Организация документооборота

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и.рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;

• документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, оферты, гарантийные, запро­сы и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

• обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере­писку между должностными лицами и структурными подраз­делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро­странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ­яснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе­ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри­мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю­цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру­гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно­логия регистрации документов увеличивает время движения до­кумента от получения до исполнителя. Если в организации при­нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк­турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ­ных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа­ционные документы готовят специалисты в структурных подраз­делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро­ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли­графии и оргтехники.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистраци­онным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдель­ных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документообо­рота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота преду­сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет не­корректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль­тате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборо­та, где помимо количественных данных приводится анализ объ­ема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документо­оборота, его изменений. Установлено, что плотность документо­оборота существенно меняется в пределах года, квартала, меся­ца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных под­разделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необ­ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

1. Инвентаризация и ее место в первичном учете.

Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Технически она представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные инвентаризационные ведомости (описи).

Инвентаризации подлежат и те виды активов, которые не принадлежат организации и учитываются в связи с этим за балансом (002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 004 «Товары, принятые на комиссию», и др.).

Наряду с этим в процессе проведения инвентаризации решаются и другие задачи:

установление отдельных наименований товарно-материальных ценностей, не соответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;

выявление неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов имущества;

подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса;

проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;

проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с их физическими характеристиками;

установление состояния складского и весоизмерительного хозяйства.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно. В связи с этим различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.

В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные и выборочные.

По периодичности проведения они бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).

Наконец, по перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации требуется, когда имеет место:

смена материально ответственных лиц — на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника;

передача имущества в аренду, выкуп, продажа, а также преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия - на дату оформления данных хозяйственных операций;

составление годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. По основным средствам она может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей — сразу же при их обнаружении;

стихийное бедствие, пожар, авария или другие чрезвычайные ситуации, вызванные форс-мажорными обстоятельствами, — сразу после их окончания;

ликвидация (реорганизация) предприятия — перед составлением ликвидационного (разделительного) бухгалтерского баланса;

другие случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Руководитель предприятия может установить номенклатуру производственных запасов (например, наиболее дефицитных), инвентаризация которых может проводиться ежеквартально.

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств. Данной процедуре подлежит как имущество, принадлежащее организации и поставленное на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое за балансом. К последнему относятся арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку (давальческое сырье и пр.). Инвентаризируется также имущество, по каким-либо причинам не отраженное в учете.

Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.

Первые из них имеют соответствующие правомочия, если в организации малый объем работ по проверке сохранности имущества и достоверности финансовых обязательств.

В других случаях вся эта деятельность возлагается на рабочие инвентаризационные комиссии, которые функционируют под контролем постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии по количеству и персонально утверждает руководитель фирмы с включением в него представителей администрации, бухгалтерии, а в зависимости от целей и объекта проверки — и других специалистов (технологов, экономистов и др.). При необходимости состав комиссии может быть пополнен работниками службы внутреннего аудита данной фирмы или независимой аудиторской организации.

Отсутствие одного из членов комиссии на период проведения инвентаризации дает основание рассматривать ее результаты как недействительные.

Перед проведением инвентаризации все первичные документы по приходу и расходу должны быть составлены и предъявлены комиссии или сданы в бухгалтерию, а от материально ответственных лиц получены расписки о том, что на дату проведения инвентаризации нет неоприходованных или не списанных в расход отдельных наименований имущества.

Последние приходные и расходные документы фиксируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации на «» (дата)». После этого бухгалтерия формирует учетные остатки отдельных видов имущества на дату инвентаризации.

Фактические остатки по каждому наименованию имущества комиссия вносит в инвентаризационные описи после тщательного взвешивания, подсчета, обмера и т. п., по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в текущем бухгалтерском учете.

Постранично в конце каждого листа инвентаризационной описи прописью показывается число порядковых номеров внесенных наименований товарно-материальных ценностей и общий итог их количества в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах измерения (килограммах, метрах, штуках и т. п.) эти ценности показаны.

Незаполненные строки в инвентаризационных ведомостях прочеркиваются.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости обвесов как основание достоверности снятых в процессе проверки фактических остатков отдельных наименований имущества прилагаются к инвентаризационной описи.

Во время проведения инвентаризации присутствие материально ответственного лица обязательно,

В условиях автоматизированной обработки данных инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей выдаются комиссии в виде машинограммы. В ней комиссия проставляет только фактические остатки, в том числе и по тем производственным запасам, которые не были отражены в учете.

На негодные и испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты и отдельные инвентаризационные описи.

По данным инвентаризационных описей, бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. По этим наименованиям информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.

Результаты расхождения учетных данных с фактическим наличием могут быть обусловлены:

физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям физического объема под воздействием изменения температуры окружающей среды и т.п. Эти потери неизбежны и возможны как при транспортировке, так и при хранении;

погрешностями показаний весоизмерительных приборов в процессе приема или отпуска указанных ценностей;

наличием непреднамеренных ошибок в виде описки в первичных учетных документах, арифметических ошибок в подсчетах и пр.

преднамеренными ошибками как результатом злоупотреблений и мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое присвоение отдельных видов имущества и пр.).

Такие факты хозяйственных операций документально не фиксируются, поэтому могут быть установлены только в процессе проведения инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации подобные факты регулируются в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Излишние относительно учетных данных остатки товарно-материальных ценностей оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации.

Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения.

В том случае, когда недостачи отсутствуют, применение норм естественной убыли на установленные наименования ценностей не допускается.

Размер потерь в пределах норм естественной убыли, когда выявлена фактическая недостача, определяется после зачета недостачи ценностей их излишками по пересортице.

Зачет по результатам пересортицы допускается как исключение при наличии следующих четырех условий, имевших место одновременно:

по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования;

у одного и того же материально ответственного лица;

за один и тот же отчетный период;

в тождественных количествах, т. е. натуральные остатки недостающих ценностей равны их излишкам по этим же наименованиям, но различных типоразмеров, сортов, артикулов и т. п. Поэтому расхождения установлены в виде суммовых разниц из-за различных цен на товарно-материальные ценности, оказавшиеся при пересортице.

О всех фактах допущенной пересортицы материально ответственные лица дают подробные письменные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если после зачета по пересортице все же окажется недостача имущества, то нормы естественной убыли комиссия обязана применять только по тому его наименованию, по которому установлена действительная недостача.

Сумма превышения стоимости недостающих ценностей по результатам зачета над стоимостью ценностей, оказавшихся в излишке, подлежит отнесению на виновных лиц.

Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина их не установлена или судебные органы отказали в возмещении ущерба с указанных лиц, то убытки от недостачи имущества, равно как и его порчи, списываются на финансовые результаты организации.

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском отчете.

1. Оценка: сущность, методы оценки.

Оценка – это денежное выражение стоимости объекта в бухгалтерском учете, т. е. та сумма, в которой объект признается в учете и отчетности.

Выделяется оценка обязательств, доходов и расходов организации, а также средств производства и материально-производственных запасов.

Дебиторская задолженность, как правило, оценивается исходя из условий, установленных договором между организацией и должником. Эти же принципы относятся и к оценке доходов организации. Кредиторская задолженность оценивается исходя из условий возникновения. Расходы признаются в бухгалтерском учете в фактических суммах.

Приобретаемое имущество оценивается в зависимости от источника приобретения. Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, – по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного самой организацией, – по стоимости его изготовления.

В состав фактически произведенных затрат включаются, в частности, затраты на приобретение самого объекта; комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплачиваемые снабженческим, внешнеторговым и иным организациям; таможенные пошлины и иные платежи; затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также нормативными актами Минфина России и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.

Для различных видов имущества используются свои виды оценок. Основные средства имеют такие оценки, как первоначальная, остаточная и восстановительная стоимость…

Первоначальная стоимость формируется по каждому объекту основных средств и представляет собой все затраты на приобретение, строительство, полученные от учредителей в качестве вклада в уставной капитал, безвозмездное получение до ввода их в эксплуатацию.

Первоначальная стоимость по приобретённым объектам основных средств – это договорная цена поставщика, расходы на доставку, транспортировку, монтаж, % за кредит.

Первоначальная стоимость на строительство основных средств – все затраты на строительство объекта, до ввода его в эксплуатацию.

Существуют оценки по материальным ресурсам- это фактическая себестоимость заготовления материалов, учётная стоимость, которая применяется в течении месяца в том случае, если организация не может в течении месяца рассчитать фактическую себестоимость.

В конце месяца определяют фактическую себестоимость материалов, которая сравнивается с учётной и выявляют отклонение фактической себестоимости от учётной стоимости.