Сбор информации на предприятии

Для проведения полноценного анализа предприятия во всех аспектах его деятельности требуется, прежде всего, качественная исходная информация. Причем такая информация должна включать не только внутренние по отношению к предприятию данные, но также сведения, характеризующие состояние отрасли и экономики в целом.

На уровне конкретного предприятия информация содержится в организационно - распорядительных, финансовых, кадровых документах, в число которых входят:

§ устав;

§ учредительный договор;

§ положение об организации;

§ положения о структурных подразделениях;

§ штатное расписание;

§ приказы;

§ инструкции по отдельным видам деятельности;

§ должностные инструкции;

§ положения по оплате труда работников предприятия;

§ правила о договорах подряда;

§ проектно-сметная документация;

§ акты, справки, сводки, сведения;

§ планы работы (перспективные, годовые, текущие и т.д.);

§ нормативы расхода материальных, трудовых и финансовых затрат;

§ договоры.

Исходная информация также содержится и в формах статистической отчетности:

§ форма П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг»;

§ форма П-2 «Сведения об инвестиционной деятельности»;

§ форма П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации»;

§ форма П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»;

§ форма ДАС «Обследование деловой активности строительной организации»;

§ форма 1-ИЖС «Сведения о построенных индивидуальных жилых домах»;

§ форма 9-КС «Сведения о ценах на приобретенные основные строительные материалы, детали и конструкции»;

§ форма 11 «Сведения о наличии, движении и составе основных фондов (средств) и других нефинансовых активах»;

§ форма 12 – Строительство «Сведения о наличии основных строительных машин, числящихся на балансе отчитывающейся организации»;

§ форма 18-КС «Сведения о капитальных вложениях на охрану окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов»;

§ форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»;

§ форма С-1 «Сведения о вводе в эксплуатацию зданий, сооружений и реализации инвестиционных проектов»;

§ форма 5-З «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции работ(услуг)».

Значительная часть информации содержится в бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность включает:

§ Бухгалтерский баланс (форма №1);

§ Отчет о прибылях и убытках (форма №2);

§ Отчет об изменениях капитала (форма №3);

§ Отчет о движении денежных средств (форма №4);

§ Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5);

§ Сведения об использовании денежных средств (форма № 12-Ф);

§ Сведения о просроченной задолженности по зарплате(форма №3-Ф)

§ Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов (форма №11);

§ Пояснительную записку к годовому отчету;

§ Итоговую часть аудиторского заключения.

Налоговая отчетность включает формы налоговых деклараций и расчеты по налогам и сборам, например:

§ Декларация по налогу на прибыль;

§ Декларация по налогу на добавленную стоимость;

§ Декларация по налогу на имущество организаций и др.

Кроме перечисленных источников информации, на предприятии студент может ознакомиться с текущей плановой и бухгалтерской документацией, планами работы подразделений, участков, бригад, должностными инструкциями работников отделов и служб и т.д.

В зависимости от темы дипломного проектирования студентом может быть использована другая специфическая информация: тендерная документация по проводимым торгам, проектно-сметная документация по отдельным объектам, укрупненные показатели стоимости, трудоемкости, зарплаты по видам работ, а также программные продукты, как используемые предприятием, так и рекомендуемые для использования в конкретных сферах деятельности.

Однако, не стоит, во что бы то ни стало, пытаться собрать все вышеперечисленные документы. Объем собранной информации должен быть минимально достаточным для ответа на вопросы, которые студент ставит перед собой в ходе исследования.

Так, например, если необходимые сведения уже получены из бухгалтерских документов, совершенно необязательно собирать статистическую отчетность, и наоборот.

Поэтому, перед началом сбора информации, студент должен определить:

1. С помощью каких методов он будет проводить исследование предприятия?

2. Какие конкретно данные нужны ему для анализа с учетом выбранных методов?

3. Из каких источников такие сведения можно получить?

Для ответа на первый вопрос студенту необходимо вернуться к изучению конспектов лекций, учебников, а также отобранной перед началом практики литературы. Для ответа на последующие вопросы помимо анализа литературы студент может проконсультироваться с руководителем практики или работниками предприятия.

Рассмотрим пример.

1. Пусть при ознакомлении с литературой мы узнали, что анализ себестоимости строительной продукции можно начать с определения ее структуры (другими словами, мы выбрали метод исследования себестоимости).

2. Известно, что себестоимость продукции складывается из прямых затрат и накладных расходов. Прямые затраты, в свою очередь, подразделяются на заработную плату основных рабочих, затраты на материалы и эксплуатацию машин и механизмов. Соответственно, для определения структуры себестоимости строительных работ в исследуемой организации нам необходимо получить сведения о затратах на материалы, заработную плату и т.д. (мы ответили на вопрос, какие данные нам нужны для анализа).

3. Необходимую нам информацию мы можем найти при изучении:

§ бухгалтерской документации (например, себестоимость работ - из отчета о прибылях и убытках; размер выплаченной заработной платы – из формы №5-ЕСН «Отчет о налоговой базе по единому социальному налогу»);

§ статистической отчетности (форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»; форма 9-КС «Сведения о ценах на приобретенные основные строительные материалы, детали и конструкции»; форма 5-З «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции работ(услуг)»);

§ актов выполненных работ и т.д.

После этого нам остается решить, какие источники информации больше подходят для целей исследования, а также к каким из них легче получить доступ.