Правила составления текстовых материалов

Практически всем специалистам по СО приходиться писать тексты сообщений для коммуникаций с общественностью. Тексты могут варьировать по длине и назначению, стилю и жанру. Так, например, рекламный слоган состоит всего из нескольких слов. Газетная или журнальная статья может состоять из нескольких абзацев, а иногда занимать несколько полос. Одна и та же идея может быть донесена в сообщениях различных размеров в различных изданиях. Написание текстов - речей, нью – релизов, аналитических статей, рекламных текстов, описаний продуктов и услуг, писем редактору, репортажей, очерков, эссе – требует специальных знаний и навыков. Правилам письма для общественности традиционно обучают журналистов, и эти же правила необходимо знать специалисту по СО.

Во-первых, об отличиях текстов для глаз и для уха. Читатель может пробежать материал глазами, прочесть снова повторно, заглянуть в начало текста и затем просмотреть отдельные отрывки внимательно. Читатель может проверить письменное сообщение – если факты ложные, читатель может это обнаружить гораздо легче, чем слушатель. Поэтому успешный текст для письма должен выдержать самое внимательное изучение.

С другой стороны, слушатель имеет лишь одну возможность прослушать и понять сообщение. Если сообщение не воспринято слушателем с первого раза, то оно почти не имеет шансов быть воспринятым вообще. Поэтому задачей «писателя для слуха» является

«сгрести слушателя быстро» - в самом начале речи. Тексты должны писаться короткими фразами. Следует избегать длинных и сложных

предложений – они трудны для восприятия на слух. К концу длинной фразы слушатель почти забывает её начало. Не стоит злоупотреблять длинными, труднопроизносимыми словами. Их сложно не только

произносить, но и воспринимать.

К универсальным правилам написания текстов в сфере связей с общественностью относятся:

1. Простота предложений. «Не более одной идеи и не более одного образа в одном предложении» - по Бабелю.

Предложения должны представлять собой чуть большее, чем подлежащее, сказуемое и дополнение. Короткие предложения обеспечивают изящество и скорость изложения. Они помогают достичь

ясности. Так, предложения длиной в 8 слов и менее читаются очень легко. А предложения из 29 слов для чтения очень трудны.

Ритм текста определяется сочетанием предложений, имеющих определённую длину. Несколько предложений примерно одинаковой длины – каждое из которых состоит из 10-15 слов, создаёт впечатление монотонности, однообразия и скуки. Наиболее удачным считается следующий ритм предложений: длинное, короткое, очень короткое, немного длиннее. При этом средняя длина предложения не должна превышать 20 слов. Ещё лучше, если это будет 12-15 слов.

Для определения легкости чтения текста («читабельности») в американской журналистике используется расчетный показатель – Фог- идекс («индекс туманности»):

Fi = (Nws + Nwt) * 0.4

Где Nws - среднее число слов в предложении текста (истории, статьи, сообщения), Nwt – среднее число слов с длиной 3 и более слогов, приходящихся на одно предложение.

Чем меньше значение Фог–индекса, тем читабельнее текст. Так, например, значение индекса 5.2 для англоязычного текста означает, что текст может быть понят учеником пятого класса.

Оказывается, английский язык лаконичнее многих других. Русские и немецкие языки требуют больше слов (слогов, знаков) в среднем на 20

% для передачи того же сообщения. Это полезно учитывать, например, при составлении текстов, подлежащих переводу, где размер текста – фактор успеха. Длинная фраза на английском языке трансформируется в ещё более длинную и труднопонимаемую после перевода на русский

язык. И наоборот русскоязычный текст после перевода на английский может требовать меньше места на полосе. Следует помнить, что если пресс-релиз или статья не соответствуют заданному размеру после

перевода - редактор может сократить текст по своему усмотрения нежелательным для автора способом.

Не менее важно следить за длиной параграфов – она тоже должна быть небольшой. Длинный параграф обескураживает читателя. Средняя длинна параграфа текста определяется делением общего числа слов в тексте на число параграфов. Поскольку современные текстовые процессоры (Microsoft Word 6, например) считают число слов, строк, знаков и параграфов текста - задача эта вполне разрешима. Редакторы медиа предпочитают параграфы длинной 50-70 слов. Один из способов держать длину параграфов малой – это ограничить параграф 3-4 предложениями.

Таким образом, чем не доступнее, понятнее текст сообщения – тем больше потенциальных сторонников идеи сообщения. Чем шире аудитория, способная воспринять текст выступления – тем шире потенциальный электорат, или круг единомышленников.

2. Простые слова. Составители текстов для медиа, или СМИ, используют повседневный язык своей аудитории. Поэтому чем меньше больших, длинных слов, тем лучше. Длинных слов должно быть не более одного из 10. использование верных существительных для обозначения предметов позволяет избежать прилагательных и наречий, загромождающих текст сообщения.

3. Убедительность. Позиция автора должна быть поддержана – фактами, документами, цифрами – настолько, чтобы удалось убедить читателя в точном отражении событий. Удачное описание событий в очерке, или репортаже с места события должно следовать правилу: «показывай во-первых, рассказывай во-вторых». «Показ» означает красочное, своеобразное, живописующее изложение, позволяющее читателю видеть события глазами его участников, чувствовать вкус и запах происходящего. Изображение специфических – интересных и просто любопытных деталей также приближает читателя к описываемым событиям. Приём показа создаёт у читателя эффект присутствия. Прием рассказа формально и объективно информирует читателя о событии, не ставя его в центр происходящего. Делая читателя очевидцем происходящего, репортер усиливает эмоциональную компоненту восприятия материала, а значит, его действенность.

4. Естественность стиля. Событие и его описание должны соответствовать друг другу. Писать статьи, заметки и очерки надо тем языком, которым вы говорите. Написание успешных информационных статей для газет, а так же теле- и радио новостей использует известную в журналистике форму «перевернутой пирамиды».

Эта форма означает, что все важные материалы новостей должны быть изложены в самом начале текста – в одной - двух первых фразах или абзацах. Остальная информация располагается дальше в порядке снижения значимости. Чтение и слушание новостей отличается от восприятия новелл – где пик событий на конец и читатель настроен на последовательное развертывание событий. Читатель газеты скользит по заголовкам статей – и если его внимание не захвачено с первой фразы, статья может быть не удостоена его прочтения. Кроме того, редактор новостей нередко сокращает текст пресс-релиза. Это проще всего сделать, отрезав нижний, менее важный и информативный кусок текста.

Начало сообщение - новости - самый критический его элемент. Оно должно включать ответы на вопросы: что, кто, где, когда, почему и как произошло. Форма прямого раскрытия события в начале свойственна пресс - или ньюз - релизу. Существует так же форма, где в начале сообщаются какие – то специфические новости, необычные черты события, а потом излагается суть происшедшего.

Создание новости специалистам по СО, заслуживающей внимания редакторов газет, теле- и радио программ, предполагает воздействие следующих характеристик:

1. Воздействие. Содержание должно иметь отношение к аудитории, затрагивать их жизнь. Чем больше сообщение затрагивает интересы читателей, тем большего внимания оно удостоиться. Одним из способов обеспечения родства событий и читателей является локализация события – т.е. показ их значения для целевой аудитории. Актуальность сообщения так же определяется распространенностью события, т.е. географического или социальным масштабным, типичностью.

2. Неординарность. Необычное имеет свойство привлекать внимание, будить её любознательность. Необычное нарушает обыденность и повседневность и поэтому притягивает внимание.

3. Известность главного действующего лица. Именно этим обусловлен интерес широкой публики к событиям из жизни звёзд, президентов стран и глобальных компаний, лауреатов Нобелевских премий и мультимиллионеров.

4. Конфликт, или драматизм событий. Конфликт, или противоречие – диалектический источник развития событий. По сути, все события – разрешение, какого- либо конфликта или противоречия – интересов, желаний, воль. Драматичность событий – это наличие в их развитии трёх стадий – конфликт, напряжённое ожидание, развязка. Само противопоставление стремлений, желаний привлекает внимание публики - так же как и цветной контраст в визуальном образе.

Фокус новости может составлять событие или некоторый субъект – персона, организация, продукт. Именно новость является предметом общего интереса в отношениях организаций со средствами массовой информации.

Таким образом, мы видим, что вербальные и невербальные коммуникации теснейшим образом связаны друг с другом и лишь их комплексное использование может позволить специалисту по СО добиться максимального успеха.

Манеры, походка, причёска, цвет глаз - все это может вам помочь, а может только затруднить ваше общение. Духи, тембр голоса, частота слов, жесты – важнейшие компоненты Вашего имиджа и средства воздействия на окружающих. Так, женщина одетая в красное подсознательно воспринимается как женщина, «у которой есть что сказать» и в какао-то ситуации это будет воспринято положительно, а в какой – то отрицательно. Вот почему углубленное изучение вербальных и невербальных коммуникаций есть профессиональная задача каждого грамотного специалиста по СО.

Глава 5. Коммуникация в разных сферах общества

Поскольку общество разделено на многочисленные сферы или по словам социологов - страты, то и коммуникации у них носят различный характер, что в обязательном порядке следует учитывать специалисту по СО. Например, в семьях средних классов по отношению к своим детям превалирует стиль убеждения, а в семьях рабочих – приказания.

«Я кому сказала!» - типичное обращение не слишком образованной матери к своему непослушному ребенку, хотя даже она вполне отдает себе отчет в неэффективности подобной «коммуникации». Плохие воспитывают плохих, хорошие – хороших!

Что же касается коммуникационных связей существующих в обществе, разделенном на различные сферы, они весьма сложны и многообразны. На них влияют классовые, гендерные возрастные, образовательные, этнические и другие факторы, которые важно учитывать в работе специалиста по СО.

Одновременно мы можем разложить существующие в обществе коммуникации и по отраслевому принципу – т.е. на коммуникации в политике, бизнесе, социальной сфере и т.д. Особенности каждого вида названных коммуникаций определяется задаваемыми в них целями.

Так, в БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИИ распространение, прием и обработка информации определяется задачей получения максимального уровня прибыли. В настоящее время деловые коммуникации носит интегрированный – т.е. комплексный характер, является многоаспектными, включает в себя и ПР, и рекламу, и маркетинг, и мероприятия по продвижению товара.

При этом это одновременно и интеграция, т. е. обеспечение последовательности всех видов коммуникаций, их работа в одном

направлении по одному плану; и интегрирование, т. е. обеспечение одновременности в достижении цели.

Основными направлениями работы по СО в рамках интегрированных маркетинговых коммуникаций будут следующие её виды:

Основными чертами работы по СО как вида маркетинговых коммуникаций являются:

1. Широкий охват аудитории.

2. Достоверность передаваемой информации.

3. Многообразие форм работы.

4. Ориентация на перспективу.

В любом случае любая коммуникация осуществляется поопределенному плану.

Разработка плана работы по СО:

1. Определение проблемы.

2. Четкое определение цели или целей, вытекающих из наличествующей проблемы.

3. Определение аудитории, которую следует подвергнуть воздействию.

4. Выработка тактики и стратегии воздействия.

5. Оценка результатов управления избранной формы коммуникации.

Весь процесс можно представитель в виде следующей схемы:

Политические коммуникации своей конечной целью ставят получение и удержание власти. Представить себе все потенциальные возможности подобного рода коммуникаций вам поможет, однако, не столько учебник, сколько роман – дистопия – т.е. «утопия с негативным концом» или «черная утопия», рассказывающая про «общество без будущего,- английского писателя Джорджа Оруэлла - «1984». В этом романе показана политическая система тоталитарного характера, в которой все уровни коммуникаций направлены только лишь на то, чтобы правящая верхушка страны сохраняла свою власть. Даже язык там создан такой, чтобы низшие классы не могли бы выразить на нем свое недовольство властью и существующим положением.

В романе очень хорошо показано наличие в обществе трех главных групп людей, из которых задача высших – остаться там, где они есть, средних – занять место высших, тогда как низшим остаются только лишь нелепые мечты о равенстве, да еще уготована роль служить пешками для средних и высших во время их междоусобицы во время борьбы за власть. И хотя в реальной жизни прогноз Оруэлла по – счастью все-таки не оправдался, многое из того, о чем он написал реально существует в той или иной форме даже в условиях демократии.

Главное не отличие работы по СО от рекламы в области политических коммуникаций заключается в том, что здесь речь идет не о продвижении товара или тех или иных услуг, а о продаже людям возможности реализации их надежд и чаяний, осуществляемых через того или иного политика, закон или общественную организацию. Людям в этого рода коммуникации предлагается некий вербально - невербальный образ самого себя, воплощенный в того или иного лидера, который и решает все возникающие перед ними проблемы.

В социальной, т.е. общественной сфере, коммуникации бывают внутриличностные, межличностные, групповые и массовые.

Внутриличностная коммуникация – это осознанное или неосознанное общение с самим собой на вербальном или невербальном уровне. В своем сознании человек очень часто общается с другими людьми, создает «модели ситуаций», пытается заранее подготовиться к коммуникации с окружающими.

Поскольку данного рода коммуникация осуществляется нашим сознанием практически непрерывно, необходим тщательный самоконтроль (самомониторинг), наблюдение за самим собой, чтобы наше внешнее поведение и, прежде всего невербальные коммуникации не выдавали того, что происходит у нас в душе. Люди, не умеющие этого делать от этого сильно страдают. Они – открытая книга для окружающих, у них все, о чем они думают, «написано на лице», а руки говорят больше, чем язык!

Межличностная коммуникация означает информационное взаимодействие между людьми на невербальном и вербальном уровне. Главное удовольствие от такого общения заключается в подсознательном стремлении доминировать над другими людьми, также получать от них полезную для себя информацию. Возникающие в процессе такого общения чувства собственной значимости по своей силе нередко сравнимо с удовольствием от сексуальных контактов. В истории есть немало примеров, когда многие выдающиеся ораторы стали таковыми только потому, что больше всего на свете любили слушать самих себя и выступать перед публикой: Цицерон, Гитлер, Муссолини и многие, многие другие являлись именно такими людьми.

Для специалиста по СО следует помнить, что умение слушать важнее умения говорить! Людям приятно, когда именно они являются центром внимания. Поэтому доставляя им это удовольствие, вы, тем самым, вызываете у них дружеское расположение. В итоге, ради того, чтобы испытать с вами чувства собственной значимости и доминировать над вами, люди готовы будут согласиться с вами, чего бы они никогда не допустили в том случае, если бы их не слушали, а с самого начала пытались говорить сами и тем самым навязывали бы им свою волю весьма ясно.

Запомните, что в коммуникации каждый защищает только себя!

Групповая коммуникация – это коммуникация в группах, начиная с семьи и кончая той фирмой или предприятием, где вы зарабатываете себе на жизнь.

При всем многообразии теории групповых коммуникаций в них можно выделить два основных подхода к тому, каким образом они осуществляются.

Мягкий подход	Жесткий подход
участники коммуникации - друзья цель - соглашение желание - делать уступки основа - доверие средства - изменение позиции способ - поиск согласия путь - компромисс	Участники коммуникации – враги цель - победа желание - требовать уступок основа - подозрение средства - давление способ - неуступчивость путь - "никаких компромиссов"

Массовые коммуникации осуществляются через СМИ и имеют разные цели: информационные, развлекательные, рекламные и т.д. Все они также осуществляются с учетом выбранных целевых аудиторий (выделяемых для воздействия социальных групп населения), особенностей языка в этих группах, их образовательного уровня и т.д. Важный фактор массовых коммуникаций гендерный, т.е. различающийся по половой принадлежности, этнический и религиозный, недаром в современных СМИ пропаганда религиозной нетерпимости и национальной розни законодательно запрещена.

В работе специалиста по СО коммуникация чаще всего носит характер выступления либо в устной форме, либо в письменной. Для первой, как это уже отмечалось, помимо собственно содержания, важное значение будет иметь характер невербальных коммуникаций, тогда как в письменном тексте невербальных коммуникаций не будет совсем, зато требования к ясности и точности изложения значительно возрастут. Здесь можно привести и такой интересный факт, выявленный психологами. Услышанная информация более эффективна, чем прочитанная. Неоднократные проверки показывают, что мозг способен воспринять произнесенное слово за 140 миллисекунд, а на понимание печатного слова требуется 180 миллесекунд. Психологи полагают, что разница в 40 миллисекунд тратится мозгом на то, чтобы перевести зрительное изображение в слуховое, которое мозг может воспринять. Человек не только слышит быстрее, чем видит; слуховое восприятие длится дольше, чем зрительное. Зрительный образ – картинка или печатные слова затухают менее чем за 1 секунду, если мозг не предпринимает специальных усилий для запоминания сути увиденного. Слуховое же восприятие длится в 45 раз дольше.

Следовательно, слушать сообщение – более эффективно, чем читать. Во-первых, произнесенное слово дольше хранится в мозгу, позволяя лучше следить за мыслью. Во-вторых, тембр человеческого голоса сообщает словам эмоциональность, недостижимую никаким изображением.

При подготовке непосредственного выступления перед аудиторией специалист по СО должен понять, что решить поставленные перед ним задачи в ходе выступления можно используя следующие приемы:

• привлечения и удержания внимания аудитории;

• формирования установки на доверие (недоверие) со стороны аудитории;

• использования психологических особенностей отдельных социальных групп;

• использования общих особенностей восприятия;

• использования специфических навыков коммуникации

(нейролингвистическое программирование, внушение и т.п.)

Впрочем, практически все это же самое нужно помнить, если вы взялись за написание статьи. Необходимо учесть куда – в газету или журнал, и какую газету или журнал вы собираетесь сделать материал. В так называемый гламурный журнал потребуется писать одним языком и на соответствующую аудиторию, а вот в журнал «Полиграфбизнес» или, скажем, газету «Вестник Тьмутаракани» общим тиражом 15 тысяч экземпляров совсем по другому.

К тому же писать статьи вовсе и не дело специалиста по СО, кроме разве что случая, когда ему это самому нравится либо он решил на этом подработать. Его дело побуждать писать о том, что ему необходимо сообщить журналистам, а для этого его главным средством их информирования является пресс-релиз. Если у него нет новости, достойной того, чтобы она была упомянута в пресс-релизе, то он должен будет ее создать, но вот писать про нее должен все-таки журналист…

Что касается пресс-релиза, то обучение тому, как следует их писать в тему данного учебника не входит, однако в любом случае вам нужно помнить, что правила здесь точно такие же, как и при описании любой случившейся новости: т.е. в нем следует указать когда, где, что и зачем произойдет с тем, чтобы журналиста это заинтересовало и – как сегодня очень часто говорят в нашем кино, вернее не в нашем, а в переводных американских кинофильмах демонстрируемых по каналу СТС в 21.00 –

«он соблаговолил оторвать от дивана свою задницу и поехал бы взглянуть, что там на самом деле сейчас происходит!».

И опять-таки для каждого «своего» слоя общества, его группы, конкретного предприятия или учреждения «словарь» сообщения, манера изложения и подачи смыслового содержания должны будут различаться!

Стиль речи в коммуникациях этого уровня также следует различать. Так, официально-деловой стиль речи обслуживает сферу правовых, управленческих и социально-общественных отношений (делопроизводство, законодательные акты, отчеты, деловые совещания). Научный стиль используется лицами, которые занимаются научной деятельностью и требует предельной точности формулировок и соответствующей лексики, поэтому его не следует использовать в так называемых «дебатах на рыночной площади». Публицистический стиль наиболее актуален для специалистов по СО. Это и не жаргонное просторечие, и не сухие строки статистического отчета, и не научная, а чаще всего околонаучная абракадабра, а нечто среднее и достаточно понятное для самых широких социальных слоев.

Коммуникативные барьеры будут присутствовать в общении в любом из социальных слоев, но, разумеется, для каждого из них они будут свои.

Так, например, логический барьер может возникнуть у партнеров с различным видом мышления. Ведь кто-то склонен к логическому мышлению, а кто-то к интуитивному. Абстрактно - логическое с трудом усваивает человек с наглядно-образным и наоборот.

Поэтому соответственно той среде, в которой вы общаетесь, следует избегать:

• неточности высказываний;

• неуместного использования иностранных слов, а также сленговых выражений;

• витиеватости и излишней усложненности речи;

• неадекватных жестов и интонаций. Вредны также:

• излишняя детализация и аргументация;

• чрезмерная метафоричность;

• употребление слов – паразитов и «модных» словечек типа современного «короче».

Семантический барьер – это несовпадение лингвистического словаря, психологические особенности восприятия. Например, в Индии сказать, что у девушки походка слона, значит, сделать ей комплимент, тогда как у нас в России вас просто не поймут. В Японии женщина – змея – это положительный образ, тогда как у нас – ругательство: «у-у-у, змеища!».

Фонетический барьер – то «технический шум» разговора – плохая дикция, всевозможные – «э-э-э», «хм-м-м» и так далее.

В любом случае и в любой среде специалист по СО должен придерживаться «Девяти правил Гисберта Бройнига» и тогда вы будете успешны в самых различных сферах общества.

1. Конструкция предложений должна быть такой, чтобы они точно передавали смысл вашего сообщения.

2. Короткие предложения (8-15 слов) должны содержать одну законченную мысль.

3. Следует помнить, что голос это самый сильный инструмент убеждения.

4. Паузы в речи выполняют психологические функции. Они усиливают эффект вашей речи, поэтому ими не следует пренебрегать.

5. Помните о количестве и качестве вашего словаря.

6. Чаще используйте в речи глаголы, а не существительные.

7. Используйте активные обороты речи: «Я сделал», «Я пригласил».

8. В то же время ваши выражения не должны носить характер императиа или директив. Берите пример с англичан, которые говорят обычно так: «Я бы сказал…», «На мой взгляд…»,

«Я хотел бы…».

9. Значение слов должно быть одинаковым. Следите за тем суживает или расширяет ваш партнер значение слов, имеющих ключевое значение.

Что же касается непосредственных задач специалиста по СО в коммуникационных процессах, протекающих в разных сферах общества, то они будут следующими:

1. Привлечь к себе внимание аудитории.

2. Стимулировать интерес к содержанию своих сообщений.

3. Выработать желание целевых групп общественности действовать в соответствии с сообщениями.

4. Направить действие окликающихся на сообщение.

Существует специальная теория переговорам для равноправных партнеров, а именно такие в первую очередь и предполагаются в СО, в которой заложено четыре базовых принципа:

• делайте разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров. Люди вам могут быть отвратительны, а предмет – желанным!;

• сосредоточтесь на интересах, а не на позициях участников;

• разрабатывайте взаимовыгодные варианты;

• разрабатывайте объективные критерии поиска взаимоприемлемого решения.

Главное, это в любом случае помнить о том, что в жизни есть две важные вещи – рождение человека и его смерть, а все остальное рядом с этим существенного значения не имеет.

Глава 6. Слухи, как вид коммуникации

Чем крупнее объект, о котором судачат, тем грандиозней и прилипчивее слухи. Никого, например, (или мало кого) не волнует какой-нибудь банчок из провинции (или пьёт ли дворник Вася), однако жареная информация о крупном московском банке всем интересна и весть об нем облетит весь мир. Обратимся к классике. «Слух – это молва, известие о ком-чем-нибудь, обычно ещё ничем не подтверждённое» (С. Ожегов. «Словарь русского языка»). Вроде бы это некая история, очень похожая на правду. Но чем слух отличается от реальной информации? С одной стороны, он должен сохранять в себе все признаки правды, с другой стороны – доносимая в слухах информация должна быть достаточно кратка и значима для человека. Есть критерий качества правильно сделанной рекламы, - породила ли она вал обсуждения. Слухи однозначно должны соответствовать этому критерию. Слух самораспространяем. Услышав его, как и хороший анекдот, хочется рассказать всем знакомым. Причём рассказчик часто подчёркивает свою близость к первоисточнику: «сам слышал», «да я собственными глазами видел». Истинная реклама незаметна, поэтому слух чаще сего не воспринимается как чья-то реклама или хитрый ход. Давайте научимся видеть все эти манипулятивные шаги в газетах, на радио и телевидении. Каждый раз задавая себе вопрос: «Кому

выгодно?» Ещё слухи опираются на иррациональные и нелогичные стереотипы людей. «В каком банке постоянно хамят клиентам? В Сбербанке». Или: «Какой банк может сделать с вашими деньгами всё что заблагорассудится? Сбербанк». И тем не менее на вопрос: «Какой банк самый надёжный?» - наш потребитель говорит: «Сбербанк!». Вот такая иррациональность… Так же важно понимать, какие фантазии мысли-скакуны посетят голову клиента, когда он увидит вас, вашу рекламу или ваше название. Если банк называется «Русское подворье», то стоит ли удивляться, если кто-то скажет издевательски: «Русское подворьё». К слову об использовании слухов а антирекламе. Догадайтесь, какую фирму народ окрестил «Лажа электроникс» или кому выгодно такое отношение к вполне достойной фирме.