Сертификационный (внешний) аудит систем качества

Рис. 14.3. Управление программой аудита

2. ИСО 9001: 2000 является базовым, включая в себя три действующих стандарта 9001, 9002, 9003.

3. ИСО 9004: 2000 шире, чем ИСО9001: 2000. Она распространяется на всю деятельность организации, в том числе и на экономическую сферу, содержащую руководящие указания по постоянному улучшению системы качества.

4. ИСО 19011 – руководящие указания по проверкам и аудитам. Этот стандарт и является документальной основой проведения аудитов в порядке, признанном всеми странами мира.

Стандарт ИСО 19011 состоит из 7 разделов, в которых описаны область применения, нормативные ссылки, принципы проведения аудита, управление программой аудита, деятельность в области аудита, компетентность аудиторов.

Организация, которая желает провести аудит, должна внедрить и поддерживать эффективную программу аудита. Цель программы аудита – планирование видов и количества аудиторов.

Высшее руководство организации обладает полномочиями по управлению программой аудита, управление которой предусматривает: определение целей, ответственности, обеспечение внедрения и др. Управление программой аудита иллюстрирует рис. 14.3. На этом рисунке приведен цикл РДСА (планирование – осуществление – проверка – проверка – действие) к управлению программой аудита.

Шестой раздел стандарта содержит рекомендации по управлению и проведению аудитов систем менеджмента качества и охраны окружающей среды. Основными этапами проведения аудита систем качества являются следующие.

1) ИНИЦИИРОВАНИЕ АУДИТА:

- назначение руководителя группы аудита;

- определение целей, области распространения и критериев;

- определение возможностей аудита;

- определение группы по аудиту;

- начальный контакт с проверяемыми организациями.

2) АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ:

- анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи и определения их адекватности.

3) ПОДГОТОВКА К АУДИТУ «НА МЕСТЕ»:

- планирование аудита «на месте»;

- определение работы для группы по аудиту;

- подготовка рабочей документации

4) АУДИТ «НА МЕСТЕ»:

- проведение предварительного совещания;

- обмен информацией во время аудита;

- роль и ответственность;

- сбор и проверка данных;

- получение наблюдений аудита;

- подготовка заключительного совещания;

- заключительное совещание.

5) ПОДГОТОВКА, УТВЕРЖДЕНИЕ И РАССЫЛКА ОТЧЕТА ПО АУДИТУ:

- подготовка отчета по аудиту;

- утверждение и рассылка отчета;

- хранение документов.

6) ЗАВЕРШЕНИЕ АУДИТА:

- сохранение документов;

- подведение итогов.

Седьмой раздел стандарта ИСО 19011 описывает компетентность аудиторов. Чтобы стать аудитором, необходимо: обладать личными качествами, иметь необходимые знания и навыки.

Следующий стандарт ИСО 10011, является основой для проведения инспекционной проверки Системы Качества, а не продукта. Указанный стандарт рассматривает следующие Системы Качества:

1. Аудит для сертификации Системы Качества, который может быть:

- обязательным;

- проводимым по просьбе клиента;

- проводимым по требованию сертификационного агентства.

2. Внутренний аудит качества, проводимый руководством для выяснения состояния дел в компании.

3. Внешний аудит Системы Качества, проводимый у поставщика.

Задачами аудиторов являются:

- оценка Системы Качества компании;

- подтверждение, что Система Качества, действующая в организации, соответствует установленным требованиям;

- обеспечение (вместе с подразделениями компании) возможности улучшения Системы Качества.

Первоначально внутренний аудит системы качества проводится как для всей Системы Качества, так и для ее отдельных частей.

После исправления отмеченных проверкой недостатков осуществляется инспекционный контроль (перепроверка) всей Системы Качества чтобы убедится в том, как проведение изменения повлияли на производительность и эффективность всей Системы.

Все результаты внутренней инспекционной проверки должны быть документально оформлены. Эти результаты должны базироваться на объективных доказательствах и быть понятны руководству и коллективу.

Базой, подготовительным этапом внешнего (проводимого третьей стороной) аудита является внутренний аудит, проводимый силами самой организации, претендующей на получение сертификата, и предшествующий сертификационной инспекторской проверке со стороны регистратора, способствует успешному проведению аудита и получения сертификата.

Основными этапами внутреннего аудита в этом случае являются:

1. подготовка аудита: план аудита, подбор команды аудиторов, рабочая документация;

2. проведение аудита: первая встреча команды аудиторов с руководством инспектируемых подразделений, проверка соответствия документации и действующей Системы качества требованиям ИСО 9000, заключительная встреча;

3. документы аудита: подготовка рапорта аудита о результатах инспекционной проверки; предоставление рапорта клиенту, которым в данном случае является руководитель организации.

План аудита содержит следующие пункты:

1.Задача аудита и сферы деятельности, которые будут подвергнуты инспекционной проверке.

2. Список необходимых документов, которые должна представить инспектору организация.

3. Перечень инспектируемых подразделений проверяемой организации.

4. Список предполагаемых членов команды аудиторов.

5. Дата и место, где аудит будет проводиться.

6. Ожидаемое время и продолжительность наиболее важной деятельности команды аудиторов.

7. График встречи с инспектируемыми.

8. Перечень лиц, которым будет роздан рапорт аудита и установлен срок его подготовки.

Требования, предъявляемые к аудиторам (инспекторам), для каждой страны могут отличаться от приведенных в стандарте ИСО. Но эти отличия могут быть только в сторону ужесточения, если страна приняла стандарт ИСО 9000. Так, в соответствии с ИСО 10011 руководителем группы аудиторов может быть сертифицированный специалист в области аудита Систем Качества, проведший не менее пяти проверок, а в соответствии с итальянским стандартом – не менее десяти.

Для получения звания аудитора в России необходимо:

- иметь высшее образование в конкретной области, которая будет в дальнейшем им инспектироваться;

- пройти обучение в течение примерно трех месяцев правилам аудита;

- пройти четыре-пять стажировок по аудиту, после этого сдать экзамены в Госстандарте (сейчас Ростехрегулирование), подав личное заявление руководителю Центрального органа системы сертификации экспертов Госстандарта (Росстехрегулирования).

Только после выполнения всех этих условий Госстандарт (Росстехрегулирование) рассматривает и решает вопрос о выдаче удостоверения независимого аудитора России в области, определенной дипломом о высшем образовании.

После сдачи экзамена и выдачи удостоверения аудитор должен периодически переаттестовываться – один раз в три года.

Переаттестация предусматривает:

- положительное заключение той организации, в которой аудитор числится и получает зарплату;

- регулярное участие аудитора в сертификационных проверках и предоставление ежегодных отчетов о деятельности.

Аудитор должен быть приятным человеком в общении, не допускать любых неприятных замечаний и грубых слов, слушать внимательно собеседника (делая заметки), уметь глубоко обсуждать любую проблему немедленно, но не иметь предубеждений и не допускать возможностей оказания на себя влияния со стороны кого бы то ни было. Одними из важнейших требований к аудитору являются честность, спокойствие, объективность, пунктуальность, аккуратность и профессиональное мастерство.

Основными обязанностями аудитора в процессе инспекционной проверки являются:

- планирование и эффективное (производительное) проведение инспекционной проверки полученного аудита;

- сбор и анализ доказательств несоответствия инспектируемой Системы Качества или ее элементов за счет наводящих вопросов и наблюдений;

- подготовка аудиторского рапорта

- подготовка заключительного рапорта по применению корректирующих действий инспекторской организации для исправления выявленных в процессе аудита недостатков.

Аудитор должен в совершенстве знать: стандарт, на основании которого проводится инспекционная проверка и процедуры прохождения аудита.

После проверки проводится заключительное совещание инспекционного аудита, после которого аудитор (или аудиторы) готовят рапорт.

Рапорт аудитора должен содержать:

- задачи и сферы инспекционной проверки;

- указание документов, в соответствии с которыми проводилась инспекционная проверка (стандарты, Руководства по качеству инспектируемой организации и т.п.);

- обзор выявленных несоответствий;

- способность Системы успешно выполнять поставленные перед ней цели по качеству.

За правильность и полноту аудита персональную ответственность несет руководитель группы аудиторов.

Таким образом, аудит заканчивается представлением рапорта аудита клиенту и его утверждением. В рапорт аудита (это касается, в первую очередь, сертифицированного аудита) включается все то, что нужно сделать, но не говорится, как нужно сделать, т.е. не даются советы по улучшению Системы Качества, действующей в инспектируемой организации. Ответственность за проведение корректирующих действий возлагается на инспектируемую организацию.

После исправления недостатков, выявленных в результате аудита, инспектирующая организация может произвести последующий аудит для проведения инспекционной проверки.

Эта инспекционная проверка предусматривает:

- проверку правильности применения корректирующих действий;

- оценку эффективности корректирующих действий;

- подготовку рапорта проведенного аудита.

После занесения в регистр инспектируемая организация получает сертификат. Следует учитывать то, что такая организация будет периодически проверяться сертификационным агентством, которое ту организацию занесло в регистр и выдало ей соответствующий сертификат. Если аудиторами этого агентства в процессе инспекционной проверки будут выявлены несоответствия, то эта организация будет исключена из регистра. Это будет самой плохой рекламой для компании.

Поэтому инспектирующей организации нужно сделать план, корректирующий действия по исправлению несоответствий, ориентированные на превышение требований ИСО 9000. Следует заметить, что цель по превышению этих требований следует ставить еще изначально – в ходе подготовки к сертификационному аудиту и проведения предварительного внутреннего аудита, упреждающего успешное проведение сертификационной инспекторской проверки.

В предшествующем материале, посвященном сертификации, было уже рассмотрен порядок проведение сертификации. Напомним лишь содержание схем сертификации, чтобы определить место и роль сертификационного (внешнего) аудита в ней.

1. Типовое испытание (ТИ) или испытание типа – это испытание выпускаемой продукции на основе оценивания одного или нескольких образцов, являющихся ее «типовым представителем». Необходимость и объем испытаний. Место отбора образцов определяет орган по сертификации продукции, основываясь на результатах инспекционного контроля над сертифицированной системой качества (производством).

2. Типовое испытание, которого, осуществляется надзор за качеством продукта путем периодических испытаний образцов, отбираемых в сфере реализации (торговли).

3. Типовое испытание, после которого осуществляется надзор за качеством продукта путем периодических испытаний образцов, отбираемых на предприятии-изготовителе.

4. Типовое испытание, после которого осуществляется надзор путем периодических испытаний образцов, отбираемых как в сфере торговли, так и на предприятии-изготовителе.

5. Типовое испытание, оценка системы менеджмента качества на предприятии, сопровождаемая техническим надзором, учитывающим Систему качества на предприятии, и периодическими испытаниями образцов, отобранных как в сфере торговли, так и на предприятии – изготовителе.

6. Оценка системы менеджмента качества на предприятии, ее одобрение (сертификация системы менеджмента качества) и надзор за ней.

7. Испытание партии продукта с использованием статистических методов.

8. Стопроцентные испытания партии продукции.

Очевидно, что для сертификации систем менеджмента качества используются наиболее общая пятая схема и более ограниченная шестая схема.

Последняя шестая схема, как правило, применяется в случаях, когда не представляется возможным разработать всеобъемлющий стандарт для использования при сертификации продукции. Эта сема не дает права маркировать продукцию знаком соответствия. В отличие от нее пятая схема сертификации применяется тогда, когда разработаны стандарты на продукцию. Она позволяет маркировать продукцию знаком соответствия.

Место аудита при сертификации продукции или систем качества показывает порядок проведения сертификации.

Так, подготовка к сертификации предполагает:

1. Оценку действующего производства – оценочный аудит.

2. Подготовку необходимых документов: отчета, мероприятий и методик, в соответствии с которыми будет проводиться сертификация.

3. Разработку Руководства, пакета Методологических инструкций и Программы качества и других документов (положений) о порядке сертификации продукции, в том числе, устанавливающего схему ее проведения.

4. Предварительную проверку производства сертифицируемой продукции, (если это предусмотрено схемой сертификации).

5. Испытание сертифицируемой продукции (если это предусмотрено схемой сертификации).

4. Консультации по внедрению.

5. Предварительный аудит.

6. Сертификационный аудит и выдача сертификата соответствия и права использования знака соответствия, а также работы по их признанию, если сертификат выдан другим национальным или международным органом.

7. Заключение соглашений о сертификации продукции с зарубежными или международными органами.

8. Обучение специалистов компании, связанных с выполнением Программ качества.

9. Надзор за стабильностью сертифицированной продукции и состояния ее производства.

10. Информацию о результатах сертификации.

На всех этих этапах сертификации принимают участие аудиторы, особенно внутренние.

Особая сложность проведения сертификации продукции с участием международных специалистов, с участием зарубежных аудиторов. Однако предприятие, его продукция, прошедшая такой аудит имеет более высокие возможности в конкурентной борьбе. Поэтому к такому аудиту должно стремиться по возможности любое предприятие.

Проведение сертификации также связано с деятельностью аудиторов.