Сущность и методы формирования информационного бюджета

Подход к информации как особому типу ресурсов означает создание в информационно-аналитических службах соответствующей базы - так называемого " информационного бюджета ".

Его основу должно составлять планирование потребностей в информационном обеспечении органа местного самоуправления в целом и каждого из его подразделений, а также экономическую оценку затрат, необходимых для их удовлетворения.

Основной целью разработки информационного бюджета является создание высокоэффективной системы планового информационного обеспечения организации, ориентированной на полное удовлетворение всех возможных информационных потребностей, возникающих в организации, снижение материальных затрат, а также повышение «качества» информационных ресурсов.

Информационный бюджет содержит следующие разделы:

1. Перечень основных видов информационного обеспечения и информационных систем.

2. Лаконичную характеристику потребностей в каждом из видов информационного обеспечения с указанием цели и направления их использования.

3. Список всех организаций, от которых планируется получение информации.

4. Перечень ответственных лиц за качественное и своевременное информационное обеспечение по каждому пункту.

При составлении информационного бюджета каждый запрос следует анализировать по следующим пунктам:

- насколько велика реальная потребность в данном виде информации;

- как в действительности используются имеющиеся информационные ресурсы;

- достаточно ли у органа местного самоуправления возможностей и средств, чтобы обрабатывать поступающую информацию;

- рассматривались ли другие источники информационных услуг, и если да, то насколько этот список представителен;

- насколько обоснованно проведен выбор предполагаемого информационного обеспечения;

- имеется ли данная информация в других департаментах, управлениях, отделах и подразделениях;

- отвечает ли требуемая информация тем задачам, которые она призвана решать;

- не сделаны ли одинаковые запросы от двух или более подразделений и нельзя ли их объединить.

После того, как все запросы согласованы между собой, устранено дублирование, учтены возможности совместного использования информации, орган местного самоуправления определяет периодичность и форму ее получения (информационные сборники).

Это позволяет:

· в определенной мере ликвидировать существующие диспропорции между стремлением госоргана получать наиболее полную и оперативную информацию и отсутствием по ряду причин реальной возможности;

· упорядочить информационные и коммуникационные потоки;

· быстрее реагировать на изменившиеся требования, обрабатывать большие объемы информации, осуществлять контрольные функции, рационально планировать сроки.

Этапы планирования и создания информационного бюджета:

1. Диагноз - определение целей организации и информационных потребностей.

2. Планирование - оценка текущей ситуации и интенсивности использования информации; анализ среды организации, ее сильных и слабых сторон; разработка стратегии, которая должна лечь в основу информационного бюджета; определение затрат.

3. Действия - сбор информации для построения модели бюджета, проверка и анализ данных; детальное документирование и реализация плана.

4. Оценка - расчет эффективности процесса реализации информационного бюджета и степени осуществления поставленных целей.

Выделяют следующие методы формирования информационного бюджета:

· Целевой метод - определение суммы затрат, исходя из тех задач и способов их решения, которые предлагаются к внедрению в организации или учреждении.

Указанный метод целесообразно использовать при первоначальном формировании информационных систем либо коренной их перестройке, а также в тех случаях, когда расходование средств неизбежно. Эффективность использования такого метода сомнительна, так как в данном случае отсутствует сопоставление затрат и конечных результатов.

· Затратный метод - установление размера предельных затрат на содержание, развитие и управление информационными ресурсами в учреждении.

При использовании такого метода формирования доходной части бюджета определяется сумма предельных затрат. Это может быть четко ограниченный размер средств (20 тыс. грн.) либо часть в процентном отношении(2%) от бюджета учреждения. Использование такого метода целесообразно в учреждениях со стабильным финансированием и организационной структурой.

· Универсальный метод - метод, при котором расходуются средства на использование только тех мероприятий, реализация которых даст заранее запланированный положительный эффект, и соответственно затраты на внедрение будут сопоставимы с выгодами которые будут получены в будущем.

Особенности обоснования информационного бюджета государственных органов и учреждений включает определениеэффективности информационного бюджета.

Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных затратах.

Экономический эффект – результат внедрения системы или технологии, выраженный в стоимостной форме; экономия от внедрения.

Срок окупаемости – период времени, в течение которого окупаются затраты.

Информационная потребность – это потребность в информации такого объема, качества и содержания, которая необходима и достаточна для принятия максимально эффективных в заданных условиях управленческих решений.