2015-04-17
2627
Электронный документооборот представляет собой слаженную систему по работе с документами, реализующую концепцию «безбумажного делопроизводства». Эффективное управление предприятиями и организациями в большинстве случаев напрямую зависит от оперативного и качественного решения конкретной задачи связанной с хранением, поиском, использованием или формированием электронной документации.
Обеспечение контроля над потоками документов в организации ложится на системы электронного документооборота, которые руководят доступом и распространением различных бумаг больших объёмов в компьютерных сетях. Зачастую для хранения таких документов используют специальное хранилище, называемое электронный архив.
Web-документы, видеоданные, аудиоданные, таблицы, изображения, текстовые документы – вот те типы файлов, которые поддерживают такие системы.
Основные возможности электронных систем по обмену документами – это создание и уничтожение документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности информации.
|
|
|
Внедрение систем электронного документооборота является целесообразным при создании наиболее эффективного пространства для управления и функционирования предприятий или организаций. Основными преимуществами, которые призваны повышать эффективность работы предприятий или организаций после внедрения систем обмена данными можно назвать:
· возможность коллективной работы над конкретными бумагами;
· значительно ускорение поиска и выборки документов по различным атрибутам;
· повышение уровня безопасности информации путём ограничения доступа к системе, что осуществляется невозможностью работы с базой с незарегистрированных станций и компьютеров.
· создание электронных архивов, которые обеспечиваю удобство и надёжность хранения документации;
· повышение уровня контроля над исполнением документов и их качества, путём открытого доступа для конкретных лиц ко всем бумагам, в том числе и находящимися в стадии разработки.
Хорошее совмещение систем общего управления ресурсами компании и систем обмена данными позволит осуществлять поддержку бизнес-процессов всего предприятия путём оперативного управления бумагами, образами, потоками работ, корпоративными отчётами. С точки зрения современного предприятия, решение этой проблемы довольно важно, особенно, в случае одновременного использования нескольких корпоративных приложений.
Как вывод, стоит сказать о том, что автоматизация документооборота и утилизация документов распространяются сейчас повсеместно и вскоре работать, не умея пользоваться ними, будет довольно тяжело. Эти системы способны ускорить процесс и эффективность работы, что немаловажное достоинство не только для крупных корпораций, но и для представителей малого бизнеса. Ведение электронного архива упрощает работу и обеспечивает полный контроль над всей имеющейся документацией.
|
|
|
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
· поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
· оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
· исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
