2015-04-17
2253
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности службы ДОУ, для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Учитываются все поступающие, отправляемые и внутренние документы, как регистрируемые, так и не регистрируемые. Самостоятельно учитываются предложения, заявления, жалобы. Отдельно учитываются поступающие и создаваемые на предприятии документы.
Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации (в том числе учитываются машинограммы).
За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (количество копий может учитываться отдельно, если необходимо определить расход бумаги и затраты времени на операции на размножение и копирование).
В канцелярии количество входящих и исходящих, внутренних документов устанавливаются путем месячного фиксирования в специальном журнале.
Структурные подразделения в конце года должны представить в канцелярию сводки о результатах учета документации по форме, указанной в инструкции по ДОУ.
Результаты учета обобщаются за прошедший год и представляются руководству для анализа эффективности работы и разработки мер по совершенствованию работы с документами на следующий учебный год.
Вся документация предприятия делится на внутреннюю, входящую и исходящую.
Этапы обработки внутренней документации
Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):
1) составление проектов,
3) подписание (утверждение),
4) регистрация,
5) размножение,
6) направление на исполнение, доставка,
8) контроль исполнения,
9) систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.
10) формирование документов в дела,
11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,
13) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.
