Базовые принципы регламентации процессов

1. Нельзя регламентировать процессы, не разобравшись с существующей базой документов.

2. Регламентировать только то, что действительно необходимо на том уровне, который действительно необходим. Как разработка и согласование, так и контроль исполнения НМД стоят весьма существенных денег.

3. Учитывать квалификации персонала и культуры организации. Если в организации высоко квалифицированные, ответственные за свою работу сотрудники, то НМД не потребуется слишком детализировать. В противном случае придется описывать деятельность, подробно «разжевывая» процессы по каждой операции.

4. Стремиться к простоте. НМД по процессам в организациях, как правило, чрезмерно объемные, сложные по структуре и содержат много «воды». Основными причинами этого являются:

· те, кто пишет НМД, как правило, сами их не исполняют (поэтому не всегда заботятся об их простоте и четкости);

· нехватка времени (и других ресурсов) на подготовку хорошо проработанного документа;

· руководители не заинтересованы в реальных изменениях процессов; непонимание того, что действительно важно для регламентации деятельности;

· излишняя приверженность стандартизации (как следствие – множество типовых разделов документа, которые часто не нужны);

· недостаточная квалификация разработчика документа.

При регламентации процессов необходимо стремиться к максимальному упрощению как структуры, так и содержания регламентов.

5. «Лучше толще, но меньше». Если есть возможность лучше сделать 1 толстый документ, чем 20 тонких.

Персоналу, выполняющему рутинные повторяющиеся операции удобнее иметь один тонкий документ, необходимый для его работы, чем десять толстых, в каждом из которых не более одного-двух абзацев, касающихся его непосредственной деятельности. Для него можно составлять операционные карты процессов, их может быть много. Для инженеров и прочих работников творческого труда наличие одного-двух толстых документов, регламентирующих их деятельность, не представляет проблемы. У них есть время и достаточная квалификация для организации своей деятельности в соответствии с требованиями регламентов.

НМД нужно поддерживать в актуальном состоянии. Это непростая задача, если их количество велико, а в самих текстах много перекрестных ссылок. Хотя в настоящее время практически все организации имеют возможность хранить и использовать НМД только в электронном виде, что упрощает вопросы увязки документов между собой и внесения в них изменений.

6. Перенесение акцента при детализации процессов с описания управления на детальное описание технологии выполнения процесса.

В регламентах процессов верхнего уровня в первую очередь необходимо описывать деятельность руководителей по управлению процессом. Технология выполнения процесса на верхнем уровне показывается в виде крупных блоков деятельности. Цель – отобразить структуру подпроцессов и распределение ответственности за них между руководителями более низкого уровня.

При переходе от описания процессов на верхнем уровне к детальному описанию процессов акцент смещается с регламентации управления на регламентацию технологии выполнения процесса.

Разработка НМД организации требует значительных затрат времени.

Общая трудоемкость создания НМД состоит из двух частей – разработки и согласования документов. Существуют следующие закономерности:

· трудоемкость согласования документа, регламентирующего деятельность на межфункциональном уровне, сравнима с затратами труда (или превышает их) на разработку документа;

· общая трудоемкость разработки зависит как от сложности документа («Процесс производства продукции»), так и от его важности для организации в целом («Процесс управления компанией»);

· трудоемкость разработки НМД определяется несколькими факторами:

ü желанием руководителей верхнего уровня разработать реально работающую документацию в разумные сроки;

ü корпоративной культурой организации;

ü уровнем организации проекта;

ü квалификацией сотрудников, занятых разработкой НМД;

ü наличием шаблонов на основные типы документов.

При соответствующей организации проекта, наличии поддержки руководства и квалифицированного персонала можно существенно снизить трудоемкость и календарные сроки разработки, согласования и утверждения НМД.