Документооборот в гостиничном хозяйстве

Каждый бухгалтер знает, что система внутреннего документооборота компании - неотъемлемая составляющая ее бухгалтерского и налогового учета. Несмотря на это, не все учетные работники имеют четкое представление о принципах построения документооборота, специфике оформления, движения и хранения документов в организациях, оказывающих те или иные услуги населению. Статья поможет читателю систематизировать свои знания по этой теме, раскроет подводные камни движения документов на привычном носителе информации, а также расскажет о перспективах электронного документооборота.                                                                                           Несколько слов о принципах документооборота

Правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждаются в приложении к учетной политике компании (Письмо Минфина России от 28.05.2007 N 07-05-06/134). Рекомендации по порядку документооборота даны в отдельном Положении <1>. Этот документ разработан задолго до реформирования бухгалтерского учета, поэтому он применяется в части, не противоречащей действующему законодательству.

<1> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

Так, в Положении даны указания о составлении и обработке первичных учетных документов, но они устарели по сравнению с требованиями, предъявляемыми к первичным документам Законом о бухгалтерском учете, поэтому в вопросе оформления "первички" следует опираться на более поздний нормативный акт. Но в отличие от названного Закона Положение содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых бланках, а при их отсутствии - по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Оформить документ следует в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - по ее окончании. Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского, налогового учета и составляемой на их основе финансовой и налоговой отчетности.

Следующим элементом документооборота организации являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки в условиях автоматизированного учета определяются организацией самостоятельно, таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бухгалтерской отчетности.

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующих первичных документов. В заключительной части Положения описан порядок хранения "первички" и учетных регистров. Они должны храниться в архиве в течение установленных для определенных категорий документов сроков. В целом в Положении даны общие рекомендации по разработке документооборота, а отраслевые правила движения документов на основе Положения каждая организация разрабатывает самостоятельно. Начнем с особенностей оформления документов, подтверждающих совершение операций в гостиничном бизнесе.

  Документы по "гостиничным" операциям

В настоящий момент для организаций гостиничного хозяйства специальные формы первичных отраслевых документов Росстатом не разработаны. Есть только документы строгой отчетности, утвержденные Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Основное предназначение этих документов - использование их при расчетах с населением для учета наличных денежных средств в гостиницах и отелях. В то же время Комитетом РФ по муниципальному хозяйству эти документы рекомендованы к использованию в качестве форм первичного учета для организаций гостиничного хозяйства независимо от формы собственности. К этому же призывают и специалисты финансового ведомства, считая, что бланки строгой отчетности, предназначенные для денежных расчетов с населением за оказываемые услуги, являются первичными учетными документами, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами <2>. Возможность использования минфиновских бланков для оформления и отражения в учете хозяйственных операций также подтверждается отдельными судебными решениями (см., например, Постановления ФАС ПО от 02.02.2005 N А57-1202/04-22, ФАС СКО от 17.09.2007 N Ф08-6050/2007-2254А).

<2> Письмо Минфина России от 26.12.2002 N 16-00-24/61.

Как видим, у предприятия гостиничного хозяйства и его клиентов есть все основания считать бланки строгой отчетности первичными документами. Главное, чтобы они были правильно заполнены и содержали все необходимые сведения, позволяющие отражать хозяйственную операцию в бухгалтерском и налоговом учете. Почему мы об этом так подробно говорим? Потому что формы бланков строгой отчетности, утвержденные Минфином в соответствии с ранее установленными требованиями, применяются до 1 июня 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ N 171 <3>). После указанной даты минфиновские формы теряют статус бланков строгой отчетности, которыми организации могли воспользоваться для оформления наличных расчетов, не применяя кассовый аппарат. Но никто не запрещает воспользоваться готовыми формами как образцами первичных документов, которыми оформляется та или иная хозяйственная операция, в повседневной деятельности организации.

<3> Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Для организаций гостиничного хозяйства Минфином разработано чуть более десяти бланков, из которых только часть используется при расчетах с населением за оказанные услуги, - это счет (формы N N 3-Г и 3-Гм), кассовый отчет (форма N 5-Г), расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма N 7-Г), квитанция о возврате денег (форма N 8-Г), автостоянка (форма N 11-Г), акт о порче имущества гостиницы (форма N 9-Г), квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (форма N 12-Г).

Другая часть минфиновских бланков используется для оформления прочих хозяйственных операций: анкета (форма N 1-Г), журнал регистрации иностранных граждан (форма N 2-Г), карта гостя (форма N 4-Г), заявка на бронирование мест (форма N 10-Г), квитанция на прием вещей в камеру хранения (форма N 13-Г).

Почему следует использовать перечисленные бланки, а не другие? Для того, чтобы обеспечить единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета оказываемых услуг и расчетов с постояльцами. При этом отраслевое ведомство настаивает, чтобы поименованные бланки гостиницами и отелями использовались без каких-либо изменений и дополнений. Объясняется это тем, что минфиновские формы разработаны прежде всего как бланки строгой отчетности, а не как первичные учетные документы. А бланки строгой отчетности не подлежат корректировкам или дополнениям, за исключением изменений, касающихся расширения (сужения) граф с учетом реквизитов (при изготовлении бланка).

Следует иметь в виду, что для форм первичных документов, разработанных статистическим ведомством, ограничений по их изменению организациями не предусмотрено. С учетом специфики деятельности они могут доработать рекомендуемые типовые формы документов, например добавить дополнительные реквизиты. Это допускается Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации <4>. Однако упрощать формы, утвержденные Госкомстатом, удаляя из них ненужные реквизиты, не допускается. В этом случае организация может разработать собственные формы с указанием в них минимума обязательных реквизитов, закрепив их применение в приложении к учетной политике. Вернемся к отраслевым формам.

<4> Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Анкета формы N 1-Г является одним из первых документов, заполняемых по прибытии гостей. В ней указываются основные сведения о постояльце на основании документа, удостоверяющего личность. Не секрет, что отдельные небольшие организации гостиничного хозяйства к заполнению анкет относятся формально, а иногда совсем отказываются от их оформления. Им следует знать, что это может привести к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.15 КоАП РФ. По этой статье могут оштрафовать постояльцев и лиц, ответственных за соблюдение правил регистрационного учета. Сумма штрафа не такая уж и маленькая: от одной тысячи пятисот до двух тысяч пятисот рублей для гражданина и от двух тысяч до двух тысяч пятисот рублей - для лиц, ответственных за регистрацию граждан. К категории последних относятся должностные лица, занимающие постоянно или временно должности, связанные с выполнением организационно-распределительных или административно-хозяйственных обязанностей по контролю за соблюдением правил пользования жилыми помещениями. Они есть в гостиницах, кемпингах, на туристских базах, в санаториях, домах отдыха, пансионатах и других учреждениях социального назначения. Во избежание таких неприятных последствий следует помнить п. 3.1 Инструкции о применении Правил регистрации <5>, в котором говорится о необходимости регистрации граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристской базе, а также в иных подобных организациях. Порядок регистрации, описанный в Инструкции, несложен и предусматривает заполнение анкеты (форма N 5), форма и реквизиты которой не намного отличаются от минфиновского бланка по форме N 1-Г.

<5> Инструкция о применении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, Приложение N 1 к Приказу МВД России от 23.10.1995 N 393.

Очевидно, что в оформлении аналогичных анкет нет необходимости, организации нужно выбрать один из предложенных бланков и заполнить его в необходимом количестве. На иностранных граждан на основании паспорта или визы заполняется другая форма - Журнал регистрации иностранных граждан формы N 2-Г.

Счет за проживание (формы N N 3-Г и 3-Гм), пожалуй, наиболее широко используется организациями гостиничного хозяйства. Счет является документом, подтверждающим заключение договора на оказание услуг, и заполняется при оплате брони, проживания, а также дополнительных платных услуг при отсутствии специальных талонов. Сведения в счете должны соответствовать информации о постояльце, указанной в анкете (форма N 1-Г). Счета, составленные на бланках строгой отчетности, в полном объеме подтверждают факт оплаты стоимости услуг и могут заменять кассовые чеки (Постановление ФАС МО от 02.10.2007 N КА-А40/9966-07). Тем самым кассовый аппарат при наличных расчетах с населением за оказанные гостиничные услуги необязателен, при условии если организация выписывает счета за проживание на бланках строгой отчетности (Постановление ФАС СКО от 10.05.2007 N Ф08-2533/2007-1049А).

Карта гостя (форма N 4-Г) дает право гостям на внеочередное обслуживание на предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице. Сегодня спрос рождает предложение, то есть чем больше желающих воспользоваться теми или иными услугами, тем больше лиц, готовых их предложить. Поэтому необходимость во внеочередном обслуживании и использовании карты гостя в гостиницах и отелях возникает достаточно редко.

Кассовый отчет (форма N 5-Г) составляется за смену работником, осуществляющим расчеты с проживающими. В него включаются данные обо всех расчетах с постояльцами за оказываемые услуги проживания, бронирования, предоставление дополнительных услуг за отдельную плату. Он позволяет контролировать правильность и своевременность выписки счетов за проживание, данные которых должны соответствовать общим итогам кассового отчета. Кроме того, в кассовом отчете отражается информация, касающаяся других расчетов с постояльцами, в частности за порчу имущества и по возврату денежных средств. Сведения об этих расчетах дублируются в других документах строгой отчетности.

Квитанция на возврат денег по форме N 8-Г заполняется в случае возврата средств проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Как отмечено выше, данные этой формы учитываются при составлении кассового отчета. Помимо оформления этих документов, в случае возврата следует сверить подписи гостя в анкете и квитанции, а в счетах за проживание сделать отметку о произведенном возврате.

Акт о порче имущества гостиницы (форма N 9-Г) является тем документом, на основании которого предъявляются претензии по возмещению причиненного ущерба постояльцам гостиниц и отелей. В нем указываются все фактические обстоятельства выявления ущерба, а также его стоимостная оценка. Акт подписывается постояльцем и работниками гостиницы, составляется в нескольких экземплярах и прилагается к кассовому отчету (форма N 5-Г).

Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (форма N 12-Г) выписывается в гостиницах и отелях при наличных расчетах за такие услуги, как заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего. Как показывает практика, в гостиницах и отелях данная форма не прижилась - они предпочитают не усложнять документооборот, а включать все дополнительные услуги в счет за проживание (форма N 3-Г), в котором предусмотрены различные сопутствующие гостиничным виды услуг.

Мы рассмотрели основные формы по учету операций в гостиничном хозяйстве. Если их недостаточно, организация с учетом специфики своей деятельности может разработать собственные формы первичных документов. При этом следует помнить, что если операция связана с наличными расчетами и у организации нет кассового аппарата, то она может пользоваться только утвержденными в установленном порядке и действующими бланками строгой отчетности. В противном случае к "первичке" следует приложить кассовые чеки, подтверждающие факт наличной оплаты оказанных организацией гостиничных услуг. Следующий после первичных документов элемент документооборота - учетные регистры, перечень которых каждая организация определяет самостоятельно.

  Учетные регистры

Самая распространенная форма учета в большинстве коммерческих организаций - журнально-ордерная форма счетоводства. Она применяется не один десяток лет, и на ее основе разработаны различные прикладные бухгалтерские программы, в которых учетные регистры формируются в электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге. Состав бухгалтерских регистров организация определяет самостоятельно в учетной политике, которая является руководящим документом при применении норм бухгалтерского законодательства. Как правило, используемая в организации технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных учета и отчетности. В то же время система регистров может применяться как фундамент для организации налогового и управленческого учета.

Предприятия гостиничного хозяйства, уплачивающие налоги в рамках традиционной системы налогообложения, рассчитываются с бюджетом по налогу на прибыль. Для исчисления данного налога организация обязана вести налоговый учет - об этом говорит Минфин в Письме от 01.08.2007 N 03-03-06/1/531. Формы аналитических регистров к налоговому учету организация может разработать самостоятельно или воспользоваться рекомендациями ФНС России по составлению налоговых регистров. Есть еще один вариант - расчет "прибыльного" налога на основе данных аналитического учета, полученных исходя из обобщения информации по правилам ведения бухгалтерского учета. Почему на основе данных аналитического учета? Потому что документы аналитического учета содержат все необходимые сведения для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль и составления налоговой отчетности (декларации) в разрезе каждой хозяйственной операции. Мысль чиновников не совсем ясна, но понятна. Налогоплательщику нужно подтвердить расчет налога по каждой операции. Учетные данные для этих целей вполне подходят, единственное - правила налогообложения могут отличаться от бухгалтерского учета. Тогда учетные данные можно откорректировать отдельными аналитическими справками, что не противоречит налоговому законодательству.

Для небольших гостиниц и отелей, уплачивающих ЕНВД, первична гл. 26.3 НК РФ, которая не требует ведения налогового учета, поэтому таким организациям достаточно систематизировать информацию в бухгалтерском учете, от ведения которого они не освобождены. Тот, кто применяет "упрощенку", для расчета единого налога ведет налоговый учет в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). После того как решены вопросы с "первичкой" и учетными регистрами, можно переходить к следующему элементу - графику документооборота. 

                         Как составить и соблюсти график?

При ответе на данный вопрос нужно исходить из того, с какой целью составляется график документооборота. Очевидно, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это обеспечит своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются подведомственные сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

Штрафные санкции за нарушение графика не рекомендуем вписывать в трудовой договор или положение об оплате труда, так как это выходит за рамки Трудового кодекса. Лучше договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ней и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение. О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение "первички", можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому предприятиям гостиничного бизнеса нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и финансовой отчетности.

                    Какие перспективы у электронного документооборота?

Успешно развивающиеся предприятия рано или поздно сталкиваются с проблемой обработки большого объема документов. Одно из решений этой проблемы - внедрение системы электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет используются в гражданском обороте. Тем не менее рассмотренный Госдумой законопроект <6>, в котором предусматривается применение электронных технологий в документировании деятельности, отклонен.

<6> Законопроект N 162766-4 "О документировании информации и документообороте".

В настоящий момент представление об электронных документах дает Закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", но этого недостаточно: нужен порядок движения электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а этому в названном нормативном акте не уделено внимания. Но это не останавливает организации - электронные документы и электронные технологии они используют в документационном обеспечении управленческой деятельности.

Преимущества электронного документооборота очевидны. При его внедрении сотрудникам организации не придется тратить время на поиск нужных документов: в электронной базе найти их намного проще и быстрее, возможности поиска информации практически не ограничены. При этом электронные документы одновременно доступны всем имеющим право доступа к ним сотрудникам. Занимают меньше времени процесс согласования, утверждения и регистрации документов, передача документов между подразделениями, подготовка стандартных отчетов о движении документов. Разработчики систем электронного документооборота управленческой деятельности предлагают широкий выбор методов защиты информации, что тоже является немаловажным в организации документооборота компании. Разработчиками предлагаемых сегодня систем электронного документооборота автоматизированы практически все процессы обработки документов: регистрация документов на местах, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов. Все это позволяет избежать потери документов и ускорить принятие управленческих решений, а также может послужить хорошим подспорьем к переходу организации на работу по международным стандартам качества.

Преимущества электронного документооборота перед бумажным, безусловно, есть. Но не так-то просто полностью отказаться от бумажных носителей информации и перейти на использование электронных. И дело даже не в финансовой стороне вопроса, что тоже играет не последнюю роль. Кроме того что организация понесет затраты, ей необходимо обучить сотрудников принципам электронной технологии работы с документами. При внедрении электронного документооборота следует внести изменения в учетную политику, составить внутренние положения, должностные инструкции, обучить всех сотрудников и руководителей работать по новой, более совершенной технологии. Как видим, трудностей и забот хватает даже при внедрении электронного документооборота в управленческих целях. Но перспективы есть, и, возможно, по мере совершенствования технологий и разработки нормативной базы в будущем электронный документооборот прочно войдет в деятельность компаний.