Принятое менеджером решение должно получить закрепление в сознании как самого менеджера, так и лиц, которых оно непосредственно затрагивает. Для такого закрепления используются нормативные и распорядительные документы. В нормативных документах расписываются управленческие решения типовых, часто встречающихся задач. Они устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности. В табл. 11.2 приводятся примеры нормативных документов, применяемых в производственных организациях.
Таблица 11.2
Нормативные документы, соответствующие типовым задачам организации
Виды управленческой деятельности | Нормативные документы |
Функции управления | Структура управления |
Функции управленческого подразделения | Положение о подразделении |
Обязанности работника аппарата управления | Должностная инструкция |
Управленческие работы (подфункции) | План-график выполнения управленческих работ |
Операции управления | Процедура выполнения управленческой работы |
Функции управленческого подразделения – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции управления.
Обязанности работника аппарата управления – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции управленческого подразделения.
Управленческая работа (подфункция) – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая обязанности работника с указанием результата и срока (периода) выполнения.
Операция – этап управленческой работы, заканчивающийся самостоятельным промежуточным результатом.
Процедура – совокупность операций по выполнению управленческой работы (подфункции) с приложением форм (образцов) заполняемых документов.
Преимущества разработки регламентных документов сводятся к следующему:
1. Более быстрое и качественное вхождение в должность вновь принятых работников.
2. Эффективная взаимозаменяемость работников.
3. Увеличение времени на содержательную проработку работником вопросов в зоне его ответственности.
4. Возможность постоянного совершенствования управленческой деятельности.
5. Снижение числа ошибок в деятельности управленца.
Одним из основных регламентов, разрабатываемых и применяемых в организации, является должностная инструкция работника. Такие инструкции создаются для каждой должности. От их качества во многом зависит эффективность труда работника. Приведем укрупненную структуру должностной инструкции. В неё входят четыре основных раздела:
1. Подчиненность и квалификационные требования к работнику;
2. Обязанности, закрепленные за должностью;
3. Ответственность, возлагаемая на работника;
4. Права работника, занимающего должность.
|
С целью конкретизации выше изложенного материала, приведем данные соответствия конкретных работ и регламентных документов, соответствующие службе «Управления персоналом».
Таблица 11.3
Регламентация управленческой деятельности службы управления персоналом (фрагмент)
Уровни разделения управленческого труда | Содержание управленческой деятельности |
Функция управления | Управление персоналом |
Функция подразделения (фрагмент) | 1.прием, перевод, увольнение. 2.Учет кадров. 3.Оценка деятельности работников |
Обязанности сотрудников, ведущих учет кадров (п.2.2) | 2.1.Ведение картотеки работников 2.2.Ведение личных дел работников 2.3.Ведение трудовых книжек. |
Управленческие работы по (выполнению обязанности 2.2) | 2.2.1.Формирование личных дел сотрудников 2.2.2.Внесение изменений в личные дела сотрудников 2.2.3.Сдача в архив личных дел |
Операции (процедура выполнения управленческой работы 2.2.2) | 2.2.2.1.Печание выписок из приказов об изменении в должности, окладе, месте работы и т.д. 2.2.2.2.Подшивка выписок и оснований (заявлений, служебных записок и т.п.) в личное дело. |
Если задача носит не тривиальный, не типовой характер, то её решение сопровождается формированием распорядительных документов. В распорядительных документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой. К таким документам относят приказы, распоряжения, указания…
Распорядительные документы обеспечивают директивность, своевременность и адресность исполнения управленческого решения.
Коллективное принятие решения предполагает участие в этом процессе подчиненных, функциональных специалистов, экспертов и др. Групповое суждение по точности, как правило, превосходит индивидуальное. Однако проведением группового обсуждения надо управлять. Группа обсуждения должна быть оптимальной по составу, количеству участников, а время обсуждения - ограниченным. В этой связи интересно высказывание известного политического деятеля и предпринимателя Сильвио Берлускони: «Я просто убрал стулья из зала заседаний, и продолжительность совещаний сократилась с трех часов до 20-30 минут».
В определенных условиях используются административная и политическая модели принятия решения.
Административная модель описывает реальный процесс принятия решения в трудных, слабо формализуемых ситуациях, в условиях высокой неопределенности и риска, принимаемые на основе интуиции, опыта, суждения. Поэтому применяются принципы ограниченной рациональности и приемлемости (т.е. решения не являются оптимальными, но они приемлемы в данных условиях). Менеджер не имея ни времени, ни возможностей для обработки всей необходимой информации выбирает первое приемлемое решения, удовлетворяющее минимальному критерию допустимости варианта.
Политическая модель принятия решения, так же используется в условиях неопределенности и риска, для слабоструктурированных ситуаций. Решения принимаются на основе интуиции и основываются на суждении. Используются политические технологии: дискуссии, переговоры, сделки, формирование коалиций и альянсов…Должен быть достигнут консенсус всех заинтересованных сторон. Тогда не будет саботажа реализации принятого решения.
Политическая модель основывается на предположениях:
Ø Организации состоят из групп, имеющих различные интересы, цели, ценности… Менеджеры по-разному определяют приоритетность проблем, разделяя или не соглашаясь с целями и интересами коллег;
Ø Информация является неопределенной и неполной. Рациональное поведение ограничено сложностью многих проблем, личными и организационным рамками;
Ø Менеджеры не располагают временем, ресурсами, информацией, способностями, необходимыми для детального рассмотрения проблемы. Они обмениваются друг с другом мнениями.
Ø Цели и альтернативы вырабатываются в ходе дебатов. Решение является результатом переговоров между членами коалиций.
Контрольные вопросы к теме 11.
1. Каковы требования к поведенческим решениям и их виды?
2. Каковы основные этапы процесса принятия и осуществления управленческого решения?
3. Как осуществляется описание возникшей управленческой проблемы?
4. Каковы основные способы определения причин возникновения проблемы?
5. Какие существуют способы оценки вариантов решения и от чего зависит их применение?
6. Как принимается решение и происходит его реализация?
7. Как проводится контроль за осуществлением принятого решения и какие действия предпринимаются по его результатам?
8. Какова структура и основное содержание должностной инструкции?
9. В чем различие между отдельными видами управленческой деятельности: функциями подразделений, обязанностями сотрудников, управленческими работами (подфункциями), операциями?
10. Каковы преимущества и недостатки разработки нормативных документов для решения типовых задач?