Ведение бухгалтерского учета

2.2.2.1. Учет средств стоматологической поликлиники

Средства, полученные для осуществления своей деятельности, в бухгалтерском учете поликлиники учитывают раздельно. Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, субсчету присваивается отличительный признак в виде номера:

- по бюджетным средствам - 1;

- по предпринимательской деятельности - 2;

- средства полученные от государственных внебюджетных фондов, целевые средства - 3

Учет расчетов по финансированию учреждения из бюджета ведется на счете 14 «Внутриведомственные расчеты по финансированию из бюджета» субсчет 140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».

В дебет субсчета 140 записываются суммы расходов произведенных за год, а также отзыв финансирования.

В кредит субсчета 140 записывается финансирование расходов учреждений.

Объем финансирования полученного учреждением от распорядителя бюджетных средств отражается бухгалтерской записью:

Д 101 - К 140

В случае отзыва финансирования распорядителем бюджетных в учреждении выполняется следующая бухгалтерская запись:

Д 140 - К 101

Фактические расходы списываются в размере суммы финансирования по соответствующим кодам экономической классификации. При закрытии счетов бухгалтерского учета текущего года в разделе 2 Ведомости аналитического учета ассигнований (лимитов бюджетных обязательств), объемов финансирования и кассовых расходов получателя бюджетных средств (форма 294) вписывается строка «31 декабря, заключение счетов». По этой строке указывается по соответствующим кодам экономической классификации сумма списываемых произведенных расходов за год, после чего определяется остаток по субсчету 140 в разрезе кодов экономической классификации.

Закрытие субсчета 140 производится 31 декабря и отражается бухгалтерской записью:

Д 140 - К 200

Поступление средств от предп ринимательской деятельности отражается по дебету субсчета 111 «Средства полученные от предпринимательской деятельности» и кредиту субсчета 153.2 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуг» счета 15 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги».

Согласно учетной политики поликлиники учет доходов ведется по кассовому методу т.е. все поступления по кредиту 153.2 по концу месяца закрываются по м.о. № 14. Выполняется начисление платы за выполненные работы и оказанные услуги отражаемое следующей бухгалтерской записью:

Д 153.2 - К 401

По истечению отчетного периода производится отражение в доходах отчетного периода поступивших средств:

Д 401 - К 400

И производится списание фактических расходов по оказанным услугам:

Д 280 - К 220

Отражение в доходах отчетного периода оказанных услуг:

Д 280 - К 400

Для определения результатов от реализации оказанных услуг применяется субсчет 410 «Прибыли и убытки». По кредиту субсчета в корреспонденции с дебетом субсчета 400 «Доходы отчетного периода» отражается прибыль от реализации оказанных услуг.

Д 400 - К 410

Ежеквартально после уплаты налога на прибыль в поликлинике за счет прибыли формируются средства на материальное поощрение и социальные выплаты, а также на содержание и развитие материально-технической базы учреждения. Нормативно-правовыми актами не установлено каких-либо положений по соотношению отдельных видов средств, формируемых из прибыли.

Формирование средств на материальное поощрение и социальные выплаты производится по дебету субсчета 410 «Прибыли и убытки» и кредиту субсчета 240 «Средства на материальное поощрение и социальные выплаты», а средств на содержание и развитие материально-технической базы - по дебету субсчета 410 «Прибыли и убытки» и кредиту субсчета 241 «Средства на содержание и развитие материально-технической базы». При этом на субсчете 240 учитываются средства, направляемые из прибыли по финансовым результатам за квартал на оказание материальной помощи, выплату премий и т.д.

На субсчете 241 отражаются средства, направляемые в установленном порядке из прибыли, а также другие поступления на содержание и развитие материально-технической базы учреждения, на покрытие расходов связанных с начислением штрафных санкций, пеней, доначисление сумм налогов и платежей.

Средства, полученные учреждением от Территориального фонда обязательного медицинского страхования (в дальнейшем ТФОМС ЕАО) учитываются на субсчете 115 «Средства, полученные от государственных внебюджетных фондов». Поступление средств отражается по дебету субсчета 115 и кредиту субсчета 274 «Целевые средства, полученные учреждением от государственных внебюджетных фондов».

Д 115 - К 274 зачисление финансирования от ТФОМС ЕАО.

Аналитический учет по субсчету 274 ведется на многографных карточках ф. 283 в разрезе показателей, увеличивающих или уменьшающих финансирование.

Возврат финансирования отражается следующей бухгалтерской записью:

Д 274 - К 115

Фактически произведенные расходы на медицинское обслуживание населения за счет средств фонда учитываются на субсчете 228 «Расходы за счет средств, полученных от государственных внебюджетных фондов». Списание фактических расходов, произведенных за счет целевых средств, отражается:

Д 274 - К 228

Средства, получаемые учреждением от других органов государственной власти, учреждений и физических лиц на цели, связанные с выполнением их основной деятельности, а также на выполнение мероприятий не предусмотренных сметой доходов и расходов учреждения учитываются на субсчете 270 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия» в корреспонденции с дебетом субсчета 110 «Целевые средства и безвозмездные поступления»

Д 110 - К 270

Спонсорская помощь, оказываемая учреждению может проходить через кассу учреждения и отражается следующей записью:

Д 120.3 - К 270

Поступление бланков медицинской документации от областного бюро медицинской статистики:

Д 063.3 - К 270

Оприходование излишков материалов, а также материалов от списания:

Д 061.3-069.3 - К 270

В конце года в декабре в дебет субсчета 270 списываются фактические расходы с кредита субсчета 225 «Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия».

Аналитический учет по этому субсчету ведется на многографных карточках ф. 283 по источникам финансирования.

2.2.2.2. Учет расчетов по оплате труда

Работа бухгалтера, осуществляющего расчеты по оплате труда, включает в себя:

- начисление сумм оплаты труда;

- начисление выплат социально-компенсационного характера;

- определение счетов учета;

- определение источников финансирования;

- расчет сумм, удерживаемых из оплаты туда;

- расчет сумм начислений платежей в фонды социального страхования и обеспечения;

- получение наличных денежных средств на оплату труда со счета в банке;

- выдачу заработной платы;

- депонирование заработной платы.

Начисление сумм оплаты труда связано с необходимостью проведения подготовительной работы, в результате которой систематизируется и обобщается информация, связанная с формированием суммы оплаты труда каждого сотрудника. Бухгалтер при этом должен руководствоваться нормативными актами гражданского и налогового законодательства, а также положениями, разработанными учреждениями, регулирующими особенности формирования фонда оплаты труда.

Бухгалтер при начислении оплаты труда руководствуется приказами руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами.

При составлении расчетов по оплате труда бухгалтер руководствуется принятой и утвержденной системой оплаты труда в учреждении, важными элементами которой в бюджетном учреждении являются:

- смета, составленная в соответствии с кодами бюджетной классификации;

- ставки, утвержденные в штатном расписании;

- источники финансирования;

- наличие денежных средств на счете в банке.

В стоматологической поликлинике преобладающий фактор при составлении расчетов по оплате труда - отработанное время. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) является обязательным.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений. В конце месяца по табелю определяется количество отработанных дней (часов) и рассчитывается их оплата. Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Положением по оплате труда в учреждении урегулированы вопросы, связанные с системой доплат за совмещение профессий, интенсивность труда, работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу.

Порядок премирования работников медицинского учреждения регулируется Положением о премировании, которое принимается на общем собрании трудового коллектива и согласовывается (регистрируется) с отраслевым профсоюзом.

Для учета расчетов по оплате труда в учреждении предназначен счет 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям". Этот счет используется также для учета расчетов по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам, предусмотренным действующим законодательством.

На счете 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям" выделены субсчета:

- 180 "Расчеты по оплате труда";

- 183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации";

- 184 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям взносов по договорам добровольного страхования";

- 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

- 187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";

- 189 "Другие расчеты за выполненные работы". На субсчете 180 "Расчеты по оплате труда" учитываются расчеты:

- с работниками учреждений, состоящими в списочном составе;

- с работниками учреждений, не состоящими в списочном составе;

- начисления по оплате труда:

- по другим видам начисленного дохода;

- по всем видам заработной платы (основная и предпринимательская деятельность);

- премиям;

- пособиям по временной нетрудоспособности;

- по беременности и родам;

- при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет,

В разрезе видов начислений организован отдельный аналитический учет по каждому виду. Это обусловлено как наличием различных источников финансирования, так и различными системами налогообложения, применяемыми по перечисленным начислениям.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Начисление заработной платы за месяц и ее выплата производятся по расчетно-платежной ведомости (ф. 49), в которой записываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и других сумм.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производятся в записке-расчете о предоставлении отпуска (увольнении) (ф. 425).

Номер и дата записи в ф. 425 должны соответствуют номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. Начисленные суммы по этим расчетам записываются в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц. В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости на выдачу аванса, заработной платы (ф. 389) или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

По истечении срока выплаты в платежной и расчетно-платежной ведомостях против фамилии лиц, у которых заработная плата осталась неполученной, кассир делает отметку от руки "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм (ф. 414). В конце ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверяет эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в платежных и расчетно-платежных ведомостях, и подсчета выданных и депонированных сумм, на выданные суммы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платежных и расчетно-платежных ведомостях проставляются дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Депонированные суммы на следующий день после срока выдачи заработной платы сдаются на счет в кредитную организацию, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Для получения сведений о заработной плате работающего ведется карточка-справка (ф. 417), в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются суммы начисленной заработной платы по видам и с указанием источника, а также удержанные суммы из оплаты труда по видам, сумма к выдаче.

Начисление оплаты труда в лечебном учреждении в зависимости от источника финансирования отражается по дебету счетов:

- 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия";

- 201 "Расходы за счет дополнительного финансирования из бюджета";

- 210 "Расходы к распределению";

- 220 "Расходы по предпринимательской деятельности";

- 223 "Расходы за счет средств, формируемых из прибыли" и др.

и кредиту счета 180.

При формировании расчетов по оплате труда в учреждении руководствуются сметой. Смета составляется по основной и по предпринимательской деятельности.

В Отчете об исполнении сметы расходов организации по средствам, направленным на оплату труда, необходимо классифицировать данные по кодам показателей:

- 110110 - оплата труда гражданских служащих, в т. ч.:

- 110111 - основной оклад гражданских служащих;

- 110112 - надбавки к заработной плате гражданских служащих;

- 110113 - дополнительная оплата труда гражданских служащих;

- 110114 - прочие денежные выплаты гражданским служащим;

- 110115 - оплата ежегодных отпусков гражданских служащих.

На суммы начисленной заработной платы, суммы пособий производится запись по дебету счета 19 "Расчеты по обязательному и социальному страхованию и социальной защите населения", соответствующий субсчет и кредиту счета 180.

Суммы, удержанные из оплаты труда в соответствии с видом и назначением, на счетах бухгалтерского учета проводятся записями по дебету счета 180 "Расчеты по оплате труда" и кредиту счетов:

- 198 "Расчеты с Пенсионным фондом Российской Федерации"

- 173 "Расчеты по платежам в бюджет", аналитический счет "Расчеты по подоходному налогу с физических лиц" - на сумму налогов, исчисленных в соответствии с действующим законодательством;

- 160 "Расчеты с подотчетными лицами" - на суммы, удержанные из оплаты труда по образовавшейся задолженности в связи с несвоевременным внесением в кассу организации неиспользованных подотчетных сумм;

- 170 "Расчеты по недостачам" - на суммы, удержанные из оплаты труда по образовавшейся задолженности в связи с недостачей или порчей ценностей, выявленной по результатам инвентаризации, вина по которым доказана и есть письменное согласие работника об удержании означенных сумм или исполнительный лист

- 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

- 187 "По исполнительным и другим документам, прочие расчеты" - на суммы алиментов, удерживаемых из оплаты труда, и административных штрафов, а также расчеты по выданным ссудам за счет средств на материальное поощрение и социальные выплаты (субсчет 240). Аналитический учет расчетов по исполнительным листам и другим документам ведется по каждому получателю с указанием фамилии или организации, номера, даты и срока действия исполнительного листа или другого документа. Для учета удержанных сумм (процентов) используется карточка ф. 292.

Выплата заработной платы отражается записями по дебету счета 180 расчеты по оплате труда" и кредиту счетов:

- 120 "Касса" на суммы, выплаченные из кассы;

Суммы оплаты труда, не полученные работником в определенные для выплаты заработной платы дни, депонируются, что отражается корреспонденцией:

дебет счета 180 "Расчеты по оплате труда" и кредит счета 177 "Расчеты по депонентам".

На основании расчетно-платежных ведомостей составляется мемориальный ордер 5.

В учреждении составляется несколько расчетно-платежных ведомостей, и на основании этих ведомостей составляется свод по ф. 405 (мемориальный ордер 5), на расчетно-платежные ведомости по средствам, полученным за счет внебюджетных источников, составляется отдельный свод по ф. 405.

К мемориальному ордеру приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении и др.).

Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетно-платежной ведомости, в которую он включен для начисления.

2.2.2.3. Учет материальных запасов

Материальные запасы входят в состав имущества бюджетных учреждений. Их учет является одним из наиболее сложных и трудоемких участков работы бухгалтерских служб. Это связано с тем, что в нормативных документах, регулирующих различные аспекты бухгалтерского учета, мало или совсем не учитываются особенности учета в бюджетных учреждениях.

Для учета материальных запасов в учреждении предназначен счет 06 "Материалы и продукты питания".

На указанном счете учитываются:

- материалы, продукты питания, топливо и горючее, тара, запасные части к машинам и оборудованию (субсчета счета 06);

В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н, основными задачами учета материальных запасов являются контроль за их сохранностью, движением и правильным использованием; соблюдение нормативов по их объему и расходу; своевременное выявление неиспользуемых материалов, получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждения.

Собственные материальные запасы принимаются к учету и отражаются в отчетности учреждения по фактической стоимости. Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, является сумма фактических расходов учреждения на их приобретение. Эти фактические расходы складываются из следующих расходов учреждения:

- сумм, уплаченных поставщику (продавцу), включая налог на добавленную стоимость (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской деятельности);

- расходов по заготовке и доставке материальных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию,

- расходы по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования материальных запасов на складе учреждения; иных расходов, непосредственно связанных с приобретением материальных запасов.

Расходы на наем транспорта по доставке продуктов питания, медикаментов, перевязочных средств, сыворотки и т. д. для лечебно-профилактических учреждений в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях следует относить по смете расходов на прочие транспортные расходы.

Материальные запасы, приобретенные за счет любых источников: бюджетных средств, средств, полученных от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений, учитываются в количественном и суммовом выражении по наименованиям материалов и по материально ответственным лицам на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296 и в раздельных оборотных ведомостях формы М-44. Учет материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов (форма М-17) только по наименованиям, сортам и количеству. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

Учет материальных запасов, принадлежащих учреждению, осуществляется:

- по источникам финансирования расходов на их приобретение (бюджетные средства; средства, полученные от предпринимательской деятельности; целевые средства и безвозмездные поступления);

- по счетам и субсчетам учета, местам хранения, по материально ответственным лицам;

Приобретение материалов и продуктов питания, учитываемых в учреждении на соответствующих субсчетах счета 06, отражается в учете в зависимости от источника их приобретения.

За счет бюджетных ассигнований:

Д 178-1 - К 101 оплачена стоимость материалов;

Д 060-1... 069-1 - К 178-1 отражена стоимость полученных материалов (с учетом НДС).

За счет средств от предпринимательской деятельности:

Д 178-2 - К 111 сумма произведенной оплаты;

Д 060-2... 069-2 - К 178-2 стоимость приобретенных материалов (без НДС);

Д 171-2 - К 178-2 на сумму НДС, оплаченного поставщикам материалов и другим организациям, связанным с приобретением материалов (например, транспортным).

За счет целевых средств:

Д178-3 - К 110 сумма произведенной оплаты;

Д 060-3... 069-3 - К 178-3 стоимость приобретенных материалов (без НДС);

Д 171-3 - К 178-3 на сумму НДС, оплаченного поставщикам материалов и другим.

Кроме приобретения, могут быть другие поступления материалов, например оприходование излишков, выявленных при инвентаризации. Они должны быть оприходованы по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. При этом оформляются следующие проводки:

Д 060... 069 - К 270 на сумму стоимости материалов, используемых учреждением при осуществлении основной деятельности или деятельности, финансируемой за счет целевых средств;

Д 060-2... 069-2 - К 400 на сумму стоимости материалов, используемых в предпринимательской деятельности.

Поступление материалов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения, оформляется следующими проводками:

Д 069.3 - К 270 по запасным частям, полученным от демонтажа машин, оборудования и прочих объектов основных средств.

Списание материалов и продуктов питания производится по средним ценам, если аналогичные материалы и продукты питания приобретались по разным ценам.

Использование материалов в основной деятельности учреждения отражается в учете следующей проводкой:

Д 200 - К 060-1... 069-1.

Если материалы используются на осуществление предпринимательской деятельности, то корреспонденция счетов будет следующей:

Д 220 - К 060-2... 069-2.

И, наконец, если материалы списываются в рамках мероприятий, финансируемых за счет целевых средств, то проводка будет следующей:

Д 228 - К 060-3... 069-3.

Использование продуктов питания отражается проводкой:

Д 228 - К 061-3.

Материалы могут выбыть в связи с недостачей, как отнесенной, так и не отнесенной на виновных лиц. Списание материалов, выбывших вследствие недостачи, отнесенной на виновное лицо, оформляется следующими проводками.

Списание естественной убыли (по нормам):

Д 140 - К 060-1... 069-1 для бюджетной деятельности;

Д 220 - К 060-2... 069-2 для предпринимательской деятельности;

Д 270 - К 060-3... 069-3 по материалам, приобретенным за счет целевых средств.

Списание балансовой стоимости недостающих материалов (сверх норм естественной убыли):

Д 170 - К 060... 069 по соответствующим видам деятельности.

Списание разницы между рыночной и балансовой стоимостью материалов:

Д 170 - К 401.

Учет запасных частей к машинам и оборудованию: двигатели, аккумуляторы, автомобильные шины и покрышки, выданные со склада для замены изношенных и списанные с балансового субсчета 069, подлежат учету на забалансовом счете 12 "Запасные части к транспортным средствам, выданным взамен изношенным".