Учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами"

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О том, как израсходованы полученные деньги, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет. К нему прикладывают документы, подтверждающие произведенные расходы. Приложенные документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

Основные бухгалтерские записи по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

1. Выдана сумма в подотчет на приобретение

- МПЗ

Дт 020804560 Кт 020134610

- о.с.

Дт 020801560 Кт 020134610

2. Выданы денежные документы:

Д 020800 Д о20135

3. Поступили

- МПЗ

Дт 010500340, 10604 Кт 020834660

- основные средства

Дт 010601 Кт 020831

4. Выдано в подотчет на командировочные расходы

- на оплату транспортных услуг

Дт 020822560 Кт 020134610

- на проживание

Дт 020826560 Кт 020134610

- суточные

Дт 020812560 Кт 020134610

- на оплату телефонных переговоров

Дт 020821560 Кт 020134610

5. На основании авансового отчета отражены (списаны):

- сумма транспортных расходов

Дт 040110222, 010900 Кт 020822660

- суммы за проживание

Дт 040120226, 010900 Кт 020826660

- суточные

Дт 040120212, 10900 Кт 020812660

- оплата телефонных разговоров

Дт 040110221, 010900 Кт 020821660

6. Оплачена задолженность поставщику, выдан аванс поставщику подотчетным лицом

Дт 030200, 20600 Кт 020800

7. Возвращены в кассу учреждения неиспользованные остатки подотчетных сумм

Дт 020134 000, 20111, 30405 Кт 020800 000

8. Возвращены в кассу неиспользованные денежные документы

Д 020135 К 020800

9. Списаны суммы выданных подотчетным лицом заработной платы

Д 30211, 30212, 30213 К 20800

10. Погашена задолженность подотчетного лица в сумме удержанной из заработной платы

Д 030403 К 20800

11. Списана нереальная ко взысканию дебиторская задолженность с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

Д 40120273 К 20800

12. Отражение суммы НДС в рамках деятельности, приносящей доход

Д 221001 К 20800

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Командированному работнику оплачиваются:

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные;

- другие расходы (например, услуги связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» определяет, что командировочные расходы возмещаются в следующих размерах.

1. Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если подтверждающие документы отсутствуют - 12 руб. в сутки.

2. Расходы на выплату суточных - 100 руб. за каждый день служебной командировки.

3. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (с учетом определенных ограничений).

Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего Постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.