Тема «Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования»

Основными первичными документами в данном комплексе являются приходный и расходный кассовые ордера, а также авансовый отчет. Предусматривается автоматизированное документирование кассовых ордеров. Расходы подотчетного лица, подлежащие возмещению организацией, включаются в авансовый отчет, который сдается в бухгалтерию. В отчете должны быть обязательно заполнены все реквизиты. После проверки авансового отчета бухгалтер проставляет в нем сумму к утверждению, подписывает и передает на утверждение руководителю организации. После утверждения все данные авансового отчета вводятся во внутримашинную базу данных. При включении информации в базу данных составляется протокол ввода данных.

Входная информация – это необработанная информация, поступающая из производства. Она наиболее полно отражает экономическую ситуацию на предприятии, отличается высокой степенью детализации и обширностью. Входная информация содержится в первичных документах и отражает отдельную хозяйственную операцию. Входная информация вводится из первичных документов; подлежит обработке (проверке, систематизации) и преобразованию в выходную информацию, содержащуюся в выходных машинограммах.

Перечень входной информации по счету 71:

· авансовый отчет;

· приходный кассовый ордер;

· расходный кассовый ордер;

· командировочное удостоверение;

· приложенные к авансовому отчету оправдательные документы: счет гостиницы, чеки, проездные билеты, квитанции об оплате и др.

Комплекс задач учета расчетов с подотчетными лицами тесно связан с задачами учета кассовых операций. Передача информации о выплатах или удержаниях по кассовым ордерам осуществляется автоматически через внутримашинный обмен. Если же комплекс задач учета расчетов с подотчетными лицами функционирует обособленно, то возникает необходимость формирования приходных и расходных кассовых ордеров.

Основными задачами АСУ на участке "Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами" являются:

1. Настройка на специфику работы предприятия в определенном периоде на основе ввода НСИ.

2. Ведение аналитического учета по счету 71 в разрезе отдельных сотрудников, а также ведение количественно-суммового учета, что обеспечивает контроль за состоянием сумм дебиторской и кредиторской задолженности; позволяет выявить суммы просроченной дебиторской и кредиторской задолженности и своевременно принять меры по их погашению.

3. Обработка и оформление необходимой бухгалтерской документации по движению сумм на счете 71.

4. Формирование первичных документах, в которых отражаются хозяйственные операции по счету 71.

5. Выпуск сводных машинограмм аналитического и синтетического учета по счету 71, заменяющих регистры журнально-ордерной формы.

6. Использование типовых операций для ускорения ввода бухгалтерских проводок и выполнения экономических расчетов.

7. Сокращение затрат времени на обработку данных и др.

Весьма удобным средством автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами является в настоящее время программа 1С:Бухгалтерия. Эффективность использования этой программы состоит в том, что автоматизированный учет по счету 71 организуется параллельно с решением других учетных задач, и обработка бухгалтерской информации производится по всему комплексу счетов с выходом на баланс. Кроме того, данная программа позволяет наладить ведение многоуровневого аналитического учета в разрезе видов субконто (аналитики) к счету 71.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется «раздельно по каждой выданной под отчет сумме. В справочных контрольных целях предусматривается отображение данных по всем номерам авансовых выдач за заданный период. Данная справка включает реквизиты: номер авансовой выдачи, номер документа, его дата, сумма оборотов по дебету и кредиту.

Выходная информация комплекса задач включает две ведомости "Ведомость аналитического учета по счету «Расчеты с подотчетными лицами" и "Сводная оборотная ведомость". Ведомость аналитического учета предусматривает выдачу итоговых данных о входящем сальдо, оборотах и исходящем сальдо в порядке возрастания степени обобщения по каждой авансовой выдаче; по каждому подотчетному лицу; по счету в целом.

Оборотная ведомость составляется по той же форме, что и в комплексе учета кассовых операций.

Перечень выходных машинограмм по счету 71 в программе 1С:Бухгалтерия:

- машинограммы синтетического учета:

ü оборотно-сальдовая ведомость по счету 71;

ü обороты по счету 71;

ü журнал-ордер и ведомость по счету 71;

ü анализ счета 71;

ü анализ счета 71 по датам и др.

- машинограммы аналитического учета:

ü карточка счета 71;

ü анализ счета 71 по субконто;

ü анализ субконто;