2017-11-01
725
Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:
1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.
В таблице приведены кадровые документы, которые присутствуют в Компании ТИС.
| № п/п | Наименование документа | Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа | |
| Первоочередные обязательные локальные акты | |||
| Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя | Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя | Статьи 189, 190 ТК РФ | ||
| Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя | Раздел 10. ТК РФ | ||
| Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных | Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ | ||
| Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем | Статья 11. Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» | ||
| Локальные нормативные акты по оплате труда | Статья 135. ТК РФ | ||
| Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) | Статья 136. ТК РФ | ||
| Обязательные локальные акты организации, действующие определенный период времени | |||
| Табели учета использования рабочего времени | Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| График отпусков на календарный год | Статья 123. ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Журналы учета и книги учета | |||
| Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н | ||
| Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу | Статья 68. ТК РФ | ||
| Журнал учета мероприятий по контролю | Пункт 9. статья 16. Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141 | ||
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) | Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 | ||
| Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) | Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 | ||
| Приказы (распоряжения) работодателя | |||
| Приказы о приеме на работу | Статья 68. ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Приказы о переводе на другую работу | Статья 72. ТК РФ, формы № Т-5, Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе | Статья 99. ТК РФ | ||
| Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) | Статья 193. ТК РФ | ||
| Приказы о прекращении действия трудового договора | Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8, Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Приказы о направлении работника в командировку | Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Приказы о предоставления отпуска | Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Приказы о поощрении работников | Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно | |||
| Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) | Статьи 67, 59. ТК РФ | ||
| Трудовые книжки, кроме внешних совместителей | Статьи 65, 66. ТК РФ | ||
| Личные карточки работников | Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Документы работников, требуемые законодательством (копии): - документы удостоверяющие личность; -трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); - документ об образовании; - справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности. | Статья 65. ТК РФ | ||
| Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре | Письмо Рос. труда от 31.10.2007 № 4412-6 | ||
| Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников | Статьи 243, 244. ТК РФ | ||
| Документы о выплате заработной платы | |||
| Форма расчетного листка при выплате заработной платы | Статья 136. ТК РФ | ||
| Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями | Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Документы для оформления отпусков | |||
| Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска | Статья 123. ТК РФ | ||
| Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией | Статьи 124, 125, 126. ТК РФ | ||
| Записка-расчет о предоставлении отпуска | Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | ||
| Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.) | Статья 136. ТК РФ | ||
| Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника | |||
| Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.) | Статьи 77-84. ТК РФ | ||
| Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений | Статьи 71, 79, 180. ТК РФ | ||
ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
| Унифицированная форма N Т-8 Утверждена постановлением Госкомстата России | ||||||||||||||||||||||||||||||
| от 05.01.2004 N 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | ||||||||||||||||||||||||||||||
| по ОКПО | ||||||||||||||||||||||||||||||
| наименование организации | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | |||||||||||||||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | ||||||||||||||||||||||||||||||
| (распоряжение) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Прекратить действие трудового договора от | " | " | г. | N | , | |||||||||||||||||||||||||
| уволить | " | " | г. | |||||||||||||||||||||||||||
| (ненужное зачеркнуть) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Табельный номер | ||||||||||||||||||||||||||||||
| фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||||||||||||||||||
| структурное подразделение | ||||||||||||||||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | ||||||||||||||||||||||||||||||
| основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание (документ, номер, дата): | ||||||||||||||||||||||||||||||
| заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель организации | ||||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | " | " | г | . | ||||||||||||||||||||||||||
| личная подпись | ||||||||||||||||||||||||||||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
| Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| от 05.01.2004 № 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| по ОКПО | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| наименование организации | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| (распоряжение) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| о приеме работника на работу | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дата | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принять на работу | с | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| по | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Табельный номер | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| фамилия, имя, отчество | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| в | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| структурное подразделение | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| условия приема на работу, характер работы | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| с тарифной ставкой (окладом) | руб. | коп. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| цифрами | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| надбавкой | руб. | коп. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| цифрами | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| с испытанием на срок | месяца(ев) | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Трудовой договор от | " | " | г. № | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель организации | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | " | " | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||
| личная подпись | |||||||||||||||||||||||||||||||||
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:
· исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
· появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
· увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
· расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
· ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
· кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
· наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
· отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
· нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
· неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
· неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
· организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
