Свойства и структурные элементы управленческой информации

Управленческая информация обладает следующими свойствами:

• РЕПРЕЗЕНТАТИВНОСТЬ;

• СОДЕРЖАТЕЛЬНОСТЬ;

• ДОСТАТОЧНОСТЬ (ПОЛНОТА);

• АКТУАЛЬНОСТЬ;

• СВОЕВРЕМЕННОСТЬ;

• ТОЧНОСТЬ;

• ДОСТОВЕРНОСТЬ;

• УСТОЙЧИВОСТЬ;

• ДОСТУПНОСТЬ.

Репрезентативность управленческой информации связана с правильностью отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств и состояний объекта управления. Важнейшее значение здесь имеет правильное обоснование отбора существенных признаков и связей отображаемого явления, процесса.

Содержательность управленческой информации отражает семантическую емкость, равную отношению количество семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных. С увеличением содержательности информации растет семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется контролировать меньший объем данных. Это свойство хорошо иллюстрируется функцией «проверка правописания» программы Word, когда с накоплением значительного объема слов программа автоматически отслеживает правописание новых текстов. Аналогичная ситуация возникает и при рационально организованной системе сбора данных по подразделениям предприятия.

Достаточность (полнота) управленческой информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный состав показателей для принятия управленческого решения. Понятие полноты информации тесно связано с ее семантикой и прагматикой. Как неполна я, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых управленческих решений.

Актуальность управленческой информации определяется степенью ее ценности в момент использования. Актуальность зависит от динамики изменения основных параметров изучаемого процесса, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.

Своевременность управленческой информации означает ее поступление не позже заранее назначенного срока с момента времени, согласованного со временем плана или решения поставленной задачи. Это может быть информация о выполнении производственного плана цехом, или информация о сроках сдачи продукции на склад или сроках написания бухгалтерского отчета предприятия.

Точность управленческой информации определяется степенью близости информации к реальному состоянию управляемого объекта или процесса. Фраза: «рассчитать с точность до сотых» относится именно к этому свойству состав показателей.

Для информации, отображаемой цифровым кодом, например, для бухгалтерского или статистического учета, известны четыре понятия точности:

• формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа;

• реальная точность, определяемая значением единицы последнего разряда числа;

• максимальная точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;

• необходимая точность, определяемая функциональным значением показателя.

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Достоверность измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемая информации отличается от истинного значения параметра в пределах необходимой точности. Недостоверная информация граничит с понятием ложной, искаженной информации;

Устойчивость управленческой информации отражает ее способность реагировать на изменение и преобразование исходных данных без нарушения необходимой достоверности, репрезентативности и точности. Здесь важна выбранная методика для отбора и формирования информации.

Доступность управленческой информации отражает ее способность быть всегда в актуализированном состоянии (принцип «по первому требованию»). Это свойство особенно важно в условиях быстрого принятия управленческого решения.