Первичные учетные документы и их содержание

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хо­зяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйствен­ной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера — для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары — для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т.д.

На основе бухгалтерских документов контролируется правильность со­вершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, ус­танавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т.е. доку­ментация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую ин­формацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группи­ровкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в со­ответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для по­лучения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспече­ния его доказательной силы.

Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в уста­новленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйствен­ной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные доку­менты служат основанием для записей в бухгалтерском учете и, следователь­но, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Пра­вилом бухгалтера должно стать: «Нет документа — нет записи».

28*

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точ­ность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и рек­визитов документов.

435

Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [1].

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются рекви­зитами. В них фиксируются качественные реквизиты-признаки и образова­ния реквизитов — показатели, характеризующие факты хозяйственной жиз­ни. Как правило, экономический показатель представлен несколькими рек­визитами-признаками и одним реквизитом-основанием, дающим количест­венную оценку.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относят­ся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного сче­та, номер склада или цеха, табельные номера работников и т.д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются толь­ко правильно оформленные документы, составленные в соответствии с фор­мой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные рек­визиты:

наименование документа (формы), код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хо­зяйственной жизни и правильность его оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, рас­ходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информацион­ное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отража­ются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, от­личающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистри­рованных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответствен­ных за данный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает ру­ководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишу­щих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании хозяй­ственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие доку­мент.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправ­ленный текст или суммы. Зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном до­кументе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено под­писью лиц, подписавших документ, проставлена дата исправления. В кассо­вых и банковских документах исправления не допускаются.

Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются доку­менты, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации. Использование каких-либо произвольных форм разре­шается только при утверждении этих форм в установленном порядке.

В случаях, предусмотренных законодательством, формы первичных доку­ментов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой от­четности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе. Предприятия получают бланки строгой отчетности в ти­пографии, банке и других организациях по доверенности. Учет бланков стро­гой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прош­нуровывают, на обороте последнего листа скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.

На предприятиях используется множество документов, различных по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни. Нап­ример, одним документом нельзя оформить такие неоднородные факты, как выдача денег из кассы и отпуск товарно-материальных ценностей. Выдача де­нег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, а отпуск сырья, ма­териалов и товаров со склада — накладной.

18.2. Классификация первичных учетных документов

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хо­зяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая груп­пировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Документы классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам: назначению;

степени обобщения (порядку составления); способу охвата фактов хозяйственной жизни;

месту составления;

количеству учетных позиций;

характеру фактов хозяйственной жизни и др.

По назначению документы подразделяются на организационно-распо­рядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбиниро­ванные.

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они пред­ставляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из бан­ка. Примеры таких документов приведены на рис. 18.1, 18.2. В них отсутству­ет подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным опе­рациям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалте­рии. Документы по снабжению и сбыту — преимущественно работники ком­мерческих служб организации, а также работники учета (требования на от­пуск материалов и др.).

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответствен­ные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совер­шение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считают­ся оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление матери­альных ценностей, кассовые ордера (рис. 18.3) и т.п. На основе данных доку­ментов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распоря­дительных или оправдательных документов для систематизации учетных за­писей и определения корреспонденции счетов.

Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются документы бухгалтерского оформления в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств, отчислений на социальное страхование и пр.

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на вы­дачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет) (рис. 18.4), распорядительных, оправдательных и бухгалтер­ского оформления (расходный кассовый ордер) (рис. 18.5). В последнем до­кументе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оп­равдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и ука­зание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учет­ную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

Акционерное общество

Корешок чека ВН №54322

открытого типа «Альтаир» 40702810150000000241

ЧЕК ВН №54322 на

Краснодар «09» января 2004 г. место выдачи число месяц прописью

№ счета чекодателя

Р.0к.

на 5000 р. 0 к- «09» января 2004 г. Чек выдан Ф И. О- кассире кому Подписи:

ФАКБ «Югбанк» Восточный наименование учреждения банка

ВН №54322

В КАССУ - Контрольная марка

МЕСТО ДЛЯ НАКЛЕЙКИ

КОНТРОЛЬНОЙ МАРКИ

ЗАПЛАТИТЕ Лешенко Людмиле Леонидовне

кому

Директор Подпись первая

Гл. бухгалтер Подпись вторая

Чек получил «09» января 2004 г. Подпись кассира подпись

Пять тысяч рублей

ПОДПИСИ Первая подпись Вторая подпись

сумма прописью

Рис. 18.1. Организационно-распорядительный документ (лицевая сторона денежного чека)

	почтой (Вид платежа)
Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат Платежное поручение № 118 09.01.2004 (Дата) Сумма дде тысячи пятьсот тридцать семь рублей 00 копеек прописью
ИНН 2309055010 ОАО «Альтаир» КПП Плательщик	Сумма	2537-00
Сч. №	40702810150000000241 040349778
ФАКБ «Югбанк» Восточный в г. Краснодар Банк плательщика	БИК Сч. №
Краснодарский банк СБ РФ в г. Краснодар Банк получателя	БИК Сч. №	30101810100000000602 40702810508000000089
ИНН 2309031720 ООО «Сфера» КПП Получатель	Сч. №
Вид оп.		Срок плат.	09.01.2004 6
Наз. пл.		Очер. плат.
Код	Рез. поле
Назначение платежа За материалы согласно счету-фактуры № 21 от 05.01.2004 г., в т.ч. НДС (18%) - 387-00.
Подписи Отметки банка Первая полпись м • П • Вторая полпись

Рис. 18.2. Организационно-распорядительный документ (платежное поручение)

ОАО «Альтаир» организация

Унифицированная форма №КО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88

Код

Форма по ОКУД по ОКПО

ОАО «Альтаио»

организация КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру

№ JJL от 10 января 2004 г.

Принято от Из банка по чеку ВН № 54322

га со Ш а

Номер документа	Дата составления
	10.01.2004 г.

структурное подразделение

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Дебет Кредит Сумма, руб., коп Код целевого назначения код структ. подраздел. корр. счет, субсчет код анап. учета         5000=

Принято от Из банка по чеку ВН №54322

Сумма

Основание Выписка из расчетного счета от 10.01.2004 г.

5000 руб. = коп.

цифрами

Пять тысяч

прописью

. руб. = КОП.

В том числе на заработную плату 4000=. на командировочные расхо­

ды 1000=

РУб-

коп.

10 января 2004 г. м.п. Гл. бухгалтер. подпись расшифровка подписи

Основание Выписка из расчетного счета от 10.01.2004 г. Сумма Пять тысяч

прописью

расшифровка подписи расшифровка подписи

подпись подпись

Кассир

расшифровка подписи

подпись

В том числе на заработную плату 4000=. на командировочные расколы 1000= Приложение ___________________________________________________

Главный бухгалтер Получил кассир

Рис. 18.3. Оправдательный документ (приходный кассовый ордер)

Унифицированная форма NsAO-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от01.0в.2001 №55

Код 0302001

Форма по ОКУД поОКПО

ОАО «АЛЬТЭИР'

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Отчет в сумме

Номер	Дата
	13.01.04 г.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

директор