Методология проектирования организационных форм управления (концептуальные подходы к проектированию, методологические принципы проектирования, методы проектирования)

Важнейшей задачей для любой организации является задача проектирования и перепроектирования системы управления для адаптации к меняющимся условиям и соответствия развитию организации.

Организационное проектирование (от англ. project – замысел) – процесс разработки и внедрения проектов организации.

Этапы модели организационного проектирования:

1. Диагностический - предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития организации, выработки целей и задач изменений, для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы (плакат 41 П). Включает пять стадий: определение целей и задач общего проекта; исследование текущей ситуации и стратегии компании; анализ и систематизация полученных данных; подготовка основных выводов и концепции улучшений (плакат 43 П); формирование задания на организационное проектирование.

Важная сторона диагностического этапа - формулирование предложений по развитию исследованной ситуации с привлечением представителей функциональных направлений, прежде всего высших и линейных руководителей.

2. П роектирование системы - цель - разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладная цель проекта - подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций).

Стадии этапа: формализация и регламентация процедуры разработки проекта; создание рабочего проекта; анализ эффективности проекта; подготовка сопроводительной документации; экспертиза и утверждение рабочего проекта.

Ключевая стадия этапа: разработка рабочего проекта системы управления на основе технического задания, подготовленного на предыдущем этапе. Оно включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации.

3. Этап внедрения - сводится к подготовке бизнес-плана организационных преобразований, формированию и обучению команды, к организации внедрения проекта. Стадии этапа: подготовка и утверждение бизнес-плана организационных преобразований; материально-техническая подготовка к внедрению; создание проектной мотивации; формирование и обучение команды; коммуникация предполагаемых изменений.

Подготовка бизнес-плана организационных преобразований происходит на основе рабочего проекта. В бизнес-плане описываются цели, задачи проекта, обосновываются необходимость и план преобразований, состав проектной команды, механизм контроля изменений, анализ рисков и механизм их предотвращения, расчет эффективности и ключевые показатели эффективности.

Ключевые факторы успеха этапа: личное участие высшего руководства; система контроллинга эффективности внедрения, которая разрабатывается на стадии формирования рабочего проекта и подготовки бизнес-плана, но начинает работать при внедрении не сразу.

4. Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, чтобы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Стадии этапа: выбор системы измерений; формирование показателей и целевых значений; построение регулярного контроля показателей; создание механизма постоянных улучшений работы системы.

Общий вид проекта системы управления: диагностическое исследование, техническое задание, рабочий проект, бизнес-план внедрений, механизм измерения эффективности системы управления персоналом и механизм постоянных совершенствований, набор прикладных документов, включающих регламенты, методики и инструкции по направлениям управления.

Выделяют два подхода к проектированию организации: бюрократический (механистический) и бихевиористический (органический).

Применение термина «механистический» в организации используется для того, чтобы показать, что система спроектирована подобно машинному механизму, предназначенному для производительных операций. Термин «органический» придает организации важность живого организма, свободного от недостатков механистической структуры.

Бюрократическая (механистическая) модель - структура организации опирается на систему формальной власти. Черты бюрократической организации: наличие четкого распределения уровней и должностей, назначение на которые должно происходить на основе экспертного заключения; основой организации является логическая схема развития, которая обеспечивает единство в выполнении задач; организация имеет установившуюся иерархию должностей; менеджеры придерживаются определенной дистанции относительно подчиненных; принятие на работу и карьера в организации опираются на профессиональную подготовку. Подобная организация может эффективно действовать в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и несложное и нединамичное внешнее окружение.

В бюрократической модели заложен потенциал проявления в определенной ситуации таких негативных явлений, как жесткость, некомпетентность, волокита, неэффективность и бессмысленность правил. Свои преимущества (универсальность, предсказуемость и производительность) бюрократическая система может реализовать при таких условиях: известные общие цели и задачи организации; работа в организации может делиться на отдельные операции; общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы можно было реализовать ее на основе централизованного планирования; выполнение работы индивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная.

Бихевиористическая (органическая, поведенческая) модель появилась в контексте функционирования школы межчеловеческих отношений. Она основывается на развитии групп в организации и процессов человеческих взаимоотношений. Процесс определения целей является децентрализованным и заключается в групповой ответственности. Процесс коммуникации предполагает свободное движение информации в организации. Процесс принятия решений происходит на всех ступенях организации через групповое обсуждение.

По мнению Т. Барнса и Д. Стакера органической является такая структура, которая в большей степени базируется на бригадной работе, обладает гибкостью и меньше связана с правилами, характерными для традиционного иерархического построения управления. Позже органическую структуру стали рассматривать как модель, которая может существенно повлиять на развитие экономики.

Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Этот подход демонстрирует свою эффективность в условиях, когда используется нерутинная технология (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и существует сложное и динамичное внешнее окружение.

Органический подход дает возможность организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям. При органическом подходе из-за отсутствия ясных оценок и стандартов работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.

Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании организации представлены в табл. 8.1. ДМ

Таблица 8.1.