Журнально-ордерная форма учета

Данная форма учета начала применяться еще в 30-х годах прошлого столетия в системе бывшего Народного комиссариата электропромышленности. Более широкое признание в промышленности она получила в по­слевоенные годы.

Журнально-ордерная форма учета представляла со­бой новую ступень в развитии советского бухгалтерского учета. В ней в условиях ручной обработки учетной информации были задействованы все наиболее прогрессивные приемы, которые были созданы научной мыслью и применимы на практике.

Среди них такие, как прием группировки и накапливания дан­ных в накопительных и группировочных ведомостях, шахматный и позиционный приемы учетной регистрации, совмещение хронологической и систематической записи, аналитического и синтетического учета. Ее отличие от других форм учета заключается в отказе от сос­тавления многочисленных мемориальных ордеров, которыми оформ­ляются журнальные статьи.

Основными учетными регистрами при этой форме учета явля­ются журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним. Кроме вспомогательных ведомостей, накапливающих данные для записи в журналы-ордера, распространение получили ведомости с дебетовым оборотом.

Записи в журналы-ордера производятся непосредственно с пер­вичных документов или группировочных ведомостей в хронологической последователь­ности по корреспондирующим счетам. В каждом жур­нале-ордере накапливаются данные по однородным хозяйственным операциям. В конце месяца после подсче­та итогов каждый журнал-ордер представляет собой накопительную ведомость на большое число однородных хозяйственных операций. Следовательно, данный регистр заменяет собой и регистрационный журнал и мемориальный ордер при ме­мориально-ордерной форме учета. В журнале-ордере записи производятся в хро­нологической последовательности как в регистрационном журнале и по корреспондирующим счетам, как в мемориальном ордере. Поэто­му журнал-ордер может быть представлен как месячный мемориальный ордер.

Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, в них полностью собирается за месяц кредитовый оборот по одному или нескольким экономически взаимосвязанным счетам в корреспонден­ции с дебетом других счетов. После подсчета итогов в журналах-ордерах и сверки полученных сведений с другими учетными регистрами эти ито­ги переносятся в Главную книгу.

Перенос итогов осуществляется следующим образом. Итоговый оборот по кредиту конкретного счета заносится общей суммой в Главную книгу на страницу, где ведется данный счет. Дебетовый оборот по этому же счету собирается в Главной книге с разных журналов-ордеров и представлен с расшифровкой по кредитуемым счетам.

Иными словами кредито­вый оборот по каждому синтетическому счету собирается в одном каком-либо журнале-ордере, а дебетовый – в Главной книге.

Журналы-ордера могут открываться как на один счет, например, по сче­ту "Касса", "Расчетные счета", "Расчеты с подотчетными лицами" или на группу экономически взаимосвязанных счетов, например, по сче­там расчетов, затрат, капитала и т.п.

Вспомогательные ведомости применяются по тем разделам учета, по кото­рым технически сложно обеспечить в журнале-ордере требуемый аналитический разрез учетных показателей непосредственно из пер­вичным документов, например, при организации учета затрат на про­изводство, учета расчетов. В некоторых журналах-ордерах аналити­ческий учет совмещается с синтетическим как единый учетный про­цесс.

Все учетные регистры журнально-ордерной формы изготовле­ны типографским способом с заранее указанной номенклатурой учет­ных данных и корреспонденцией счетов. Это дает возможность вести учет по строго регламентированной системе и обеспечить четкий контроль за отражением хозяйственных операций, что в свою очередь создает условия для предупреждения ошибочных записей.

При журнально-ордерной форме учета учетная регистрация осуществляется в основном в 3, 4 этапа и производится по следую­щей схеме (рис.5).

Рис.5. Схема бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме

При журнально-ордерной форме учета учетные регистры построены таким образом, что обеспечива­ется строгая увязка записей в них, которая возможна в результате вза­имной проверки их итогов в конце месяца. Главная книга открывается на год. Для каждого синтетического счета отводится отдельная страница. Ниже рассмотрим форму "разворот" Главной книги на примере счета "Касса".

Главная книга по счету 50 "Касса"

Месяцы	Оборот по дебету сч. 50	Оборот по дебе­ту	Оборот по кре­диту	Сальдо
с кредита сч. 51	с кредита сч. 71	с кредита сч. 90	и т.д.	Дебет	Кредит
Январь	20 000	2 000			22 000	18 000	10 000
Февраль							14 000
и т.д.

Из приведенной схемы Главной книги видно, что оборот по де­бету счета набирается с разных журналов-ордеров, в которых данный счет фигурирует как корреспондирующий. Оборот по кредиту любо­го счета переносится в Главную книгу из журнала-ордера одной сум­мой.

Итак, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

1-й принцип – накопление и систематизация учетных данных по всем разделам бухгалтерского учета в разрезах, необходимых для синтетического и аналитического учета, с использованием в качестве ос­новных регистров журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

2-й принцип – построение журналов-ордеров по кредитовому признаку, который в большей степени, чем дебетовый, отвечает тре­бованиям накапливания и систематизации учетных данных. Запись производится по схеме "кредит-дебет". Кредит – это начальная ста­дия, дебет – конечная. Рассмотрим это на примере журнала-ордера №1 по счету 50 "Касса.

Журнал-ордер по счету 50 "Касса"

№ записи	Дата	С кредита сч. 50 в дебет счетов	Итого за месяц
			и т.д.
	01.04		5 000			5 000
	02.04	18 000		2 000		20 000
и т.д.
Итого		18 000	5 000	2 000		25 000

3-й принцип заключается в однократности записи, и достигается он благо­даря шахматной форме построения журналов-ордеров. При этом за один рабочий прием каждая сумма операции записывается одновре­менно по дебету и кредиту счетов.

4-й принцип – совмещение аналитического учета с синтетиче­ским, систематической записи с хронологической по тем разделам учета, где это технически возможно и целесообразно. При этом ши­роко используется линейно-позиционный или построчный принцип записи.

Сущность метода позиционной записи состоит в том, что в соответствую­щем регистре операции группируются по аналитическим счетам, каж­дому из которых отводят одну строку. На одной и той же строке раз­новременно делают записи по дебету и кредиту счета. Сущность это­го метода можно рассмотреть на примере учета расчетов с поставщи­ками и подрядчиками.

Журнал-ордер №6 по сч. 60 "Расчеты с поставщиками и

подрядчиками"

Наимено­вание поставщи­ков

S"

Доку­мент

С кредита счета 60 в дебет счетов:

Ито­го по кредиту сч. 60

Оплачено: дебет сч. 60 с кредита счетов

S"

Д-т

К-т

№

Дата

и т.д.

и т.д.

Д-т

К-т

Нефтеба­за

01.02

Гор- электросеть

–

03.02

5-й принцип – накопление в учетных регистрах данных, необ­ходимых для текущего контроля и анализа периодической и годовой отчетности.

6-й принцип – объединение в одном журнале-ордере синтетиче­ских счетов, экономически связанных друг с другом. Поэтому коли­чество применяемых журналов-ордеров значительно меньше, чем число счетов в счетном плане.

Таким образом, преимущество журнально-ордерной формы учета пе­ред другими ручными формами учета состоит в следующем:

1. Значительно сокращается число учетных записей. Если при книжных формах учета количество переписываний из первичных до­кументов до записи в бухгалтерский баланс достигает 7-9 раз, то при журнально-ордерной форме учета данные первичных документов об­рабатываются и группируются, в основном, в 3-4 этапа. Это дос­тигается путем применения более современных приемов построения учетных регистров по шахматному принципу. Отпадает необходи­мость в составлении оборотных ведомостей.

2. Совмещаются синтетический учет с аналитическим, хроноло­гическая запись с систематической, тем самым ликвидируется отс­тавание аналитического учета от синтетического.

3. Применяемые учетные регистры увязаны с формами отчет­ности, что дает возможность не делать выборки при составлении от­четности.

4. Облегчается возможность текущего контроля, так как все первичные документы находятся при журналах -ордерах.

5. Улучшается техника учета и взаимный контроль в учетных регистрах.

Но данной форме учета присущ один недостаток – невозможна меха­низация (автоматизация) учета. На основе достижений предыдущих форм учета и перфорационно-вычислительных машин была создана одна из первых машинно-ориентированных форм – таблично-перфокарточная форма учета.