Функции и принципы управления затратами

Управление затратами на предприятии предполагает выполнение всех функций, присущих управлению любым объектом, т.е. разработку, принятие и реализацию решений, а также контроль за их выполнением. Функции управления затратами реализуются через элементы управленческого цикла: прогнозирование и планирование, организацию, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование выполнения, учет и анализ.

Выполнение функций управления в полном объеме по всем элементам составляет цикл воздействия управляющей подсистемы (субъект управления) на управляемую подсистему (объект управления) (рис.1.3.).

Рис.1.3. Общая схема и взаимодействие функций управления затратами

Прогнозирование затрат – оценка будущих потребностей с учетом результатов анализа различных макро- и микроэкономических факторов. Эта оценка осуществляется на основе анализа данных за предыдущие периоды с использованием математических методов. Основные задачи программирования – научное предвидение развития производства и писк решений, обеспечивающих развитие в оптимальном режиме производства в целом и его частей.

Планированиезатрат является наиболее трудоемким и сложным. Процесс планирования включает в себя определение целей и задач, а также разработку путей реализации планов для достижения поставленных целей и решения намеченных задач. Для большинства хозяйствующих субъектов главная цель – максимизация доходов и минимизация затрат. Посредством планирования стараются обеспечить снижение риска неопределенности будущего. Большое значение на этом этапе имеет точность исходных показателей, т.е. точность учетных данных.

Планирование подразделяют на перспективное (на стадии долгосрочного планирования) и текущее (на стадии краткосрочного планирования).

Задачей долгосрочного планирования является подготовка информации об ожидаемых затратах при освоении нового рынка сбыта, организации разработки и выпуске новой продукции, увеличении мощности предприятия. Это могут быть затраты на маркетинговые исследования и НИОКР, капитальные вложения.

Текущие планы конкретизируют реализацию долгосрочных целей предприятия.

Если точность долгосрочного планирования затрат невелика и подвержена влиянию инфляционного процесса, поведения конкурентов, политики конкурентов в области экономического управления предприятиями, а иногда и форс-мажорных обстоятельств, то краткосрочное планирование затрат, отражающее нужды ближайшего будущего, более точно, поскольку обосновывается годовыми и квартальными отчетами.

Организация – важнейший элемент эффективного управления затратами. Она устанавливает, каким образом на предприятии управляют затратами, т.е. кто это делает, в какие сроки, с использованием какой информации и документов, какими способами. Определяются места возникновения затрат, центры затрат и центры ответственности за их соблюдение. Разрабатывается иерархическая система линейных и функциональных связей руководителей и специалистов, участвующих в управлении затратами, которая должна быть совместима с организационно-производственной структурой предприятия.

Урегулирование всех противоречий и устранение дублирования осуществляется на этапе координации. Координация – механизм, при помощи которого достигается согласованность работы сотрудников и обеспечивается сведение действий подразделений в единый процесс. Значительной проблемой на данном этапе управления затратами становится человеческий фактор. Руководитель каждого подразделения предприятия стремится организовать работу таким образом, чтобы его подразделение достигло наилучших показателей.

Каждый руководитель стремится сократить затраты только одного, своего, подразделения. Менеджер по производству планирует выпустить наибольшее количество продукции. Он пытается снизить себестоимость выпуска продукции (с увеличением объема выпуска постоянные затраты на единицу продукции сокращаются), но не учитывает того, что не всю выпущенную продукцию продадут, а это повлечет за собой увеличение затрат, связанных с хранением, дополнительной рекламной компанией и др. Менеджер по закупкам стремится приобрести большую партию сырья, материалов, чтобы получить существенную скидку, и не принимает во внимание то, что наличие излишних материально-производственных запасов сопряжено с дополнительными затратами (на хранение. доставку и т.д.) и эти запасы могут оказаться востребованы не полностью.

Противоречий множество. Чем крупнее хозяйствующий субъект и чем сложнее его организационная структура, тем тяжелее координировать действия.

Следующий этап процесса управления - регулирование затрат, т.е. «приведение порядок»: выявление отклонений работе, которые влияют на затраты, и обеспечение нормального протекания производственных процессов. Регулирование предполагают сравнение фактических затрат с запланированными, выявление отклонений и принятие оперативных мер по их ликвидации. Если выясняется, что изменились условия выполнения плана, то затраты, запланированные на его реализацию, корректируются. Своевременная координация и регулирование затрат позволяют предприятию избежать серьезного срыва в выполнении запланированного экономического результата деятельности.

Активизация и стимулирование подразумевают изыскание таких способов воздействия на участников производства, которые побуждали бы соблюдать установленные планом затраты и находить возможности их снижения. Подобный образ действий может мотивироваться как материальными, так и моральными факторами. Нельзя стимулы к соблюдению и экономии затрат заменять наказанием за перерасход. В этом случае работники основные усилия будут прикладывать к тому, чтобы оспорить уровень планируемых затрат, завысить его. Тогда достижение основной цели предприятия – получение максимально возможной прибыли за счет снижения затрат – станет трудновыполнимой задачей.

Учет – это сбор информации о хозяйственной системе, которая служит основой для проведения анализа. Учет затрат предполагает классификацию затрат, регистрацию, распределение, обобщение и представление в виде отчетов данных о текущих и предстоящих затратах. Он также включает:

· разработку и введение в действие систем и процедур учета затрат;

· методы формирования затрат по подразделениям, видам деятельности, видам продукции, отчетным периодам и другим категориям;

· методы прогнозирования будущих, ожидаемых или нормативных, а также прошлых затрат;

· сравнение затрат за различные периоды и фактических с оценочными, бюджетируемыми или нормируемыми затратами;

· расшифровку и представление данных по затратам руководителям, что позволяет им управлять текущими и будущими операциями.

Учет как элемент управления затратами необходим при подготовке информации для принятия правильных управленческих решений. С точки зрения управления затратами наиболее эффективным является бухгалтерский управленческий учет.

Анализ затрат - это изучение производственно-хозяйственной деятельности с целью контроля и повышения эффективности производства. Анализ затрат включает в себя атрибутивный (основанный на различных классификациях и группировках затрат), стратегический (проводится с целью увеличения размеров предполагаемой прибыли путем определения способов воздействия на будущие затраты), сравнительный, операционный анализ и анализ прибыльности.

Важный момент - правильная организация проведения анализа, которая зависит от иерархии управления, методов и вариантов учета затрат, применяемых классификаций затрат. Каждый уровень управления должен самостоятельно осуществлять анализ подконтрольных ему затрат, определять причины отклонений и виновных лиц.

Анализ затрат – это составляющий элемент функции контроля, помогает оценить эффективность использования всех ресурсов предприятия, выявить резервы снижения затрат на производстве, собрать информацию о подготовке планов и принятия рациональных управленческих решений в области затрат.

Функция контроля в системе управления затратами обеспечивает обратную связь, сравнение запланированных и фактических затрат. Эффективность контроля обуславливается корректирующими управленческими действиями, направленными на приведение фактических затрат в соответствие с запланированными или на уточнение планов, если эти последние не могут быть выполнены вследствие объективного изменения производственных условий.

Основные принципы управления затратами выработаны практикой и сводятся к следующему:

– системный подход к управлению затратами;

– единство методов, практикуемых на разных уровнях управления затратами;

– управление затратами на всех стадиях жизненного цикла изделия – от создания до утилизации;

– органическое сочетание снижения затрат с высоким качеством продукции;

– недопущение излишних затрат;

– широкое внедрение эффективных методов снижения затрат;

– совершенствование информационного обеспечения об уровне затрат;

– повышение заинтересованности производственных подразделений предприятия в снижении затрат.

Системный подход находит свое выражение в том, например, что эффективность управления затратами оценивают по эффективности слабого звена системы. Что бы то ни было: низкий уровень нормирования затрат, посредственная мотивация и стимулирование персонала за их снижение, недостаточный по объему и неудовлетворительный по качеству анализ, система учета затрат, не обеспечивающая потребности руководства, - оно неизбежно скажется на функционировании системы. Именно слабое звено определяет надежность работы всей производственной системы, какой является предприятие. Недостаточное внимание к одной функции управления затратами может свести на нуль всю работу.

Методическое единство управления затратами на разных уровнях предполагает единое требование к информационному обеспечению, планированию, учету, анализу затрат на предприятии.

Таким образом, управление затратами предполагает выполнение всех функций через элементы управленческого цикла: прогнозирование и планирование, организацию, координирование и регулирование, активизацию и стимуляцию, учет и анализ. Соблюдение всех принципов управления затратами создает базу экономической конкурентоспособности предприятия, завоевания им передовых позиций на рынке.