Классификация процессов

Классификация процессов – это система, по которой осуществляется отнесение процессов, составляющих деятельность организации, к различным классам.

1. По структуре процессы подразделяют на:

· горизонтальные и вертикальные:

- вертикальные процессы отражают деятельность организации по вертикали и соответствуют структуре взаимодействия руководителей, отделов, подразделений и служащих организации;

- горизонтальные процессы пересекают по горизонтали деятельность организации, и представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов, обеспечивающих финальные результаты, соответствующие интересам организации.

Рисунок - Вертикальные и горизонтальные процессы в организации

· сквозные (межфункциональные), процессы (подпроцессы) подразделений (внутрифункциональные) и операции (функции):

- сквозные (межфункциональные) процессы, проходят через несколько подразделений организации (полностью или частично включая их деятельность) или через всю организацию, пересекают границы функциональных подразделений;

- деятельность процессов (подпроцессов) подразделений ограничена рамками одного функционального подразделения организации;

- операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, операции выполняются одним человеком.

2. По назначению (по степени их влияния на получение добавленной ценности) выделяют:

· бизнес-процессы (основные процессы, производственные процессы, процессы жизненного цикла, базовые процессы, главные процессы);

· обеспечивающие процессы (обеспечения ресурсами, менеджмента ресурсов, поддерживающие процессы, второстепенные);

· процессы менеджмента (организационно-управленческие процессы, процессы управления, управленческой деятельности руководства).

Часто обеспечивающие процессы и процессы менеджмента объединяют в класс вспомогательных процессов.

Непосредственным результатом бизнес-процессов является выпуск продукции или оказание услуг, они предназначены для удовлетворения потребностей внешних потребителей. Они:

· создают выходные (как конечные, так и промежуточные) результаты деятельности организации, непосредственно добавляющие стоимость (ценность) продукции;

· кросс-функциональны (то есть в их рамках происходит взаимодействие, как с потребителями, так и с поставщиками);

· стратегически важны для успешного бизнеса организации и влияют на удовлетворение потребителей;

· через них реализуется миссия организации, на их базе формируется организационная структура, определяется набор обеспечивающих процессов и процессов управления;

· являются наиболее консервативными, их перестройка сопряжена с наибольшими стоимостными и временными затратами.

В качестве схемы для выделения бизнес-процессов можно воспользоваться схемой жизненного цикла продукции.

Рисунок – Жизненный цикл продукции (ISO 9004-1:1994)

В зависимости от особенностей конкретной организации отдельные процессы могут отсутствовать или быть включенными друг в друга.

Пример Для предприятий пищевой промышленности нет «процесса утилизации и переработки в конце срока службы», но может быть «процесс утилизации и переработки отходов производства». Для предприятий атомной энергетики «процесс утилизации и переработки в конце срока службы» является одним из важнейших и дорогостоящих.

Без бизнес-процессов остальные процессы просто теряют смысл.

Обеспечивающие процессы предназначены для обеспечения ресурсами других процессов. Клиенты обеспечивающих процессов находятся внутри организации. Критерием выделения обеспечивающего процесса может являться использование результатов этого процесса многими функциональными подразделениями и процессами.

Хотя эти процессы лишь опосредованно добавляют ценность продукции, некоторые из них могут быть так же значимы, как и бизнес-процессы (менеджмент персонала, менеджмент финансов и др.).

К обеспечивающим процессам обычно относятся процессы:

· подготовки кадров;

· управления документацией;

· обеспечения связью;

· информационного обеспечения;

· материально-технического обеспечения;

· обслуживания и ремонта оборудования;

· транспортного обеспечения;

· финансового и бухгалтерского обеспечения;

· охраны труда;

· обеспечения безопасности

· административно-хозяйственной обеспечение;

· другие процессы.

Организация сама выбирает перечень имеющихся у нее обеспечивающих процессов.

Пример Для небольшого предприятия с численностью до 100 человек выделение процесса подготовки кадров может оказаться нецелесообразным. Как правило, подготовкой кадров в таких небольших организациях занимаются сами руководители подразделений (служб), каждый по своему направлению. В этом случае подготовка кадров должна входить в состав видов деятельности (функций, работ) процессов; она является распределенной и назначить одного ответственного за эту функцию невозможно.

Следует отметить, что разделение процессов на бизнес-процессы и обеспечивающие процессы в достаточной степени условно.

Пример Процесс доставки товара в магазин и его предпродажной подготовки может рассматриваться организацией в качестве основного, добавляющего ценность для клиента процесса. Процесс доставки сотрудников ведомственным транспортом до места работы или перевозка топ-менеджеров легковым автотранспортом может рассматриваться как вспомогательный процесс.

Результатом процессов менеджмента, является повышение результативности и эффективности бизнес-процессов и обеспечивающих процессов. Процессы менеджмента – особые информационные процессы. Их потребителями являются пять групп заинтересованных лиц. К процессам менеджмента относятся: стратегическое планирование и управление, финансово-экономическое управление, разработка политики в области качества, организация процессов, анализ со стороны руководства, контроль и другие.

По своему характеру бизнес-процессы являются горизонтальными, так как пронизывают всю производственную деятельность организации по горизонтали и объединяют весь бизнес. Обеспечивающие процессы и процессы менеджмента являются по своему характеру вертикальными, так как отражают деятельность организации по вертикали в соответствии с ее структурой и формой взаимодействия руководителей функциональных подразделений.

В концентрированном виде признаки процессов приведены в таблице.

Таблица – Признаки процессов

Тип процессов	Отличительные признаки
Бизнес-процессы	· через них проходит основная продукция (услуга) · добавляют продукту ценность для потребителя · результат получает внешний потребитель
Обеспечивающие процессы	· не касаются основной продукции (услуги) · добавляют продукции стоимость · результат получают внутренние потребители (различные процессы организации)
Процессы менеджмента	· результатом является управление деятельностью всей организации · результат получают пять групп заинтересованных лиц

3. В стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2001 определены следующие классы процессов, относящихся к системе менеджмента качества:

· управленческой деятельности руководства;

· обеспечения ресурсами;

· жизненного цикла продукции;

· измерения, анализа и улучшения.

Можно выделить такие процессы, реализующие требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001:

1. Управление документацией.

2. Управление записями.

3. Управление со стороны высшего руководства.

4. Проведение анализа СМК высшим руководством.

5. Управление персоналом.

6. Управление инфраструктурой.

7. Управление производственной средой.

8. Планирование процессов жизненного цикла продукции.

9. Организация работы с потребителями.

10. Управление проектированием и разработкой.

11. Организация закупок.

12. Управление производством.

13. Управление обслуживанием.

14. Управление средствами измерений и испытательным оборудованием.

15. Оценивание удовлетворенности потребителей.

16. Проведение внутренних аудитов.

17. Организация мониторинга и измерений процессов СМК.

18. Организация мониторинга и измерений продукции.

19. Управление несоответствующей продукцией.

20. Организация анализа данных.

21. Организация работ по улучшениям СМК.

22. Организация работ по проведению корректирующих мероприятий.

23. Организация работ с целью проведения предупреждающих действий.

4. По уровням – первого, второго, третьего и т.д. уровня; супер-, гипер-, мета-, суб-, макро- и микропроцессы.

На следующем рисунке представлена декомпозиция одного из процессов верхнего уровня на более детальный процесс (подпроцесс, функцию).

Рисунок – Декомпозиция процесса на подпроцессы (функции)

Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используются укрупненные процессы.

Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупок сырья и материалов для производства, который включает такие функции, как: планирование закупок, заключение договоров, оформление заказов, получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей), оплата ТМЦ, отпуск ТМЦ в производство.

Число уровней декомпозиции не должно быть слишком большим (не более 6-8 уровней). При определении процессов, существующих в организации, целесообразно начинать описание процессов с верхнего уровня. Важно изначально определить практически целесообразную степень детализации описания процессов.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, которыми управляют топ-менеджеры уровня заместителей генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных структурных подразделений организации. Третий уровень – уровень функций подразделений. Четвертый уровень – функции, выполняемые на рабочих местах, и т.д.

Корнем этой древовидной структуры является диаграмма обобщенного процесса СМК. Процессы могут быть декомпозированы в соответствии со структурой стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2000, основное содержание которого распределено между следующими пятью его разделами: «Система менеджмента качества», «Ответственность руководства», «Менеджмент ресурсов», «Производство продукции» и «Измерение, анализ и улучшение».

Процессы жизненного цикла продукции подразделяются в соответствии с выпускаемой организацией продукцией (услугами). Далее макропроцессы второго уровня «Менеджмент ресурсов» и «Процессы жизненного цикла продукции» разбиваются как на третий, так и на четвертый уровень (микропроцессы).

5. По взаимодействию процессы подразделяют на следующие:

	Процессы, имеющие взаимосвязь по управлению – когда выход одного процесса является управлением для другого процесса. Процесс 1 является процессом управления по отношению к процессу 2.
	Процессы, имеющие взаимосвязь по входу – когда выход одного блока является входом для другого. В этом случае процессы 1 и 2 являются последовательными и относятся к одной и той же категории.
	Процессы, имеющие обратную связь по управлению – когда выходы из одного процесса влияют на выполнение других процессов, выполнение которых в свою очередь влияет на выполнение исходного процесса. В этом случае процесс 2 относится к категории процессов измерения, анализа и улучшения.
	Процессы, имеющие обратную связь по входу – когда выход из одного процесса является входом для другого процесса, выход которой является для него входом. См. Обратная связь по управлению.
	Процессы, имеющие взаимосвязь «выход-механизм» – когда выход одного процесса является механизмом для другого. В этом случае процесс 1 относится к категории менеджмента ресурсами.

6. Не все процессы оказывают одинаковое влияние на успех организации в конкретных рыночных условиях.

Необходимо выделять ключевые процессы, оказывающие наибольшее (решающее) воздействие на достижение главных целей организации. Эти процессы могут быть определены в зависимости от степени их влияния на удовлетворенность потребителей, акционерную стоимость организации, увеличение продаж продукции, расширение рынка реализации продукции, уменьшение издержек и др.

Наряду с ключевыми, могут быть выделены и критические процессы, т.е. процессы, ненадлежащая организация которых или несоблюдение требований к их выполнению могут представлять фактическую или потенциальную опасность для обеспечения качества продукции и, следовательно, для эффективности бизнеса. Такие процессы должны незамедлительно корректироваться или улучшаться.

В разряд критических может попасть любой процесс. Выявление критических процессов осуществляется в ходе текущей деятельности или по результатам аудиторских проверок. При этом следует отметить, что если ключевые процессы отражают внешние по отношению к организации воздействия, то критические процессы являются отражением сугубо внутренних воздействий.