему управления на сильные аспекты в деятельности организации.

Результаты контроля служат основой оценки и вознаграждения персонала.

2.

Эффективный контроль должен обеспечить реализацию целей предприятия с наименьшими затратами. Поэтому основные принципы контроля это:

Ø Стратегическая направленность контроля

Ø Контроль должен быть ориентирован на результат

Ø Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности

Ø Контроль должен быть своевременным

Ø Контроль должен быть гибким

Ø Контроль должен быть простым и понятным

Ø Контроль должен быть экономичным

3.

Т.к. организация представляет собой сложную систему, поэтому возникает необходимость использования различных видов контроля.

Классификация контроля:

1. По времени и цели проведения: предварительный контроль (который проводится до начала работ, с целью предупреждения возможных негативных явлений в будущем)

текущий контроль (который проводится в ходе выполнения работ, для того чтобы своевременно выявить и откорректировать неучтенные или негативные аспекты)

итоговый контроль (который проводится для оценки сильных и слабых сторон деятельности организации, чтобы учесть это в будущем)

2. По охвату контролируемого объекта: сплошной контроль

выборочный контроль

3. По субъектам контроля: самоконтроль

взаимоконтроль

внешний контроль

4. По уровням управления: управленческий контроль (высший и средний уровни управления. Направлен на контроль показателей деятельности). Подразделяется на стратегический и текущий.

о перационный (низовой уровень управления направлен на контроль производственных операций – контроль деятельности)

5. По интенсивности: усиленный

нормальный

6. По регулярности проведения контроля: непрерывный

эпизодический

4.

Процесс контроля состоит из следующих этапов:

1. Разработка стандартов. Часто этот этап совпадает с процессом планирования, когда закладываются основные показатели, по которым в дальнейшем осуществляется контроль. На этом этапе необходимо уточнить показатели, конкретизировать их. Принять решения о формах, методах, сроках, периодичности проведения контроля. Назначить ответственных за проведение контроля. Ответственные должны знать цель проведения контроля, ознакомиться с предыдущими результатами контроля.

2. Сопоставление достигнутых результатов с намеченными стандартами. Для этого необходимо наметить возможные отклонения.

Отклонения – это параметры работы, в рамках которых результаты считаются удовлетворительными.

Для каждого объекта контроля масштаб допустимых отклонений будет индивидуальным.

Отклонение – это показатель между минимально допустимым и максимально возможным показателем.

Необходимо измерить результат. Это могут быть различные формы и методы контроля: ревизия, лабораторные исследования, стендовые испытания, экспертная оценка, факторный анализ, анализ документации, аттестация персонала / рабочего места.

После проведения измерения проводятся сопоставление плановых и фактических показателей и определяется уровень отклонения. В зависимости от полученных результатов организуется третий этап контроля.

3. Действия по результатам контроля. Здесь может быть несколько вариантов действий:

a) Отклонение = 0. При совпадении плановых и фактических – ничего не предпринимать.

b) Отклонения = + 5%. При превышении масштаба допустимых отклонений (в обе стороны) необходимо выяснить причины отклонений.

В зависимости от причин может быть 2 варианта действий: корректировка деятельности; пересмотреть стандарты (показатели) контроля в сторону + или -.

По результатам контроля необходимо использовать систему информирования и мотивации сотрудников.

5.

В любой деятельности предприятия задействованы сотрудники данного или смежного предприятия. Ужесточение контроля не всегда приводит к положительным результатам, т.к. ограничивает свободу действий сотрудников. В практике работы возникают существенные ошибки при организации и проведении контроля:

1) Не информирование сотрудников и результатов контроля.

2) Проведение формального контроля.

3) Проведение жесткого тотального контроля.

4) Контроль по случаю инцидента (контроль вдогонку за отступлениями в работе).

5) Наказание виновных по результатам контроля без устранения причин негативных моментов.

6) Наиболее широкое использование наказаний по результатам контроля и незначительное использование положительных методов мотивации.

В связи с ошибками, при проведении контроля, могут быть следующие рекомендации по организации эффективного контроля:

1. Стандарты контроля должны быть жесткими, но реально достижимыми.

2. Необходимо совместно с исполнителями обсуждать стандарты контроля, а так же формы и методы проведения контроля.

3. Действия по результатам контроля должны быть незамедлительными (теория мотивации ожиданий).

4. Система мотивации сотрудников должна основываться на показателях и критериях контроля.

5. Должна быть гласность и открытое обсуждение о результатах контроля, для того чтобы совместно с работниками выяснить основные причины отклонений и возможные способы корректировки деятельности.

6. В организации должна быть разработана система контроля по всем направлениям деятельности, а формы и методы контроля должны быть разнообразными.

7. Периодичность контроля должна быть оптимальной для каждого вида деятельности.