Подготовительные работы по составлению годовой бухгалтерской отчетности

Завершающим этапом учетного процесса любой организации является составление годового отчета. Годовая бухгалтерская отчетность является наиболее полной, а сведения, которые в ней содержатся, дают возможность проводить экономический анализ работы организации, выявлять внутренние резервы, принимать решения по дальнейшему совершенствованию своей деятельности.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» № 42-З при составлении годовой бухгалтерской отчетности необходимо соблюдать принятую учетную политику в организации; полно отражать хозяйственные операции за год; соблюдать принцип правильного отнесения доходов и расходов к отчетным периодам; подтверждать все статьи годового баланса результатами инвентаризации.

Составлению годового отчета предшествует определенная подготовительная работа.

Согласно инструкции «О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 17.02.2004 г. № 16 (п. 6), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. При проведении инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 5.12.1995 г. № 54 (зарегистрированы в Реестре государственной регистрации 26.12.1995 г. № 1214/12).

Инвентаризация – это проверка фактического наличия ценностей, обязательств и их сопоставление с данными бухгалтерского учета.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации или собственником имущества в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

- при реорганизации организации или ее ликвидации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководителя организации и (или) материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

- в результате чрезвычайных и других непредотвратимых обстоятельствах;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, за работой материально ответственных и должностных лиц. Она дает информацию, позволяющую вести борьбу с разного рода злоупотреблениями материально ответственных лиц.

Таким образом, инвентаризация представляет собой элемент метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в выявлении и документировании таких хозяйственных операций, которые не могут быть выявлены, измерены и отражены в процессе первичного учета.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает практически все средства и обязательства хозяйства. Она составляется, как правило, перед представлением годового отчета на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризировать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-нибудь один вид средств хозяйства. Она проводится несколько раз в течение года для обеспечения точности учетных данных, для борьбы с хищениями и потерями, укрепления финансовой дисциплины.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки. Для этого главным бухгалтером разрабатывается, а руководителем утверждается план-график проведения инвентаризаций. В нем указывается объект инвентаризации, наименование инвентаризируемых ценностей, время проведения и ответственные за ее проведение.

Внезапные инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей организации или вышестоящих органов, по требованию ревизоров следственных и контрольных органов. Вне плана проводятся инвентаризации после стихийных бедствий, при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, при установлении фактов хищений, ограблений и злоупотреблений, при смене материально-ответственных лиц.

Внезапные инвентаризации с целью контроля деятельности материально ответственных лиц проводятся в сроки, которые не должны быть известны этим лицам.

Для проведения инвентаризаций приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой обязательно должен входить работник бухгалтерии. В ее обязанности входит подбор лиц для проведения плановых и неплановых инвентаризаций, контроль за их работой и рассмотрение материалов инвентаризации.

Для выявления результатов инвентаризации составляют сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В сличительные ведомости включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, свои заключения и предложения фиксирует в протоколе.

Протоколы рабочей инвентаризационной комиссии рассматриваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждаются руководителем организации.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества (неучтенные объекты основных средств, материальных ценностей, денежных средств и других активов) в соответствии с решением руководителя организации подлежат оприходованию по рыночной стоимости и зачислению на финансовые результаты.

При обнаружении недостач, прежде всего, производится их зачет излишками по пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования (одной и той же сельскохозяйственной культуры) и в тождественных количествах.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишках, эта разница должна быть отнесена на виновных лиц.

После зачета недостач ценностей излишками по пересортице производится списание недостач в пределах норм естественной убыли по тем наименованиям ценностей, по которым установлена недостача. Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Стоимость недостачи, порчи или утраты имущества в пределах норм естественной убыли списывается в соответствии с решением руководителя организации на себестоимость продукции (работ, услуг).

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли, в соответствии с решением руководителя организации относятся на виновных лиц и списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на финансовые результаты. При этом в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц. При отсутствии виновных лиц предприятия недостачи списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, в соответствии с действующим законодательством включаются в состав внереализационных расходов и доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Важным фактором, определяющим достоверность показателей себестоимости и финансового результата организации, является правильное определение и списание потерь от гибели посевов и другого имущества по различным причинам.

Не менее значимым является определение доли затрат, учитываемых на счете 97 «Расходы будущих периодов», но приходящихся к текущему отчетному периоду. Учтенные на счете 97 производственные расходы списываются в дебет счетов затрат (издержек обращения) равными частями согласно утвержденной учетной политике организации.

Одной из важных подготовительных работ перед составлением годового отчета является проведение переоценки основных средств и отражение ее результатов в учете. Переоценка проводится только после окончания инвентаризации и установления фактического наличия основных средств. Для ее проведения может использоваться метод прямой оценки, т. е. документального подтверждения восстановительной стоимости объектов, или индексный метод, т. е. по коэффициентам (индексам) изменения стоимости по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Результаты переоценки оформляются соответствующим актом и отражаются в учете в декабре месяце. На сумму дооценки делают запись по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту 83 «Добавочный фонд», и одновременно по дебету счета 83 и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств».

На следующем этапе подготовительных работ необходимо проверить остатки на всех счетах бухгалтерского учета, провести сверку данных аналитического учета с синтетическим и составить предварительный баланс.

Важной подготовительной работой перед составлением годового отчета является закрытие операционных счетов и списание калькуляционных разниц. В течение года сельскохозяйственная продукция учитывается по плановой себестоимости. В конце года при определении фактической себестоимости возникают калькуляционные разницы, которые необходимо списать на соответствующие счета полностью и правильно. Всякая ошибка приводит к значительному искажению основных экономических показателей деятельности организации.

Закрытие операционных счетов и списание калькуляционных разниц осуществляются в системном порядке, т. е. соответствующими записями в системе синтетических и аналитических счетов, и в строго определенной последовательности. В первую очередь закрывают счета производств и отраслей, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные встречные размеры встречных затрат, и в последнюю очередь – счета с максимальными размерами встречных затрат и минимальным количеством потребителей. Рекомендована следующая очередность закрытия счетов:

1. Делают корректировочные записи по суммам цеховых расходов ремонтной мастерской, исчисляют себестоимость услуг вспомогательных производств и закрывают аналитические счета, открытые к счету 23 «Вспомогательные производства».

2. Распределяют общепроизводственные и общехозяйственные расходы и закрывают счета 25, 26, а также 97 «Расходы будущих периодов».

3. Распределяют или корректируют суммы амортизации и отчислений на ремонт основных средств в растениеводстве.

4. Исчисляют себестоимость продукции основных отраслей производства и списывают выявленные отклонения между фактической и плановой себестоимостью. Закрывают счет 20 «Основное производство» по субсчетам.

5. Закрывают счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» по субсчетам.

6. Списывают затраты по завершенным процессам и делают корректировочные записи на счетах вложений во внеоборотные активы и основные средства.

7. Определяют финансовый результат от реализации продукции, работ, услуг, операционной и внереализационной деятельности, и закрывают субсчета счетов 90, 91 и 92.

8. Распределяют прибыль или списывают убыток на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и закрывают счет 99 «Прибыли и убытки».

После закрытия счетов в заключительном балансе сельскохозяйственной организации будут отражены инвентарные, фондовые и расчетные счета. Операционные счета войдут в баланс в сумме затрат на незавершенное производство, формирование основного стада и капитальный ремонт.

На следующем этапе подготовительных работ перед составлением годового отчета следует уточнить порядок расчета налогов за отчетный год и произвести сверку расчетов с бюджетом по налогам и неналоговым платежам, после чего составляется заключительный баланс организации, и заполняются остальные формы отчетности.