Внутренние аудиты (П8.2.2)

Внутренние аудиты (проверки) СМК проводятся через запланированные интервалы с целью установления того, что СМК:

· соответствует запланированным мероприятиям, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и требованиям к СМК, установленным во внутренних документах предприятия;

· внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

В рамках СМК надо создать группу проверки ее эффективности - группу внутреннего аудита.

При этом штатных аудиторов может быть очень немного, но они должны быть специально подготовлены и обучены для этой роли. Аудиторы - это прежде всего, системно грамотные в вопросах качества люди. Компетентность и независимость (от проверяемого подразделения) - вот два их основных качества.

Их задача - по определенному плану проверять, как работает система, и представлять генеральному директору отчеты о проверках с предложениями по корректирующим и предупреждающим действиям.

Задача генерального директора на основе этих отчетов принимать решения об исправлении, и что еще важнее, о мерах по предупреждению дефектов системы качества.

Генеральный директор работает над улучшением системы на основе отчетов об эффективности системы, которые представляет ему ответственный за качество. Ответственный за качество готовит эти отчеты на основе анализа результатов проверок, полученных аудиторами.

Внутренние аудиторы - это сотрудники предприятия, хорошо владеющие вопросами менеджмента качества. Они могут занимать любые другие должности на предприятии, но когда они проводят аудит, все должны им подчиняться.

Обязанность генерального директора - поднять и поддержать на очень высоком уровне статус аудиторов. Именно внутренние аудиторы (их еще называют экспертами) определяют насколько эффективно работает СМК.

В организации должны все знать, что аудиторы - это сотрудники, которым генеральный директор лично делегировал полномочия проверок, и с другой стороны генеральный должен обязать руководителей всех уровней подчиняться аудиторам на период проверки.

ГОСТ Р ИСО 9001 предполагает улучшение качества выпускаемой продукции.

Постоянное улучшение начинается с человека, с совершенствования его личных качеств, знаний, умений и навыков.

Далее следует улучшение «среды обитания»:

рабочего места, рабочей зоны.

Для этого японцы разработали целую философию, которая называется "5S".

Дело в том, что японцы полагают, будто порядок вокруг нас и порядок в наших мыслях - связаны. Поэтому имеет смысл постоянно затрачивать усилия на организацию и поддержание порядка. А для этого как раз и предлагаются пять процедур, приведенных в таблице 24.

Таблица 24 – Пять процедур для поддержания порядка

Японский термин	Английский термин	Русское значение	Пример
Seiri	Structurize	Организованность	Удалять ненужное
Setion	Systematize	Аккуратность	Находить любой документ за 30 секунд
Seiso	Sanitize	Чистота	Персонально отвечать за соблюдение чистоты
Seiketsu	Standardize	Стандартизация	Визуализовать, размечать, прослеживать
Shitsuke	Self-discipline	Дисциплина	Делать всё вышесказанное ежедневно

Процедура первая -организованность, направлена на тщательную сепарацию всех вещей, окружающих нас в процессе работы. Чем меньше вещей будет нас окружать, тем легче будет работать.

Процедура вторая - аккуратность, предполагает, тщательный анализ текущего положения дел. В ходе этого анализа должны быть выявлены пути и причины движения каждой вещи. Это позволит выявить наиболее удобные места хранения всех вещей и самые целесообразные маршруты их перемещения. Наличие каждой вещи всегда на строго определённом месте может служить средством прослеживаемости. Дополнительную помощь в быстром поиске нужных вещей служит их простая и ясная идентификация, удобство доступа и освещённость.

Процедура третья - чистота. Забота о чистое - дело не только уборщицы, но всех и каждого, причём, всегда. И речь здесь идёт далеко не только о гигиене. Пыль, грязь, отходы производства, если с ними не бороться систематически, влекут брак, потери и многие неудобства. В некоторых видах производства, например, пыль может просто разрушить технологию. Но во всех случаях грязь влияет на эффективность и себестоимость.

Процедура четвертая - стандартизация. Стандартизация всех элементов работы позволяет каждое движение довести до совершенства. Стандартизации способствуют такие вещи как визуализация: ясные надписи на закрытых шкафах я полках с информацией о том, что в них хранится (иначе будет работать пословица: «с глаз долой, из сердца вон»), карты трудностей и квантификация. То, что нуждается в частом изменении, стоит представить в количественной форме и анализировать с помощью статистических методов.

Процедура пятая - дисциплина. Она необходима для воплощения в жизнь всего вышесказанного. Причём, не привычная нам дисциплина, основанная на страхе наказания, а самодисциплина, основанная на внутренней уверенности в целесообразности именно такого поведения.

Сочетание всех пяти «S» создаёт основу для постоянного совершенствования среды обитания людей в процессе трудовой деятельности и порождает неповторимый творческий климат, позволяющий людям получать удовольствие от работы.

Обычно плановые внутренние аудиты проводятся в соответствии с годовой или полугодовой программой. Планирование осуществляется из условия, что в течение года будет проведена проверка всех процессов СМК и, например, 60% подразделений и руководства предприятия.

Внеплановые аудиты проводятся по решению высшего руководства предприятия.

Программы внутренних аудитов составляются с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов.

Критерии, область применения и методы аудитов должны быть определены в обязательной документированной процедуре.

Примеры форм документов, содержащих указанные требования приведены в таблицах 25, 26, 27, 28.

Таблица 25 - Программа внутреннего аудита подразделений ФГУП «ПРИМЕР»

№ п/п	Подразделение	Дата проверки	Аудиторы

Таблица 26 – План внутреннего аудита

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель генерального директора – представитель руководства по СМК А.С.Иванов «______»___________2005г

План внутреннего аудита

Проверяемое подразделение или персонал ________________________________________.

Основание для аудита Программа внутреннего аудита ФГУП «ПРИМЕР».

Состав группы аудиторов:

ведущий аудитор ______________________________________________________________.

аудиторы _____________________________________________________________________

Проверяемые процессы СМК (п. ГОСТ Р ИСО 9001)________________________________

Критерии аудита:.

График работы

№ п.п.	Наименование работ	Дата	Ответственный исполнитель	Примечание
	Запрос и проработка материалов (при необходимости)
	Проведение предварительного совещания
	Проведение обследования, регистрация несоответствий и замечаний
	Проведение заключительного совещания
	Подготовка проекта отчета
	Согласование и утверждение отчета
	Регистрация отчета

Начальник отдела качества

Согласовано

Начальник проверяемого подразделения

Таблица 27 – Протокол регистрации замечания

ФГУП «ПРИМЕР»
ПРОТОКОЛ РЕГИСТРАЦИИ ЗАМЕЧАНИЯ № _____
ВИД ПРОДУКЦИИ:	ДАТА:	ВЕДУЩИЙ АУДИТОР: подпись инициалы, фамилия
НАПРАВЛЕНИЕ:	СТАНДАРТ: ГОСТ Р ИСО 9001	НД СМК предприятия:	АУДИТОР: инициалы, фамилия
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ:	НОМЕР ПУНКТА:	НОМЕР ПУНКТА:	ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: инициалы, фамилия
ОПИСАНИЕ ЗАМЕЧАНИЯ: АУДИТОР: СРОК УСТРАНЕНИЯ: не более двух недель подпись
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ (КОРРЕКЦИЯ) ИЛИ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: НАЗНАЧЕННАЯ ДАТА подпись инициалы, фамилия ВЫПОЛНЕНИЯ:
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ (КОРРЕКЦИЙ): ЗАМЕЧАНИЕ:УСТРАНЕНО —; УСТРАНЕНО ЧАСТИЧНО —; НЕ УСТРАНЕНО — ОСТАЛОСЬ НЕУСТРАНЕННЫМ: заполняется в случае "УСТРАНЕНО ЧАСТИЧНО" АУДИТОР: ДАТА ПРОВЕРКИ УСТРАНЕНИЯ подпись ЗАМЕЧАНИЯ:

Таблица 28 – Протокол регистрации несоответствия

ФГУП «ПРИМЕР»
ПРОТОКОЛ РЕГИСТРАЦИИ НЕСООТВЕТСТВИЯ № _____
ВИД ПРОДУКЦИИ:	ДАТА:	ВЕДУЩИЙ АУДИТОР: подпись инициалы, фамилия
НАПРАВЛЕНИЕ:	СТАНДАРТ: ГОСТ Р ИСО 9001	НД СМК предприятия:	АУДИТОР: инициалы, фамилия
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ:	НОМЕР ПУНКТА:	НОМЕР ПУНКТА:	ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: инициалы, фамилия
КАТЕГОРИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ: критическое — некритическое — ОПИСАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ: АУДИТОР: СРОК УСТРАНЕНИЯ: не более двух недель подпись
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ (КОРРЕКЦИЯ) ИЛИ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: НАЗНАЧЕННАЯ ДАТА подпись инициалы, фамилия ВЫПОЛНЕНИЯ:
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ (КОРРЕКЦИЙ): НЕСООТВЕТСТВИЕ:УСТРАНЕНО –; УСТРАНЕНО ЧАСТИЧНО —; НЕ УСТРАНЕНО — ОСТАЛОСЬ НЕУСТРАНЕННЫМ: заполняется в случае "УСТРАНЕНО ЧАСТИЧНО" АУДИТОР: ДАТА ПРОВЕРКИ УСТРАНЕНИЯ подпись НЕСООТВЕТСТВИЯ:

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, обеспечивает в соответствии с п. 8.5.2 проведение анализа выявленных несоответствий, установление их причин, а также предпринимает без излишней отсрочки, (например, через 2 недели) действия для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин.

После этого главный аудитор составляет отчет, содержащий описание обнаруженных несоответствий и результатов предпринятых проверяемым подразделением действий. Отчет утверждается у представителя руководства по СМК и идентифицируется. Устно результаты проверки доводятся до сведения высшего руководства начальником отдела качества на заседаниях Совета по СМК. Пример отчета о проведении внутреннего аудита представлен в Приложении Б.

Результаты проверок СМК являются основанием для разработки и реализации мероприятий по совершенствованию СМК, по совершенствованию процессов, по разработке новых методов и средств управления качеством продукции, по совершенствованию состава и содержания документации СМК.