2015-04-12
1112
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
- переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительного листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:
- по основной (производственной) деятельности;
- по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа "шредер" не менее чем двумя работниками предприятия.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, передаваемые в архив (со сроком хранения - свыше 10 лет);
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения - до 10 лет включительно);
- документы подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения утратившие практическое значение).
Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов, например приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.
Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы.
